Grundvöllur upplýsingakerfis fyrir stjórnendur decision theory models conlrol loops Áfangar á leiðinni eru sýndir sem hugsanabólur: 1. Structure the decision: Skipuleggja ákvörðunina. 2. Gather information: Safna upplýs- ingum. 3. Choose: Velja. 4. Validate: Staðfesta. Annað á myndinni: Models: Líkön tii að meðhöndla upplýsingar t.d. reiknilíkön og hernilíkön. Control loops: Eftirlitsfyrirmæli t.d. staðlar og aðrar viðmiðanir Óformlegar upplýsingar eru þó svo sannarlega mjög mik- ilvægar. Til er fólk, sem er alltaf með á nótunum. Það les fleiri greinar og skýrslur en aðrir, fer á námskeið og ráðstefnur og skrifar fræðilega. Þetta fólk (invisible colleges) er eins konar upplýsingalind og í góðu sambandi við samstarfsmenn og aðra fagmenn og myndar upplýsinganet eða -kerfi (Cronin, 1982). Önnur dæmi um óformlegar upplýsingalindir eru há- degisverðarfundir, bridgekvöld eða jafnvel veiðitúrar. Taka verður þessar óformlegu upplýsingaleiðir með í reikninginn, því þær eru mikilvægar fyrir alla (Olaisen, 1990, s. 205), þótt þær verði að sjálfsögðu seint settar í tölvuvæddan gagna- grunn! Skipta má formlegu upplýsingunum í ytri og innri upp- lýsingar, þ.e. utanaðkomandi upplýsingar annars vegar og upplýsingar, sem verða til innan stofnunar/fyrirtækis hins vegar. Dæmi um ytri uppíýsingar, sem stjórnandi í bókasafni þyrfti á að halda, væru t.d. lög, stefna stjórnvalda, samfélags- þróun, kröfur notenda eða móðurstofnunar. Innri upplýsing- ar væru t.d. upplýsingar fengnar úr upplýsingakerfi stofnun- arinnar (e.t.v. tölvuvæddu ), frá samstarfsmönnum, úr frétta- bréfi stofnunarinnar, af fundum eða upplýsingar fengnar með eigin eftirliti stjórnandans með vinnu starfsmanna frá degi til dags. 3.2 Upplýsingaþörf á mismunandi stjórnunarþrepum Nákvæm skilgreining á upplýsingaþörf hinna ýmsu stjórn- enda er mikilvæg, þegar hugað er að upplýsingakerfi fyrir stjórnendur. Það virðist vera fremur erfitt fyrir stjórnendur að gera (sér) grein fyrir upplýsingaþörf sinni og er ástæðan e.t.v. sú, að þeir eru svo vanir fátæklegum upplýsingum. Þeir gera því litlar kröfur. Sú var líka niðurstaðan af vettvangsathugunum. Ýms- ar aðferðir hafa verið þróaðar, til að mæla upplýsingaþörf. Nefna má eina þessara aðferða, Critical Corporate In- formation Analysis, en með henni eru kröfur yfirstjórnenda um upplýsingar skilgreindar, áður en hönnun upplýsingakerf- is hefst (Sanders, 1992, s.ll). Ytri upplýsingar eru mjög mikilvægar fyrir yfirstjórnendur vegna vinnu þeirra við áætlanagerð, en innri upplýsingar eru ekki síður mikilvægar fyrir þá. Þeir þurfa að vita stöðu mála innanhúss; hafa svarið við spurningunni: „Hvar erum við nú?", til að geta svarað þeirri spurningu, sem er auðvitað meira spennandi: „Hvert viljum við fara?". Lægri stjórnendur nota innri upplýsingar, sem ekki eru í tölvutæku formi mest (t.d. upplýsingar fengnar með eftirliti með störfum undirmanna), millistjórnendur minna og yfir- stjórnendur minnst. Yfir- og millistjórnendur fá mikið af upplýsingum frá öðr- um stjórnendum. Yfirstjórnendur fá um 1/3 af upplýsingum sínum frá millistjórnendum og millistjórnendur fá sömuleið- is um 1/3 af upplýsingum sínum frá lægri stjórnendum. Hafa ber í huga að hluti upplýsinga, sem stjórnendur veita öðrum stjórnendum, eru í raun fengnar úr tölvuvæddu upplýsinga- kerfi stofnunar (Scott, 1986, s. 51). í vettvangskönnuninni í bankanum voru það millistjórnendur, sem unnu mest með upplýsingar úr uppfýsingakerfum bankans. Oft voru þessar upplýsingar unnar fyrir æðstu yfirmenn og afhentar „tilbún- ar" á pappír. Þó að upplýsingaþörf stjórnenda mótist af því á hvaða stjórnunarþrepi þeir starfa, kemur ýmislegt annað til, eins og menntun, reynsla, persónuleiki o.fl. Menn á sama stjórnunar- þrepi geta þurft mismunandi upplýsingar, til að geta tekið sínar ákvarðanir. Loks er hér eitt skemmtilegt sjónarhorn á upplýsingaþörf stjórnenda. Olsgaard kveður yfirmenn í vanda, því í takt við tískustrauma í stjórnunarfræðum hafi þeir tapað bæði yfir- ráðum og valdi. Það sé beinlínis talið ósmekklegt að tala um vald í sambandi við stjórnun. „Vald" er samkvæmt skilgrein- ingu Olsgaard, það að geta breytt og haft áhrif á fólk. Stjórn- endur bókasafna verða að geta breytt og haft áhrif, en til þess að geta það verða þeir að finna eitthvað nýtt afl. Þetta nýja valdaafl er að hafa víðtækar upplýsingar um stofnunina (Ols- gaard, 1982, s. 107). Hjá samkeppnisfyritækjum, eins og bönkum er þörfin fyrir stjórnunarupplýsingar mikil og öll- um er Ijóst, að þar skilur á milli feigs og ófeigs. 4. Upplýsingakerfifyrir stjórnendur Margir efast um ágæti upplýsingakerfa fyrir stjórnendur. Shank segir kenningu Mooers um að upplýsingakerfi verði ekki notað, þegar það er vandræðalegra og erfiðara fyrir not- anda að fá uppplýsingar heldur en að vera án þeirra (Mooer, 1960, s. ii), eiga prýðilega við um upplýsingakerfi fyrir stjórn- endur (Shank, 1982, s. 2). Hann er að vísa til þess, að mörg- um þyki einfaldlega þægilegt að vita ekkert, hafa engar upp- lýsingar og þurfa því ekki að taka ákvarðanir á grundvelli þeirra. Shank hefur líka sínar efasemdir um söfnun ómerki- legs „gagnarusls" og er ekki viss um, að við getum nýtt okkur upplýsingar unnar úr gögnunum (Shank, 1982, s. 8). Berry efast um upplýsingakerfi almennt. Hann segir það sína reynslu af bókasöfnum og upplýsingakerfum þeirra, að hvort sem um er að ræða efnislista, spjaldskrá eða leit í gegn- um gervihnött, hafi hann aldrei fengið upplýsingar heldur aðeins gagnslaus gögn (Berry, 1987, s. 14). Mikilvægi upplýsinga fyrir stjórnendur hefur vonandi ver- ið staðfest hér á undan. Hvernig eigum við að fara að ráða við allar þessar (nauðsynlegu) upplýsingar? Margir þeirra, sem skrifa um upplýsingakerfi fyrir stjórnendur vísa til kenninga 72 Bókasafrið 19. árg. 1995
Beinir tenglar