Bókasafnið

						Anna Torfadóttir bókasafnsfræðingur, Borgarbókasafni Reykjavíkur

Upplýsingakerfi fyrir

stjórnendur

Hlutverk þeirra og möguleikar

YFIRLIT

Greinin byggist á ritgerð minni, Management Information and Decision

Support Systems. Their Role and Potentialfor Decision Making on All Levels of

Managementvið Háskólann í Wales. Eins og titill ber með sér, er fjallað um

hlutverk og möguleika upplýsingakerfa fyrir notendur á öllum stjórnunar-

þrepum. Þetta efni varð fyrir valinu, því það tengdi vel saman námíð í stjórn-

un og upplýsingafræði, sem er á verksviði okkar flestra, lesenda þessa blaðs.

Ritgerðin skiptist í tvo meginhluta. í fyrri hluta er fjallað um ákvarðan-

ir, upplýsingar og upplýsingakerfi fyrir stjórnendur og er byggt á heimild-

um á ensku. I seinni hluta eru tvær vettvangskannanir, önnur gerð í Búnað-

arbanka fslands en hin í Landsbókasafni Islands og Háskólabókasafni.

Efni greinarinnar er að langmestu leyti úr fyrri hluta ritgerðar, en örlítið

er fjallað um hvernig staðið var að vettvangskönnunum. Ekki er farið út í

tæknileg atriði.

1. Inngangur

I upphafi snérist tölvuvæðing bókasafna einkum um

skráningu. Þá var gjarnan talið, að þættir tengdir stjórnun og

rekstri bókasafna, t.d. bókhaldi, aðföngum og útlánum, væru

svo flóknir og sérstakir, að lítið væri hægt að læra af öðrum.

Samþætt tölvukerfi fyrir bókasöfn (integrated library sy-

stems) eru afar margbrotin, og með tölvuvæðingu hefur í

bókasöfnum, eins og víða annars staðar nánast orðið bylting.

Vinna við skráningu, upplýsingaleit, útlán, millisafnalán

o.s.frv. hefur gjörbreyst, en aftur á móti hefur ágóðinn verið

minni hvað varðar stjórnun bókasafna. Illa hefur gengið að

fá upplýsingar úr kerfunum, sem nýta mætti á þægilegan hátt

við stjórnun. Það er óneitanlega dálítið hlálegt, að bókasöfn,

sem afla upplýsinga fyrir notendur sína um allt milli himins

og jarðar, skuli ekki hafa lagt áherslu á tölvuvædd upplýsinga-

kerfi fyrir eigin starfsemi. Þau hefðu í raun átt að vera í farar-

broddi, en hér ræður trúlega miklu að bókasöfn þurfa sjaldan

að óttast samkeppni. Þau sækjast því ekki eins eftir upplýs-

ingum um ástand eigin mála og aðrir.

Bókasöfn eiga margt sameiginlegt með ýmsum aðilum,

sem við fyrstu sýn virðast ólíkir og má því margt af þeim

læra. Fátt virðist t.d. sameiginlegt með bönkum og bókasöfn-

um; peninga- og menningarstofnunum en þegar grannt er

skoðað, koma í ljós þættir, sem eru líkir. Fyrir utan það, sem

allar stofnanir/fyrirtæki eiga sameiginlegt eins og bókhald og

starfsmannahald, eiga bankar og bókasöfn það sameiginlegt,

að gífurlegur fjöldi færslna setur svip á starfsemina. f bóka-

söfnum eru þessar færslur útlán og móttaka safnefnis, en í

bönkum útlán og innlán peninga. Þá eru bankar eins og

bókasöfn oft með mörg útibú, sem hvert fyrir sig er með

svipaða starfsemi. Tölvuvædd bankakerfi eru því eins og

bókasafnskerfi í grunninn færslukerfi (transactions systems)

og er því fróðlegt að bera saman þessar stofnanir með vett-

vangskönnunum.

1.1 Mikilvœg hugtök

Upplýsingar. Bæði á íslensku og ensku er merking þessa

70    Bókasajhið 19. árg. 1995

hugtaks dálítið á reiki og er gögnum og upplýsingum gjarnan

blandað saman. I greíninni eru orðið upplýsingar notað um

það, sem auðveldar stjórnanda að taka ákvarðanir.

Kerfi. Orðið hefur á íslensku oft fremur neikvæðan hljóm

og er notað til að lýsa einhverju lokuðu eða stirðbusalegu sbr.

„kerfiskarl". A ensku virðist orðið (system) síður hafa þennan

neikvæða hljóm. Samkvæmt kerfisviðhorfi (systems app-

roach) er allt í heimi hér hluti af einhverju kerfi, sbr. stjörnu-

kerfi, fjölskyldukerfi, stjórnkerfi og tölvukerfi. Kerfi er heild,

sem hefur ákveðinn tilgang eða markmíð. Kerfi er opið, þótt

það hafi sín ákveðnu mörk. Það tengist umhverfinu; - getur

raunar ekki þrifist án þess. Kerfisviðhorf er góð leið til að fá

heildarmynd, en fjallað verður um það síðar í greininni.

Upplýsingakerfi fyrir stjórnendur er hér notað sem sam-

heiti fyrir management information system og decision

support system sbr. titil greinar og ritgerðar. Merking þessara

ensku hugtaka og margra fleiri eins og strategic management

information system, executive (support) system, project sy-

stem og expert system er æði misjöfn hjá þeim, sem fjalla um

efnið og eyða þeir oft miklu „púðri" í nákvæmar skilgrein-

ingar. Stundum er átt við kerfi, sem eru hluti af eða viðbót

við önnur (Robson, 1994, s. 69-75).

2. Akvarðanir

Upplýsingakerfi fyrir stjórnendur eiga að gera vinnu þeirra

auðveldari og markvissari alveg eins og önnur kerfi, sem

hönnuð eru fyrir vinnandi fólk. Samkvæmt stjórnunarfræð-

um vinna stjórnendur við að taka ákvarðanir. Þegar fjallað er

um kerfi fyrir stjórnendur, verður að grandskoða í hverju

vinna þeirra (við að taka ákvarðanir) felst og skilgreina hana

nákvæmlega. Hvaða ákvarðanir taka þeir? Hvernig taka þeir

ákvarðanir? Þetta er hliðstætt því, að þegar hannað er teikni-

kerfi fyrir arkitekt, þarf að skoða vinnu arkitektsins í smáat-

riðum. Til að geta unnið sín störf, verða stjórnendur, að hafa

upplýsingar tiltækar.

Hér á eftir verður fjallað um það, sem er grundvöllur upp-

lýsingakerfa fyrir stjórnendur, ákvarðanir annars vegar og í

3.  undirkafla um upplýsingar hins vegar. Til að skilja hlut-

verk upplýsingakerfa, möguleika þeirra og takmarkanir verð-

ur að skilgreina þetta tvennt í upphafi.

2.1 Akvarðanir. Flokkun

Flokka má ákvarðanir á ýmsa vegu. Hægt er t.d. að flokka

þær efdr starfsþáttum eða eftir stjórnunarþrepum. Flokkun

Herberts A. Simon, Nóbelsverðlaunahafa í hagfræði, er í fullu

gildi og er sífellt vitnað í hana. Hún hentar vel við hönnun

tölvukerfa, sem eiga að auðvelda stjórnendum að taka ákvarð-

anir.

I bók sinni The New Science of Management Decisions, sem