Bókasafnið

						Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Ólafsdóttir bókasafnsfræðingar, Gangskör sf.

Skjalastjórn hjá fyrirtækjum

og tölvutæknin

Allt frá því að sá orðrómur barst fyrir u.þ.b. tuttugu árum

þess efnis, að IBM hefði sett upp pappírslausa skxifstofu

í tilraunarskyni, hefur verið talið, að pappírslausa skrifstofan

væri í sjónmáli. Hún er hins vegar ekki á næsta leiti nú frem-

ur en þá og verður trúlega aldrei að veruleika, þó svo að ný

tækni hafi gert það mögulegt að varðveita öll skjöl í tölvu-

tæku formi. Staðreyndin er nefnilega sú, að hvorki er hag-

kvæmt né skynsamlegt að geyma öll skjöl eingöngu í tölvu-

tæku formi og miklu máli skiptir að huga vel að því, hvaða

skjöl má einungís geyma í tölvutæku formi og hvaða skjöl

verður ennfremur að varðveita á pappír eða á örfilmum.

Talsvert framboð er nú af tölvukerfum, sem ætlað er að

leysa af hólmi hefðbundna skjalavistun og útrýma pappír af

skrifstofum. Við höfum orðið varar við að margir telja þenn-

an möguleika allsherjarlausn á skjalavanda fyrirtækjanna og

teljum því ástæðu til þess að reifa ýmsar staðreyndir um þessi

mál. Við munum leitast við að vega og meta kosti og galla

þess að hagnýta tölvutæknina við skjalastjórn fyrirtækja, eink-

um þar sem kostnaður við þess háttar tölvuvæðingu er mikill

og öryggi varðandi varðveislu skjala í tölvutæku formi getur

verið ábótavant.

Skjalastjórn ífyrirtækjum

Markmiðin með skjalastjórn eru einkum eftirfarandi:

*    að hægt sé að finna tiltekin skjöl fljótt og örugglega, þegar

á þarf að halda, og að ekki þurfi að eyða dýrmætum tíma í

að leita að þeim

*    að tryggja að skjöl hvorki glatist, skemmist né komist í

hendur óviðkomandi aðila

*    að komið sé í veg fyrir, að ónauðsynlegur pappír eða upp-

lýsingar í hvaða formi sem er safnist fyrir á skrifstofum og

í geymslum og ótímabær eyðing skjala sé jafnframt fyrir-

byggð

Taka verður mið af þessum markmiðum án tillits til þess í

hvaða formi skjölin eru, þ.e. hvort sem þau eru á pappír,

filmum, diskum eða böndum. Meginvandann í skjala- og

upplýsingamálum fyrirtækja má rekja til þess, að ekki hefur

tekist að ná þessum markmiðum, enda er þekking á þessum

málum almennt ekki fyrir hendi innan fyrirtækjanna. Vegna

þessarar vanþekkingar telja ýmsir, að hægt sé að leysa vand-

ann alfarið með tölvuvæðingu, en það er á miklum misskiln-

ingi byggt, þó svo að kostir tölvuvæðingar séu vissulega marg-

ir. I fyrsta lagi minnkar hún umfang skjalanna, í öðru lagi

gefur hún möguleika á því að nálgast upplýsingarnar á fljót-

legan hátt og í þriðja lagi geta fleiri en einn skoðað sama skjal

á sama tíma. Kostirnir við tölvuvæðingu skjala njóta sín hins

vegar engan veginn nema ákveðnum skilyrðum sé fullnægt.

Leitartími skjala

Til þess að hægt sé að finna skjöl í tölvutæku formi fljótt og

örugglega þarf í fyrsta lagi að vera fyrir hendi samræmt efnis-

flolckunarkerfi fyrir skjöl fyrirtækisins og í öðru lagi þarf að

vera hægt að finna skjöl eftir efnisorðum. Tölvukerfin sem eru

á markaðnum bjóða að vísu upp á frjálsa textaleit, en hún ger-

ir kJeift að finna upplýsingar eftir efni. Frjáls textaleit virkar

oft ágætlega í upphafi, en eftir því sem upplýsingamagnið í

tölvunni eykst, lengist leitartíminn að sama skapi og notand-

inn situr oft uppi með tugi eða hundruði bréfa um viðkom-

andi efni. Auk þess verður leit að skjölum í frjálsri textaleit á-

vallt ómarkviss, þar sem ekki er leitað eftir stöðluðum efnis-

orðum. Því er nauðsynlegt að til séu staðlaðar reglur um val og

notkun efnisorða til þess að vistun og leit verði markviss.

Öryggi skjala

Tryggja þarf að skjöl hvorki glatist né skemmist. Tölvu-

gögn eru viðkvæm og endingartími þeirra er óþekktur, en al-

mennt er talið, að þau endist aðeins í u.þ.b. 30 ár. Vélbúnað-

ur og hugbúnaður úreldist fljótt og vafi leikur á, hvort hægt

verði í framtíðinni að nálgast upplýsingar, sem varðveittar eru

í tölvutæku formi.

Dæmi um upplýsingar, sem erfitt er að nálgast nú, eru

upplýsingar á gataspjöldum. Þá er alkunna, að 5.25" tölvu-

disklingar og drif fyrir þá eru nú óðum að víkja fyrir 3.5"

disklingum og því verður sífellt erfiðara að nálgast upplýsing-

ar á þessum disklingum.

Jafnvel þó að gögn séu afrituð reglulega, getur verið vand-

kvæðum bundið að nálgast upplýsingarnar. Þekkt dæmi um

þetta er bandaríska manntalið frá árinu 1960, sem varðveitt

er á tölvuböndum. Manntalið var fært reglulega yfir á ný

bönd, en samt sem áður hefur ekki verið hægt að lesa upplýs-

ingarnar í mörg ár, þar sem nauðsynlegur stýri- og hugbúnað-

ur er ekki lengur til.

Dr. Doran Swade, sem annast varðveislu á vél- og hug-

búnaði í Vísindasafninu í London, telur hámarkslíftíma á vél-

búnaði vera tíu ár eftir að framleiðandi hættir að veita þjón-

ustu við viðkomandi kerfi. Þá telur hann líftíma á hugbúnaði

vera enn skemmri, þar sem hugbúnaði er hættara við að eyði-

leggjast en vélbúnaði. Niðurstaða dr. Swade er sú að ekki

megi reikna með því að hægt sé að reka tölvukerfi lengur en í

tíu ár eftir að það hefur verið tekið úr daglegri notkun.

Þá vaknar spurningin um það, hvort ekki megi færa upp-

lýsingarnar yfir á nýtt kerfi um leið og skipt er um vél-og

hugbúnað. Þetta er að sjálfsögðu alltaf gert við upplýsingar,

sem eru í daglegri notkun. Hins vegar er það ekki jafn sjálf-

sagt hvað varðar upplýsingar, sem ekki eru lengur í daglegri

notkun, þar sem magn þeirra eykst sífellt með tímanum og

vinnan við yfirfærslu gagnanna sömuleiðis.

Þá er þess einnig að geta, að við yfirfærslu gagna er hætta á

því, að villur slæðist inn, en aukinn kostnaður og vinna felst

í því að fylgjast með villum og leiðrétta þær. Niðurstaðan er

því sú, að yfirfærsla á upplýsingum aftur í tímann er ekki

raunhæfur kostur nema í undantekningartilvikum. Því er

Bókasajhið 19. árg. 1995    89