kom fyrst út árið 1960, flokkar Simon ákvarðanir eftir því hve formfastar þær eru, í formaðar (structured) eða óformað- ar (unstructured) ákvarðanir. Flokkun ákvarðana ræðst af því, hve margar breytur hægt er að spá fyrir um. Ákvörðun með fáar breytur telst vera formuð, en sú með mörgum breytum telst vera óformuð. I endurútgáfu bókar sinnar (1977) gefur Simon (þá orðinn hugfanginn af tölvum) flokkum sínum nýtt nafn og kallar ákvarðanir forrritaðar (programmed) í stað formaðra annars vegar og óforritaðar (unprogrammed) í stað óformaðra hins vegar. Fyrri hugtökin hafa þó haldið velli. Mismunurinn á formuðum og óformuðum ákvörðun- um er ekki afgerandi og flestar ákvarðanir liggja einhvers stað- ar mitt á milli. Hugtökin eru einfaldlega til að auðvelda manni að gera greinamun; - eins og á milli svarts og hvíts, þótt flestar ákvarðanir séu grátóna (Simon, 1977, s. 46). Formaðar ákvarðanir eru megindlegar (quantitative), venjubundnar og síendurteknar. Oft er hægt að finna eina „rétta" lausn. Margar ákvarðanir eru svo skýrt formaðar að einföld tölvuforrit geta „tekið" þær. Dæmi um slíkt eru á- kvarðanir um yfirdráttarheimildir fyrir hinar ýmsu „gerðir" viðskiptavina banka eða útlánsreglur fyrir hinar ýmsu „gerð- ir" lánþega á bókasafni. Óformaðar ákvarðanir eru ákvarðanir, sem taka þarf, þeg- ar upp koma flókin og óvænt vandamál, oft án þess að nægar upplýsingar séu tiltækar. Sá, sem tekur slíka ákvörðun, verð- ur oft að nota innsæi og eigin dómgreind án umhugsunar- frests. Eigindlegir (qualitative) þættir, stjórnmálalegt ástand og persónulegur smekkur geta haft áhrif. Þótt ýmsar ákvarð- anir yfirstjórnenda séu sífellt endurteknar, t.d. árlegar fjár- hagsáætlanir og ýmsar áætlanir til lengri tíma, eru þær oft lítt sambærilegar við fyrri ákvarðanir og því óformaðar (Scott, 1986, s. 48). Bent hefur verið á, að ýmsar ákvarðanir, sem taldar eru óformaðar, hafi í raun visst form (Mintzberg, s. 76). Vand- inn er sá, að sumir eiga erfitt með að hugsa kerfisbundið og telja því öll vandamál eða aðstæður alveg einstakar. Sá, sem stendur frammi fyrir flóknum aðstæðum, og á erfitt með að hugsa kerfisbundið, kemur einfaldlega ekki auga á neitt form (Bommer, 1982, s. 9). Sumir bæta við flokknum hálfförmaðar (semi-structured) ákvarðanir. Lantz sýnir gott dæmi um það, hvernig eitt verk/- ferli, þ.e. innkaup á safnefni, getur verið allt í senn formuð, hálfformuð og óformuð ákvörðun. Hann sýnir líka hvernig þetta ferli snertir öll ákvarðanaþrep (Lantz, 1986, s. 259-260), en um þessi ákvarðanaþrep verður fjallað næst. 2.2 Akvarðanaþrep Robert N. Anthony skiptir ákvörðunum í stig eða þrep (levels) og virðast seinni tíma höfundar almennt taka flokk- unarkerfi hans upp (Anthony, 1965, s. 41-44). Anthony skiptir stofnun/fyrirtæki í þrjú þrep eftir því hvernig ákvarðanir eru teknar þar: 1. (Langtíma) stefnumarkandi áætlanagerð (strategic planning) 2. Rekstrarstjórn (management control) 3. Verkstjórn (operational control). Þrepin eru ekki skýrt afmörkuð, frekar en flokkar ákvarð- ana hér að ofan, en þau eru mikilvæg, t.d. þegar reynt er að átta sig á upplýsingaþörf. I stefnumarkandi áætlanagerð eru markmið stofnun- ar/fyrirtækis höfcS að leiðarljósi og hugað að því, hvað þurfi (af mannafla, fjármunum, verkkunnáttu o.s.frv.) til að ná fram markmiðum. Akvarðanir eru oft teknar í óvissu, og oft byggjast þær á getu, til að spá fyrir um þróun og frumlegri hugsun. Stefnumarkandi áætlanagerð er oft til langs tíma og hefur venjulega áhrif á alla stofnunina/fyrirtækið eða margar deildir. Flestar óformaðar ákvarðanir eru teknar á þessu þrepi, en þó eru þar líka teknar formaðar ákvarðanir eins og árlegar fjárhagsáætlanir (sbr. hér að ofan). Rekstrarstjórn felst í því að nýta það, sem maður hefur, sem best, til að ná fram markmiðum. Ákvarðanir á þessu þrepi felast í því a) að setja staðla, b) vega og meta starfsem- ina, c) leita leiða til að draga úr frávikum frá stöðlum eða frá því sem stefnt er að. Rekstrarstjórn byggir mikið á skýrslum (t.d. úr upplýsingakerfi), sem stjómendur meta og sundur- greina til að átta sig á stöðu mála (Scott, 1986, s. 43). Verkstjórn felst í því að fylgjast með því, að verk séu rétt unnin. Akvarðanir á þessu þrepi eru, síendurteknar og fast- mótaðar og sjaldan kemur eitthvað óvænt upp. Flestar for- maðar ákvarðanir eru teknar á þessu þrepi. Stjórnendur á þessu þrepi hafa beint eftirlit með vinnu annarra og einnig fá þeir skýrslur. Skýrslur eru aðallega listar yfir færslur og samlagning á færslum úr upplýsingakerfi. Segja má að yfirstjórn, sem vinnur einkum að stefnumark- andi áætlanagerð, spyrji: „Hvers vegna eigum við að gera þetta?" Millistjórnendur, sem vinna aðallega að rekstrarstjórn, spyrja: „Hvernig eigum við að gera þetta?" Loks spyrja lægri stjórnendur, sem vinna við verkstjórn: „Hvenær og hvar eig- um við að gera þetta?" (Rhodes, 1993, s. 52). 2.3 Akvarðanataka. Afangar Kenningar Simons um, hvaða leið menn fari að því að taka ákvörðun, eru enn ráðandi hjá þeim sem fjalla um efnið. Hann segir, að það séu fjórir fasar eða áfangar (phases) á leið- inni (Simon, 1977, s. 43): 1. Rannsókn/upplýsingaöflun (intelligence). Kanna að- stæður. 2. Skipulagning (design). Finna, þróa og skilgreina leiðir. 3. Val (choice). Taka ákvörðun. 4. Endurskoðun (review). Endurmeta ákvörðun. Þessir áfangar ganga hver inn í annan og alltaf er hægt að snúa til baka, alveg sama hvar maður er staddur á leiðinni. Þessir áfangar eru líka oft sýndir sem hringrás og er þá að lok- inni endurskoðun byrjað aftur á rannsókn/upplýsingaöflun. Benda má á, að í hugum margra er ákvarðanataka aðeins það, sem hér að ofan er sýnt sem þriðji áfangi, val. Rhodes dregur upp mynd (sjá næstu síðu) af því, hvernig menn taka ákvarðanir og er myndin alveg í samræmi við leið Simons, þótt örlítill munur sé orðanotkun (Rhodes, 1993, s. 108). 3. Upplýsingar Til að tengja þennan kafla um upplýsingar við það, sem að ofan hefur verið sagt um ákvarðanatöku, er hér vísað í Bommer: „Slæmar eða góðar ákvarðanir velta einkum á því, hvort upplýsingar fyrir stjórnendur eru tiltækar eða ekki" (Bommer, 1982, s. 9). 3.1 Upplýsingaleiðir Þegar rætt er „af alvöru" um upplýsingar fyrir stjórnendur (og raunar fyrir aðra, t.d. fræðimenn) er venjan sú að tak- marka sig við formlegar upplýsingar og er þessi grein engin undantekning þar á. Upp koma í hugann skýrslur, lög, reglu- gerðir, staðlar, tölfræðilegar upplýsingar o.fl. skráðar og varð- veittar á einhvern „áþreifanlegan" hátt. Bókasafrið 19. árg. 1995 71
Beinir tenglar