magntölur eins og fjöldi útlána, fjöldi millisafnalána, fjöldi safngesta o.s.frv., heldur einnig hvort sú þjónusta sem veitt er mæti væntingum notendanna. Leitað er svara við spurn- ingum eins og, eru bækurnar sem beðið er um inni á safn- inu, eru þær á réttum stað í hillunni, er auðvelt fyrir notand- ann að nota tölvuskrár safnsins, hvað sættir notandinn sig við að það taki langan tíma að fá rit í millisafnaláni. Markviss söfnun upplýsinga og úrvinnsla þeirra verður sá grunnur sem ákvarðanataka byggist á. Það leiðir til bættrar starfsemi. Ahrifgæðastjórnunar á starfslið og starfsanda bókasafna Án þess að stuðst sé við rannsóknir, er óhætt að staðhæfa að á mörgum íslenskum bókasöfnum ríkir góður starfsandi og staðblær þeirra er jákvæður. Til marks um þetta má benda á, að tilfærsla bókavarða á milli bókasafna og flótti úr stétt- inni, er mjög lítil, þrátt fyrir vaktavinnu og lág laun. En það er ekki þar með sagt að bókasöfnin geti ekki orðið enn betri vinnustaðir, þ.e. vinnustaðir sem þroska, þjálfa og mennta sitt starfsfólk og gera því kleift að gera sífellt betur og stefna að því að veita alltaf afbragðsþjónustu. Markviss þjálfun starfsfólks, sem gerir það hæfara til að gegna starfi sínu og einnig til að geta tekið þátt í liðsvinnu og unnið að umbótaverkefnum, eflir sjálfstraust og eykur á- ræði. Þjálfun í liðsvinnu er mjög mikilvæg, en hún er m.a. fólgin í fundarsköpum, tækni til að ná sammælum og leikni við að beita tækjum og tólum gæðastjórnunar eins og t.d. sjö hjalla umbótaferlinum sem getið var að ofan. Hún felst einnig í því að þjálfa alla starfsmenn í aðferðum við hugar- flug, gerð flæðirita og tölfræðilega framsetningu upplýsinga og gagna. Starfsmenn fá með öðrum orðum, þjálfun í öflun upplýsinga, úrvinnslu þeirra og því hvernig ákvarðanir eru teknar útfrá þeim. Gæðastjórnun leggur hverjum starfsmanni ábyrgð á herð- ar. Með þátttöku í umbótaliðum fær starfsfólkið vald til þess að gera ákveðnar breytingar á vinnuumhverfi sínu án afskipta stjórnenda. Einnig er öll ákvarðanataka færð neðar í stjórn- skipulagið, svo að almennir starfsmenn þurfa ekki að leita samþykkis yfirmanna sinna fyrir öllum ákvörðunum, heldur fá þeir sjálfir að bera ábyrgðina. Það hlýtur að skapast góður starfsandi og staðblær á vinnustað þar sem starfsmenn eru sérþjálfaðir til starfa og all- ir vinnsluferlar eru skýrir og eins einfaldir og hægt er. Einnig hlýtur það að vera hvetjandi að vinna á vinnustað þar sem stöðugt er unnið að umbótum með virkri þátttöku starfs- fólks, sem hefur vald til ákvarðanatöku um ýmis mikilvæg málefni á vinnustaðnum. Eða hvað? Lokaorð Ljóst er að gæðastjórnun hefur reynst vera geysiöflug að- ferð til að ná árangri með auknum gæðum og bættri starf- semi. Nægir þar að nefna árangur hinna fjölmörgu japönsku fyrirtækja þar sem kenningum þeirra Demings og Jurans var beitt. En það má ekki gleymast að Japanir hafa lagt sitt af mörkum til gæðastjórnunar. Þeir hafa þróað og þrautreynt kenningar tvímenninganna og aðlagað japönskum aðstæð- um. Eitt helsta framlag Japananna voru gæðahringirnir, en upphaflega notuðu þeir þá eins og leshringi til þess að fræðast um gæðastjórnun og aðferðir við beitingu hennar. Gæða- hringir hafa alltaf verið vinsælir í Japan og eru það enn. Á Vesturlöndum hins vegar, voru þeir í tísku á fyrri hluta ní- unda áratugarins, en lítið fréttist af þeim nú síðustu árin (Speakman, 1991, s. 22-27). Þetta er nefnt hér sem ábending til þeirra sem e.t.v. hafa áhuga á því að fræðast um gæða- stjórnun og hvernig hægt væri að koma á vettvangi til um- ræðna og skoðanaskipta um gæðastjórnun og bókasöfn. Gæðahringur gæti verið svarið og samskipti þátttakenda gætu farið fram með tölvupósti á sama hátt og Skrudda (skrudda@rhi.hi.is). Að lokum ber að leggja áherslu á, að gæðastjórnun er ekki síst fólgin í viðhorfum manna til fyrirtækja og stofnana sem þeir vinna hjá og viðskiptavina þeirra. Einnig skulu menn hafa hugfast, að það er langtímaverkefni að koma á gæða- stjórnun sem nær til allrar stofnunarinnar eða fyrirtækisins, það getur tekið allt að fimm árum og ekki má gefast upp þó að einstaka orrusta tapist, því markmiðið er að vinna stríðið. HEIMILDIR: Arni Laugdal, Sigurður Jóhannesson og Ögmundur Knútsson. 1993. Kennsluefoi í hugmyndajrœði gœðastjórnunar. Akureyri: Rannsóknastofn- un Háskólans á Akureyri og Iðnþróunarfélag Eyjafjarðar. Bank, John. 1992. The essence oftotalquality management. New York : Prent- ice Hall.Hannah, Ian. 1994.The management of quality „ yesterday, today and tomorrow. Menntun og gaðastjórnun : ráðstefna Háskólans d Akureyri haldin á Akureyri 4. júní 1993. Akureyri: Háskólinn á Akureyri. Clayton, Marlene. 1993. Towards totai quality management in higher ed- ucation at Aston University - a case study. Higher Education 25(April): 363,371. Clayton, Peter. 1992. Japanese management theory and library ad- ministration. TheJournal ofAcademic Librarianship 18(5): 298-301. Deming, Edwards W. 1990. Out ofthe crísis. Cambridge : Cambridge Uni- versity Press. Imai, Masaaki. 1986. KAIZEN (Ky'zen) : the key tojapan's competitive success. New York: McGraw-Hill Ishikawa, Kaoru. 1985. What is totalquality control?: theJapanese way. Eng- lewood Cliffs : Prentice Hall. Juran, Joseph M. 1988. Juran on planningfor quality. New York : The Free Press. Juran, Joseph M. 1993. Made in U.S.A.: a renaissance in quality. Harvard Business Review 71 (July-August): 42-50. Logothetis, N. 1992. Managingfortotalquality:from Demingto Taguchiand SPC. New York : Prentice Hall. Mackey, Terry og Kitty Mackey, Kitty. 1992. Think quality : the Deming approach does work in libraries. Library Journal 117(May): 57-61. Martin, Di. 1993. Towards Kaizen : the quest for quality improvement. L'ihrary Management 14(4 ): 4-12. Quality jargon : gœðatungutak, 30.12.1991 [óútgefinn listi]. Speakman, Gina. 1991. Why not consider quality circles? Library Mana- gement 12(3): 22-27. Ulvik, Synnöve. 1994. Finn biblioteket svaret? Bok & bibliotek 61 (August): 6-12. Walton, Mary. 1988. The Deming management method. New York : Perigee Books. SUMMARY Quality Control and Libraries The article is based on a lecture given in Reykjavik on April 20th 1994 for the Association of Professional Librarians (Felag bokasafnsfraedinga). The historical development of quality control is delineated and the main theories of its initiators, the Americans Deming and Juran, are introduced. Quality control was practiced in many American factories during the Second World War and later adapted and developed further, e.g. the quality circles, in Japan, where Deming and Juran were lecturing on the subject in the 1950s. Stresses the importance of team work in the quality control process, with emphasis on the participation of all employees. Describes the basic concepts and features of quality control. Argues that the methods of quality control are applicable in libraries as in other service industries. Maintains that by using methods of quality control, information can be collected more efficiently and processed further in order to improve the current services of libraries and to design or develop new ones. The author describes a library case study, where the methods of quality control were used successfully. States that more cost-effectiveness can be obtained by using quality control and further that the activities of libraries can be seen from a new perspecti- ve, i.e. with emphasis on quality rather than quantity. Coricludes by giving suggestions for implementing quality control but emphasizes that its implementation is a long term task. 62 Bókasafhið 19. árg. 1995
Beinir tenglar