Bókasafnið

						Ingibjörg Hallbjörnsdóttir

Skjalastjórn hjá

opinberum stofnunum

Skjalastjórn er fremur ungt hugtak í íslensku máli

en þeim fyrirtækjum og stofnunum sem hafa tileink-

að sér þennan þátt stjórnunar fer stöðugt fjölgandi

hér á landi. Kröfur um skilvirkni í rekstri og bætta

þjónustu hafa stuðlað að úrbótum í skjalamálum en

fleira kemur til. Með setningu Stjórnsýslulaga árið

1993 og Upplýsingalaga árið 1996 voru gerðar þær

kröfur til stjórnvalda að þau tækju upp kerfisbundna

skjalastjórn svo hægt væri að framfylgja lögunum.

Hugtakið „stjórnvöld" á við þau embætti, stofnanir

og aðra þá aðila sem fara með framkvæmdavaldið.

Með Stjórnsýslulögunum voru lögteknar helstu reglur

um meðferð mála hjá stjórnvöldum. I þeim er m.a.

að finna ákvæði um upplýsingarétt almennings en

þar segir að aðili máls eigi rétt á að kynna sér skjöl

og önnur gögn er málið varða og fá afrit af þeim með

ákveðnum takmörkunum þó.

Tilurð Stjórnsýslulaga og ákvæði um upplýsinga-

rétt almennings kynnu að hafa haft áhrif á samþykkt

Upplýsingalaga þremur árum síðar en þau varða rétt

almennings til aðgangs að upplýsingum úr gögnum í

vörslu stjórnvalda hvort sem um er að ræða persónu-

legar upplýsingar um einstaklinginn sjálfan eða upp-

lýsingar sem almenningur á rétt til aðgangs að. I lögum

þessum er beinlínis kveðið á um að stjórnvöldum sé

skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á

kerfisbundinn hátt og varðveita þau með aðgengileg-

um hætti. A þessu hafði verið mikill misbrestur og

segir Páll Hreinsson, prófessor í lögfræði, í formála að

kennslubók um Upplýsingalögin m.a.:

... Það er ákaflega misjafnt hvernig stjórnvöld

hafa staðið að skráningu og varðveislu mála

í gegnum tíðina og má ætla að skjalastjórn

sumra stjómvalda sé verulega ábótavant (Páll

Hreinsson, 1996).

Þegar fjallað er um stöðu skjalastjórnar hjá opinberum

stofnunum á Islandi er nauðsynlegt að skoða einnig

hlutverk Þjóðskjalasafns Islands í því samhengi en í

raun má telja lögin um safnið frá 1985 grunnlöggjöf

um skjalastjórn opinberra aðila á Islandi. Til viðbótar

má nefna lög um persónuvernd og meðferð persónu-

upplýsinga, lög um bókhald og lög um ársreikninga

meðal annarra laga sem hafa áhrif á skjalastjórn.

Þótt lagaumhverfið sé til staðar til að tryggja kerf-

isbundna skjalastjórn í opinberri stjórnsýslu er þó enn

víða pottur brotinn. Árið 2005 kom út skýrsla á vegum

Þjóðskjalasafns Islands en safnið lét gera könnun á

umfangi og eðli rafrænnar skjalavörslu og annarrar

rafrænnar gagnavinnslu hjá opinberum aðilum árið

2004. I fyrrnefndri skýrslu kemur fram að könnunin

var send til 354 aðila sem ber samkvæmt lögum um

safnið að afhenda því skjöl og bárust svör frá 253 eða

71% þeirra. Af þeim sem svöruðu voru einungis 64%

aðila sem skráðu skipulega upplýsingar um skjöl sem

bárust þeim eða urðu til innan þeirra. Því er ljóst að

a.m.k. tæp 40% opinberra aðila fóru ekki eftir ákvæð-

um Upplýsingalaganna um kerfisbundna skráningu

mála þrátt fyrir að tæp 10 ár séu liðin frá gildistöku

þeirra (Þjóðskjalasafn Islands, 2005).

Þessi staðreynd, svo og aðrar niðurstöður skýrslunn-

ar, urðu m.a. kveikjan að rannsókn á skjalastjórn opin-

berra stofnana sem var lokaverkefni mitt til meistarapróf

í bókasafns- og upplýsingafræði (MLIS) við Háskóla

íslands og fjallað er um í þessari grein. Markmið rann-

sóknarinnar voru af þrennum toga. I fyrsta lagi að kanna

skjalastjórn hjá opinberum stofnunum og hvernig henni

var háttað með tilliti til fjölþættrar lagasetningar sem

varða hana og nefnd var í inngangi. Rannsóknin var gerð

í því augnamiði að auka þekkingu á mikilvægum þætti

í opinberri stjórnsýslu. I öðru lagi að skoða hlutverk

Þjóðskjalasafnsins á þessu sviði með vísan í lagaskyldur

þar að lútandi. Þriðja markmiðíð var að auka víð rann-

sóknir á sviði skjalastjórnar en takmarkaðar rannsóknir

hafa verið áður framkvæmdar á skjalastjórn almennt á

Islandi. I samræmi við framantalin markmið voru settar

fram þrjár svohljóðandi rannsóknarspurningar:

•    Hvernig er meðferð skjala hjá ríkisstofnunum

háttað?

•    Hvaða þættir hafa áhrif á innleiðingu skjala-

stjórnar hjá stofnunum?

•    Hvernig hefur Þjóðskjalasafnið gegnt hlutverki

sínu sem ráðgjafi og leiðbeiningar- og eftirlits-

aðili með skjalamálum opinberra aðila?

22

BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007