Bókasafnið

						trolled vocabulary). Við lyklun má leggja til grundvall-

ar orðaf orða höfundar eins og hann kemur f ram í þeirri

heimild sem gefa á efnisorð.

Ofangreindur staðall um gerð efnisorðaskráa byggir á

fyrri tegundinni þ.e.a.s. á hugmyndum um kerfisbundið

val orðaforða og staðlaða notkun hans eftir ákveðnum

reglum en notagildi efnisorða við lyklun gagna og við

heimildaleit ræðst einmitt mjög af því efnisorðakerfi sem

notað er. Tengslum milli efnisorða má ennfremur skipta í

tvær mismunandi gerðir eftir því hvenær tengslin eru

mynduð (sbr. ÍST 90, 1991, s. 7):

1)  Annars vegar svokölluð eftirtengsl eða leitartengsl (e.

post-coordination). Tengsl milli efnisorða eru þá

mynduð við heimildaleit eftir tilteknum kerfum, t.d. í

tölvu með Boole-leitaraðferðum, en tölvuleit er í eðli

sínu eftirtengd leit þar sem hvert efnisorð getur verið

sjálfstæður leitarlykill eða tengst öðru leitarorði.

2)  Hins vegar eru svokölluð fortengsl eða kerfisbundin

tengsl (e. pre-coordination). Eru þau tengsl mynduð

við lyklun samkvæmt reglum efnisorðaskrár. Sýna má

tengslin á mismunandi hátt, t.d. með táknum, með

staðsetningu efnisorðs innan færslu eða með letur-

breytingum.

Kerfisbundnar efnisorðaskrár

Sýnt er að lyklun og notkun efnisorða við efnisgrein-

ingu og heimildaleit mun aukast mjög hér á landi í nánustu

framtíð, m.a. vegna vaxandi tölvuvæðingar safna. Af

þessu leiðir að þörfin fyrir íslenskar efnisorðaskrár verður

sífellt brýnni. Reglufesta í gerð efnisorða gerir lyklun

markvissari og auðveldar samvinnu milli safna og stuðlar

þannig að aukinni og markvissari endurheimt við heim-

ildaleit sem er einn megintilgangurinn með gerð og notk-

un efnisorðaskráa. Til að tryggja markvissa notkun efnis-

orða og skilvirkar heimildaleitir er mikilvægt, bæði fyrir

þá sem gefa heimildum efnisorð og þeim sem leita heim-

ilda, að hafa lista með viðurkenndum orðum til að styðjast

við.

Hlutverk efnisorðaskráa, þ.e.a.s. staðlaðra og sam-

ræmdra skráa yfir heiti hluta, efnisflokka, staði og stofn-

anir, svo dæmi séu tekin, er að tryggja samkvæmni við

lyklun, þ.e. að upplýsingar um tiltekið efnissvið dreifist

ekki undir mörg mismunandi efnisorð sem eykur hættuna

á að hluti upplýsinganna komi ekki fram við heimildaleit-

ir.

Síðastliðið sumar veitti menntamálaráðuneytið höf-

undi ásamt Margréti Loftsdóttur forstöðumanni bóka-

safns Flensborgarskóla í Hafnarfirði styrk til þess að hefja

samantekt á kerfisbundinni efnisorðaskrá. Uppbygging

hennar tekur mið af áðurnefndum staðli. Um er áð ræða

almenna efnisorðaskrá. Miðast skráin að hluta til við efn-

isorð sem þegar eru í notkun í nokkrum framhaldsskólum

en getur að mati höfunda einnig nýst öðrum almennum

söfnum, s.s. almenningsbókasöfnum og bókasöfnum í

grunnskólum. Vinnsla og uppsetning skrárinnar byggir á

bresku tölvuforriti, TINterm. Stefnt er að útgáfu skrár-

innar á næstunni og væri æskilegt að sérefnisskrár fylgdu í

kjölfar hennar. Skiptist efnisorðaskráin í tvo hluta en þeir

eru:

1) Stafrófsröðuð framsetning sem er jafnframt megin-

hluti skrárinnar. I honum eru valorð og vikorð. Sýnd

eru innbyrðis tengsl milli valorða, þ.e. víðari, þrengri

og skyld heiti. Ennfremur eru umfangslýsingar og at-

hugasemdir ef ástæða þykir til.

2) Stigveldisskipt framsetning. I þessum hluta eru yfir-

heiti í stafrófsröð og er stigveldisskipan sýnd með

inndrætti. I stigveldunum eru eingöngu valorð.

Kerfisbundin efnisorðaskrá er nauðsynlegt hjálpartæki

við lyklun heimilda og á að tryggja að tiltekið efnisinntak

fái ávallt sama efnisorð. Efnisorðaskrá vísar jafnframt

þeim sem leita heimilda frá vikorðum á það efnisorð sem

heimildir er að finna undir, þ.e. á valorðið - það orð sem

valið hefur verið úr hópi samheita eða samheitaígilda til að

lýsa tilteknu efnisinntaki heimildar víð lyklun.

Verklagsreglur við efnisorðagjöf

Flokkunarnefnd hefur ákveðið að næsta verkefni

nefndarinnar verði að þýða alþjóðlega staðalinn ISO 5963

sem ber titilinn Heimildaskráning - aðferðir við skoðun

beimilda, ákvörðun efnis þeirra og val efnisorða. Iðn-

tæknistofnun hefur samþykkt útgáfu staðalsins. í honum

er lýst verklagsreglum við lyklun og er þar mælt með því

að gefa hverri heimild eins mörg efnisorð og þurfa þykir

miðað við efnisinnihald hennar og þarfir notenda. Enn-

fremur er mælt með að velja ávallt sértækustu orðin sem

völ er á sem efnisorð. Ef kerfisbundin efnisorðaskrá er

fyrir hendi er mælt með að velja þrengsta heitið (e. most

specific term) sem kostur er á til að lýsa tilteknu efnisinn-

taki.

Meðan ekki eru til íslenskar efnisorðaskrár verða þeir

sem lykla heimildir að móta sínar eigin verklagsreglur. Má

þar t.d. styðjast við þær aðferðir sem lýst er í staðlinum

um gerð efnisorða (IST 90). I íslensku útgáfunni af Dewey

flokkunarkerfinu frá 1987 er ítarlegur efnislykill sem má

nota sem hjálpargagn við lyklun og merkja þar við valorð

og vikorð eftir því sem við á.

I áðurnefndum staðli um aðferðir við skoðun heimilda,

ákvörðun efnis þeirra og val efnisorða er lögð áhersla á

gæðastjórnun (e. quality control). Er þar mælt með að

þeir sem lykli heimildir hafi bein tengsl við notendur þar

sem þeir geti oft sagt til um hvort tiltekin heiti séu mark-

viss miðað við efnisinntak heimildar. I staðlinum er lögð

rík áhersla á að koma til móts við þarfir notenda. Til

hagræðis mætti t.d. skrifa þau valorð sem heimild fær

aftan á titilsíðu hennar þannig að notendur sjái hvaða

efnisorð tiltekin heimild fær og hafi þannig tækifæri til að

koma með tillögur um viðbætur eða breytingar. Stuðlaði

þetta verklag væntanlega að samvinnu milli notenda og

starfsfólks um ákvörðun valorða. Æskilegt er að á þeim

söfnum sem tölvuvædd eru verði þegar hafist handa við að

gefa heimildum efnisorð. Hverri heimild verði gefið eitt

efnisorð hið minnsta og síðan eins mörg og efnisþættir

hennar gefa tilefni til. Við efnisorðagjöf má t.d. nota

Dewey kerfið sem hjálpartæki og styðjast við þau efnis-

orð sem marktölurnar hafa í fyrirsögnum í kerfinu. Eins

má styðjast við orð í titli og orð sem koma fyrir í efnisyfir-

liti. Ennfremur má leita fanga um efnisorð í handbókum

og ýmsum efnislistum sem fyrir hendi eru, s.s. í efnis-

skrám íslenskra tímarita.

Niðurlag

Full þörf er á að lyfta grettistaki á sviði lyklunar hér á

landi. Fyrsta skrefið í þá átt hlýtur að vera að gefa út

íslenskar efnisorðaskrár til að vinna eftir. Stuðlaði það að

15