Bókasafnið

						Þórdís T. Þórarinsdóttir forstöðumaður, Bókasafni Menntaskólans við Sund

Efnisgreining gagna og

heimildaleitir í tölvuumhverfi

Tölvuvæðing íslenskra bókasafna

Um þessar mundir fer tölvuvæðing bókasafna hér á

landi ört vaxandi. Á Borgarbókasafni, stærsta al-

menningsbókasafni landsins, hófst vinna við tölvuvæð-

ingu spjaldskráa safnsins árið 1988. Notað er DOBIS/

LIBIS bókasafnskerfið sem er þýskt-belgískt að uppruna.

Tölvuvæðingunni er komið á í áföngum. Tölvuvædd út-

lán hófust t.d. í fyrsta útibúinu (Gerðubergi) í febrúar

1990 og almenningsaðgangur að kerfinu var fyrst opnaður

í sama útibúi í nóvember 1991. Á fjölmörgum öðrum

almenningsbókasöfnum er tölvuvæðing einnig hafin. Á

mörgum þeirra hefur norska bókasafnskerfið Mikromarc

orðið fyrir valinu og samstarfshópur um notkun kerfisins

hefur verið myndaður. Nota nú um 15 aðilar kerfið. Sala

er hafin hjá Þjónustumiðstöð bókasafna á skráningar-

upplýsingum í tölvutæku formi samkvæmt kerfinu en enn

sem komið er fylgja ekki efnisorð færslunum.

Fyrsta íslenska bókasafnið sem hóf tölvuvæðingu kom

einmitt úr röðum almenningsbókasafna en það var Bóka-

safn Kópavogs árið 1982. Þar er nú notað kerfi sem hann-

að var fyrir safnið, nefnist það Bókver og er nú í endur-

bættri útgáfu. Kerfið er einnig notað á a.m.k. þrem öðrum

almenningsbókasöfnum. Tölvukerfi fyrir Þjóðarbók-

hlöðusöfnin (Háskólabókasafn og Landsbókasafn) var

endanlega valið síðla árs 1989. Fyrir valinu varð breska

bókasafnskerfið Libertas. Almenningsaðgangur var opn-

aður að kerfinu þann 1. nóvember sl. og 13. desember var

kerfið tekið formlega í notkun og gefið nafnið Gegnir.

Ennfremur hefur tölvuvæðing verið hafin eða er um það

bil að hefjast í söfnum fjölmargra stofnana og skóla. Á

bókasöfnun margra framhaldsskóla hefur verið hafin

notkun íslenska bókasafnskerfisins METRAbók. Bóka-

safn Fjölbrautaskóla Suðurnesja var fyrsta framhalds-

skólasafnið sem hóf notkun kerfisins haustið 1989. Önnur

söfn hafa fylgt í kjölfarið og eru notendur nú um 15. Þá má

nefna forritið Bókasafnskorn sem er íslenskt forrit, aðal-

lega notað á grunnskólasöfnum á Reykjanesi, og er kerfið

í notkun á um 15 söfnum. Á síðasta ári kom enn eitt

tölvuforrit fyrir bókasöfn fram á sjónarsviðið, þ.e.

EMBLA, sem er íslensk útgáfa á áströlsku bókasafnsfor-

riti. Erlend kerfi, sem ekki hefur verið gerð íslensk útgáfa

af, hafa einnig verið í notkun hér á landi. Má þar t.d. nefna

Pro-Cite sem m.a. hefur verið notað á Bókasafni Kenn-

araháskóla íslands.

Þannig hafa a.m.k. yfir 50 bókasöfn þegar hafið tölvu-

væðingu og eru allavega átta mismunandi bókasafnskerfi í

notkun. Hinar ýmsu safnategundir hafa þannig við tölvu-

væðinguna valið mismunandi leiðir sem helgast m.a. af

stærð safnanna og því fjármagni sem þau hafa yfir að ráða

til kaupa á forritum og sérfræðiþekkingu við uppsetningu

og viðhald bókasafnsforrita. Ennfremur af því hvaða for-

rit þykja henta best tiltekinni safnategund.

Æskilegt væri að sama tölvukerfið væri notað á öllum

bókasöfnum landsins en það er sjálfsagt óraunhæfur val-

kostur vegna mismunandi stærðar og þarfa safnanna.

Fjölbreytileg tölvukerfi á bókasöfnum landsins er því

staðreynd sem starfsfólk og notendur verða að læra að búa

við. Við sem störfum á söfnunum þurfum þess vegna að

einbeita okkur að því að kanna að hvaða leyti er hægt að

samhæfa bókasafnskerfin og færa upplýsingar á milli

þeirra svo hægt verði að leggja grunn að virku samstarfi

bókasafna og ennfremur að kanna með hvaða hætti er

hagkvæmt að tengjast tölvukerfum annarra safna, t.d.

Þjóðarbókhlöðusafna.

Ekki verður hér lagt mat á kosti og galla einstakra

bókasafnsforrita heldur reynt að benda á hvaða mögu-

leika þau bjóða upp á við efnisgreiningu og heimildaleitir.

Aðalkostir tölvuvæðingar safnanna verða tvímælalaust,

þegar fram í sækir, stórbætt efnisgreining heimilda sam-

fara notkun efnisorða sem leiðir aftur af sér markvissari og

nákvæmari heimildaleitir.

Efnisgreining heimilda — flokkun og

efnisorðagjöf

Efnisgreining safngagna þjónar þeim tilgangi að skipu-

leggja safnkostinn og gera efni hans aðgengilegra notend-

um. Til skamms tíma hefur efnisgreining safnkosts ís-

lenskra bókasafna aðallega verið fólgin í efnisflokkun

samkvæmt því flokkunarkerfi sem notað hefur verið á

hverju safni fyrir sig, í flestum tilfellum eftir Dewey-

kerfinu. Á læknisfræðibókasöfnum hefur heimildum

reyndar um alllangt skeið verið gefin efnisorð á ensku í

samræmi við Medical Subject Headings (MeSH) en á þeim

söfnum er efnisflokkun samkvæmt NLM kerfinu (Nat-

ional Library of Medicine Classification) sem er sérkerfi á

sviði heilbrigðismála. Hér á landi hefur annars ekki tíðk-

ast að hafa spjöld fyrir efnisorð í stafrófsröðuðum skrám

bókasafna nema almennt hafa verið gerð efnisspjöld fyrir

nöfn þeirra sem ævisögur eru skrifaðar um. Hins vegar

hefur skapast sú hefð að gefa hverju safngagni, sem flokk-

að er samkvæmt Dewey-kerfinu, eina aðalmarktölu í

samræmi við aðalefni sem síðan er raðað eftir í hillur og

ennfremur eina til tvær aukamarktölur, ef tilefni er til,

fyrir víkjandi efnisþætti.

Svokallaðar orðasafnsskrár eða blandaðar skrár (e.

dictionary catalogue) hafa lengi tíðkast víða erlendis. í

slíkum skrám er spjöldum fyrir efnisorð raðað inn í hefð-

bundnar stafrófsraðaðar spjaldskrár eins og þær hafa tíðk-

ast hér á landi. Minni áhersla er þá lögð á efnisflokkuðu

skrána, ekki notaðar aukaflokkstölur og yfirleitt ekki

flokkað eins nákvæmlega og annars er gert. Flokkaða

skráin gegnir í slíkum tilvikum oft hlutverki hillulista

(nokkurs konar eignaskrá) sem almennir notendur hafa

jafnvel ekki aðgang að. Nú á seinni árum er aftur farið að

huga að mikilvægi efnisflokkunar við heimildaleitir er-

lendis (sbr. t.d. Williamson, 1989, s. 103).

Við tölvuvæðingu íslenskra bókasafna hillir undir að

almennt verði tekinn upp sá háttur á söfnunum að gefa

heimildum efnisorð. Á nokkrum söfnum er slík starfsemi

13