nauðsynlegt að hafa í huga að gögn, sem varðveita á í tíu ár eða lengur, þarf að geyma annað hvort í pappírsformi eða á örfilmum, þ.e.a.s. á formi, sem mannlegt auga getur lesið, án þess að þurfa flókinn vélbúnað. Þess má geta, að COM-tækn- in (Computer Output Microform), þ.e. útprentun upplýs- inga úr tölvu á örfilmu, er þeim eiginleikum búin að varð- veita skjöl þannig að lítið fari fyrir þeim á öruggan hátt í langan tíma eða í a.m.k. 100 ár og er því álitlegur kostur við varanlega varðveislu skjala. Ávallt skal gæta þess að skjöl komist ekki í hendur óvið- komandi aðila og þá er einkum átt við skjöl er innihalda við- kvæmar persónulegar og rekstrarlegar upplýsingar. Ástæða er til að minna á, að erfiðara er að hefta aðgang að upplýsingum í tölvutæku formi en í pappírsformi. Þjófnaður á upplýsing- um er ennfremur þáttur, sem þarf að hyggja að, þegar upplýs- ingar eru varðveittar í tölvutæku formi. Skjalamagnið Skjalastjórn felur m.a. í sér að koma í veg fyrir, að ónauð- synlegur pappír eða upplýsingar í hvaða formi sem er, safnist fyrir á skrifstofum og í geymslum. Reynslan sýnir, að upplýs- ingar eru oft geymdar bæði í tölvutæku formi og einnig í pappírsformi og á þetta sérstaklega við, þegar upplýsingar eru skannaðar inn í tölvutækt form. Þá vaknar spurningin um það hvort þá verði, eftir skönnun, einnig að geyma skjölin í pappírsformi til dæmis af lagalegum ástæðum. Ef sú er raun- in, er kerfið orðið tvöfalt, en það hefur í för með sér aukna vinnu og krefst meira geymslurýmis, sem leiðir af sjálfsögðu til aukins kostnaðar. Varðveisla skjala Með tilliti til þess, sem að ofan er getið, mælum við ein- dregið gegn því að varðveita til frambúðar eingöngu í tölvu- tæku formi skjöl, sem geyma þarf lengur en í tíu ár. Slík gögn á tvímælalaust að geyma á pappír eða á örfilmu. Hér er eink- um átt við söguleg skjöl, sem varðveita á varanlega, en með sögulegum skjölum er átt við bréfasöfn, þ.e. aðsend og út- send bréf ásamt fylgigögnum mála, fundargerðir, samninga, orðsendingar innanhúss, greinargerðir og skýrslur, sem varða starfsemina o.þ.h. gögn. Þess má geta, að söguleg skjöl fyrir- tækis eru einungis um 5% af heildarskjalamagni þess. Við lítum svo á, að tölvan hafi fyrst og fremst gildi við varðveislu gagna, sem þarf að varðveita í skamman tíma, þ.e. allt upp í tíu ár. I því sambandi má nefna EDI, þ.e. skjala- sendingar fyrirtækja á milli tölva án notkunar á pappír, sem fysilegan kost, en tryggja verður að alltaf sé hægt að nálgast skjölin aftur á auðveldan hátt, þegar EDI-kosturinn er valinn. Ennfremur er sjálfsagt að nýta tölvutæknina í þágu skjala- stjórnar með því að skrá skjöl fyrirtækja og skiptir þá ekki máli, hvort skjölin eru í pappírsformi, á örfilmu eða í tölvu- tæku formi. Tölvuskráning skjala gerir kleift að finna skjöl eftir hinum ýmsu leiðum án þess að geyma skjalið í heild sinni í tölvutæku formi. Hægt er að fá ódýr skráningarforrit í þessu skyni eða láta hanna sérstök skráningarforrit inni í fyr- irtækjunum. Bent skal á, að kaup á skráningarkerfi er mun öruggari og hagkvæmari kostur en kaup á tölvukerfi, sem gef- ur möguleika á að geyma skjölin í heild sinni í tölvutæku formi auk skráningarþáttarins. Lokaorð Meginvandinn hvað varðar skjalamál fyrirtækja felst í fyrsta lagi í því, að tilteknar upplýsingar finnast seint eða ekki, þegar á þarf að halda og í öðru lagi tekst ekki að halda 90 Bókasafoið 19. árg. 1995 skjalamagninu í skefjum. Staðreyndin er sú, að tölvukerfin sem gera tæknilega kleift að geyma allar upplýsingar fyrir- tækjanna í tölvutæku formu, eru engan veginn allsherjarlausn á þessum vanda. Skynsamlegra er að bæta það skipulag sem fyrir er, í fyrsta lagi með markvissari pökkun og skráningu hálfvirkra/óvirkra skjala, í öðru lagi gerð samræmds skjala- vistunakefis fyrir virk skjöl ásamt tölvuskráningu virkra skjala og í þriðja lagi gerð geymslu- og grisjunaráætlunar fyrir öll skjöl fyrirtækisins þar sem tekið er fram hve lengi, hvernig og hvar geyma skuli tiltekin skjöl og einnig hverjir hafi aðgang að tikeknum skjölum. Tölvukerfin, sem geyma öll skjöl fyrirtækis, kynnu e.t.v. að nýtast sumum fyrirtækjum fyrir ákveðinn hluta skjalasafns þeirra, svo sem eyðingarskjöl. Hins vegar er nauðsynlegt, að ítarleg könnun fari fram á þörfum fyrirtækisins, áður en ráð- ist er í kaup á tölvukerfum af þessu tagi. Að öðrum kosti er hætta á, að lítill ávinnningur verði af fjárfestingunni í þess- um tölvukerfum og það sem verra er, mikilvægar sögulegar heimildir kynnu að glatast. HEIMILDIR: Alfa Kristjánsdóttir. 1993. Skjalastjórn og tölvur í atvinnurekstri. Mbl. 20. maí: s. B-10. Attinger, Monique L. 1993. The business case for imaging. Records Mana- getnent Quarterly 27'(1): s. 10—15. Avedon, Don M. 1994. Electronic imaging 101. Part I. What is electronic imaging? Records Management Quarterly 28(2), April: s. 28-35. Avedon, Don M.1994. Electronic imaging 101. Part II. Optical disks and backfíle conversions. Records Management Quarterly 28(3), July: s. 34-39, 46. Browne, Martin. 1992. EDI and records management. Records Management Bulletin 52, October: s. 9-11. Haynes, David. 1994. Retention and control of electronic records. Records Management Bulletin 63, August: s. 3-5. Marinó G. Njálsson. 1994. Skjalastjórnun með tölvutækni. Mbl. 9. júní: s. B-7. Morelli, Jeff. 1994. Trends in the use of electronic records in business. Records Management Bulletin 61, April: s. 17—19. North, Alison. 1994. Managing electronic records in small businesses. Records Management Bulletin 62, June: s. 9-11. Penn, Ira A„ Gail B. Pennix andjim Coulson. 1994. Records Management Handbook. 2nd ed. Hampshire : Gower. Phillips, John T 1993. CD-ROM publishing. Records Management Qu- arterly 27( 2), April: s. 44^48. Samuel, Jean. 1993. The role of records management in the electronic ofHce. Records Management Bulletin 56, June: s. 28—30. Shepherd, Elizabeth. 1993. Paper, film, disk og tape? A review of record storage media. Records Manamement Bulletin 56, June: s. 25-27. Skupsky, Donald S. 1993. Establishing retention periods for electronic records. Records Management Quarterly27'(2), April: s. 40-43, 49. SUMMARY ¦ Records Management in Businesses and Computerization The advantages and shortcomings of keeping records of companies in computerized form are discussed and stated that for the last twenty years the electronic office has been considered to be within reach. The facts are that it will probably never be feasible. The objectives of records management are dealt with, the main being: Effectiveness in finding a record whenever needed; securing the safety of the records and preventing their unnecessary cumulating. The objectives above have to be used as frame of reference aside from the form of the records within a company. Most problems in records management are caused by not considering the objectives above. The main advantages of automation of records management are listed, e.g. diminis- hing of the voluminousity of the records, easier searching and more than one person can view a given record simultaneously. The importance of using a standardized classification scheme and a thesaurus tather than free text vocabulary is stressed. It is pointed out that the lifetime of computerized records is considered to be ca. 30 years. Therefore different media are recommend, like paper or microform, if the records are to be kept for a long amount of time. Computerization is seen as a suitable alternative, if records are just to be kept for a relatively short time. Automation of records cata- loging by an approved computer program is strongly recommended to make searches more eífective, further to distinguish between active and non active records and to weed or pack the latter regularly. A
Beinir tenglar