Jay R. Galbraith (1977) um upplýsingaflóðið. Samkvæmt kenningu Galbraith eru tvær leiðir fyrir stofnun/fyrirtæki til að mæta óvissu eða áhættu að: a) minnka upplýsingamagnið, sem vinna þarf úr; b) auka getuna til að fást við upplýsingar. Ekki verður fjallað um á þessum vettfangi hvernig farið er að því, að minnka magn nauðsynlegra upplýsinga, en ein leið til ráða við upplýsingamagnið er, að áliti GaJbraiths, að fjárfesta í upplýsingakerfi, sem tekur til allra starfsþátta. 4.1 Kerfisviðhorf I kafianum um hugtök var minnst á kerfisviðhorf og nú verður þráðurinn tekinn upp aftur. Samkvæmt því er litið svo á, að allt verði fyrir áhrifum af umhverfinu og ekki sé hægt að skilja neitt eitt og sér. Kerfisviðhorf er leið til að skoða að- stæður frá öllum sjónarhornum, skoða allar einingar, orsök og afleiðingu í hverju tilfelli. Þannig fæst heildarsýn af að- stæðum. Sjónum er alltaf beint að markmiðum kerfisins. Stofn- un/fyrirtæki hefur, sem kerfi, tiltekin markmið og upplýs- ingakerfi fyrir stjórnendur hefur sín markmið. Þegar mark- mið kerfis hafa verið skilgreind í upphafi hefst hönnun þess og „þar sem kerfisviðhorf gildir er horft á heildina, á tengsl fyrst og fremst, áður en einstakir hlutar eru fullgerðir" (Mur- dick, 1986, s. 48). Stofnun/fyrirtæki er kerfi með mörgum undirkerfum t.d. sviðum, deildum, verkþáttum og vinnustöðum. Hvert undir- kerfanna getur starfað sjálfstætt, en þau verða öll að falla inn í heildina til að heildarmarkmið náist (Senn, 1990, s. 496). Eitt undirkerfanna gæti verið tölvuvætt upplýsingakerfi fyrir stjórnendur, sem aftur skiptist í bókhaldskerfi, markaðskerfi, birgðakerfi, o.s.frv. Þegar hönnuð eru upplýsingakerfi fyir stjórnendur, er þetta kerfisviðhorf gott vegarnesti, en fyrst er sú stofnun/fyritæki skoðað, sem upplýsingakerfið á að vera hluti af og þjóna. Ekki nægir að skoða skipuritið, hvort sem það sýnir pýramídann góðkunna eða ekki, þegar reynt er að átta sig á hvers konar kerfi stofnunin/fyrirtækið er, heldur verður að spyrja þessara spurninga: 1. Hver eru markmið kerfisins? 2. Hverjar eru einingar og undirkerfi? 3. Hver eru tengslin eða ferlið milli eininga og undirkerfa? 4. Hvernig er formgerð/bygging kerfisins? (Murdick, 1986, s. 92). Avison notar vissa tækni, fjölsýn (multiview) við að gera sér grein fyrir öllum smáatriðum varðandi kerfi og leggur í upphafi áherslu á mannlega þáttinn, þótt verið sé að undir- búa hönnun vélræns upplýsingakerfis. Dregnar eru upp bráð- skemmtilegar myndir (rich pictures), til að lýsa ástandi mála. Tengsl milli eininga í kerfinu, t.d. deilda eða einstaklinga eru þá stundum sýnd eins og brugðin sverð (Avison, 1990). 4.2 Upplýsingakerfifyrir stjórnendur Það liggur í augum uppi, að upplýsingakerfi fyrir stjórn- endur þurfa alls ekki að vera tölvuvædd og ef annars konar kerfi er fullnægjandi, er ástæðulaust að vera að innleiða tölvu- vætt kerfi. Áður hefur verið nefnt, að stjórnendur búa sér til einhvers konar upplýsingakerfi eða net manna á milli. Hve langt er hægt að ganga í því að tölvuvæða upplýsingakerfi er erfitt að segja en: „Stór hluti upplýsingakerfisins mun alltaf liggja utan tölvukerfisins. Jafnvel þótt tæknin réði við að hanna eitt allsherjar tölvuvætt upplýsingakerfi, myndi það ekki svara kostnaði" (Scott, s. 65). Menn hafa velt fyrir sér áhrifum upplýsingakerfa fyrir stjórnendur á valddreifingu. Ljóst er, að þessi kerfi geta stuðl- að hvort heldur er að aukinni miðstýringu eða að aukinni valddreifingu. I kaflanum um hugtök var talað um hinar ýmsu nafngift- ir, sem eru í notkun í dag um skyld kerfi. Þessi mikli nafna- fiöldi og ruglingur stafar auðvitað af því, að kerfin eru í deigl- unni, þróunin hröð og það, sem átti við í gær, er úrelt í dag. Ekki verður farið nánar út í þá sálma hér, en stundum læðist að manni sá grunur, að eini tilgangurinn sé lengri og flóknari skilgreiningar á kerfum. Þá er stundum hálfhlægilegt hvernig menn reyna að gera lítið úr öðrum tegundum kerfa en þeir eru sjálfir að fjalla um, eins og „sú ætlan, að menn færi sig frá stjórnunarupplýsingakerfum (management information sy- stems) til ákvarðanakerfa (decision support systems) en loka- takmarkið séu sérfræðingskerfi (expert systems)" (Leslie, 1986, s. 279). Rétt er að minnast þess, að hugmyndir um að nýta gögn og upplýsingar úr tölvukerfum við stjórnun, eru frá því í byrjun sjöunda áratugarins, en lengi vel var í raun farið aftan að hlutunum. „Menn fóru nefnilega að spá í, hvernig hægt væri að nýta öll gögnin (allar færslurnar), sem lágu í kerfum, í stað þess að spyrja sig, hvaða ákvarðanir þyrfti að taka og hvaða upplýsingar menn þyrftu til að taka sínar ákvarðanir" (Simon, 1977, s. 126). í upphafi greinar var tekið fram, að ekki yrði fjallað um tæknileg atriði, en fáein atriði verða þó nefnd hér. Kerfin geta verið í stórtölvuumhverfi eða í einkatölvu eða eins og nú er æ algengara í hvoru tveggja. Þau geta verið forrituð sérstaklega eða verið keypt á almennum markaði. Þau má „leggja hvert ofan á annað" eða „hlið við hlið". Algengt er að skipta stjórnunarupplýsingakerfum (mana- gement information systems ) í t.d.: a) bókhaldskerfi, b) rekstrarkerfi, c) markaðskerfi og d) starfsmannahaldskerfi. Ákvarðanakerfum (decision support systems) er oftast skipt í: a) notendaviðmót t.d. alls konar myndrænar útfærslur á upplýsingum (súlurit, kökurit, línurit) b)líkön t.d. líkindareikningslíkön, spálíkön eða hermilík- ön, sem hægt er að láta vinna samtímis eða hvert á eft- ir öðru c) gagnagrunna. 5. Vettvangskannanir Hér verður gerð grein fyrir vettvangskönnunum, sem voru gerðar í júní til ágúst 1994. Búnaðarbanka íslands, Landsbókasafni íslands og Há- skólabókasafni er lýst sem kerfi með mörgum einingum og sem hluta af stærra kerfi, bankakerfinu annars vegar og bóka- safnakerfinu hins vegar. Upplýsingar um stofnanirnar feng- ust með prentuðum og óprentuðum heimildum og viðtölum við fjölda manna, tólf í Búnaðarbanka og átta í bókasöfnun- um. Ástæðan fyrir þessum mismun var einfaldlega sú, að höf- undur þekkti heldur betur til í bókasöfnunum. Til að átta sig á hugmyndum stjórnenda, um hlutverk og möguleika upplýsingakerfa voru viðtöl tekin við sex stjórn- endur í Búnaðarbanka og aðra sex á Landsbókasafni og Há- skólabókasafni. Voru tveir á hverju hinna þriggja hefðbundnu stjórnunarþrepa í báðum könnunum. Spurningablaðið, sem stjórnendur fengu með nokkurra daga fyrirvara og var notað í viðtölunum var þannig: 1. Hvernig myndir þú lýsa starfi þínu? Er starfslýsing til? Bókasafaið 19 árg. 1995 73
Beinir tenglar