Bókasafnið

						Aðferð og þátttakendur

Sú aðferð sem notuð var við þessa rannsókn er hluti

af fjölbreyttri rannsóknarhefð sem kallast eigind-

legar rannsóknaraðferðir. Þær byggja á athugunum

rannsakandans sjálfs á vettvangi daglegs lífs til þess

að öðlast innsýn í reynslu fólks og aðstæður og

nákvæmar lýsingar gegna lykilhlutverki við að öðlast

dýpri skilning á lífi þátttakenda. Notuð voru opin

viðtöl við rannsóknina þar sem rannsóknarsviðið,

skjalastjórn opinberra stofnana, er vel afmarkað en

fremur óaðgengilegt til þátttökuathugana. Auk þessa

var rannsókninni ætlað að ná til fremur breiðs hóps

innan þröngra tímamarka en við slíkar aðstæður eru

viðtöl talin henta vel (Bogdan og Biklen, 2003).

Viðtöl voru tekin við umsjónarmann eða ábyrgðar-

aðila skjalamála hjá 12 opinberum stofnunum en í

þremur þeirra reyndist nauðsynlegt að ræða við fleiri

en einn aðila. Ákveðið var við rannsókn þessa að velja

þátttakendur frá þeim ríkisstofnunum sem hafa undir

höndum mikið af persónuupplýsingum. Ástæða þess

var einkum sú að mikilvægt hlýtur að teljast að nota

aðferðir skjalastjórnar við meðferð persónuupplýs-

inga til að tryggja lagaákvæði, s.s. um aðgang og

varðveislu slíkra upplýsinga, þótt skráning mála sem

berast stjórnvöldum sé í öllum tilvikum lagaskyld.

Helstu stofnanir sem búa yfir slíkum upplýsingum

heyra einkum undir þrjú ráðuneyti: félagsmálaráðu-

neytið, heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytið og

dóms- og kirkjumálaráðuneytið og voru valdar fjórar

undirstofnanir frá hverju þeirra. Reynt var að velja

stofnanir með ólíka starfsemi frá hverju ráðuneyti

og má sem dæmi nefna að frá heilbrigðisráðuneyt-

inu voru valdar öldrunarstofnun, heilbrigðisstofnun,

stjórnsýslustofnun og stofnun sem veitir sérhæfða

heilbrigðisþjónustu.

Ennfremur var rætt við starfsmann Þjóðskjalasafns

Islands þar sem ein rannsóknarspurningin beinist að

samskiptum safnsins við opinberar stofnanir á sviði

skjalastjórnar. Gagnasöfnun fór fram á tímabilinu

október 2005 - janúar 2006 og fóru öll viðtölin fram

á viðkomandi stofnun. Tólf þeirra voru tekin upp

og afrituð orðrétt en eitt viðtalið var ekki hljóðritað

heldur voru skrifuð minnisblöð. Að auki var sendur

tölvupóstur á nokkra viðmælendur til að afla við-

bótarupplýsínga þegar ákveðnir þættir höfðu orðið

útundan í viðtölunum. Síðasti hluti rannsóknarinnar

var óformleg könnun meðal ráðuneyta á afskiptum

þeirra af skjalamálum undirstofnana þeirra.

Skjalastjórn í fræðilegu samhengi

Skjalastjórn er ekki vísindagrein í þeim skilningi að

kenningar hennar og hugmyndir verði hagnýttar á

NAFN STARFSMANNS	STARFSHEITI	HEITISTOFNUNAR

Ragnheiður Pétursdóttir	launafulltrúi	Stofnun A

Ragna Friðjónsdóttir, Rósa Guðjónsdóttir og Gunnhildur Geirsdóttir	læknaritari/bókari, aðalfréhirðir og framkvæmdastjóri	Stofnun B

Þórður Gunnlaugsson	skrifstofustjóri	Stofnun C

Helga Hákonardóttir og Ásgerður Bogadóttir	ritari og rekstrar- og skrifstofustjóri	Stofnun D.

Arna Waltersdóttir	skrifstofustjóri	Stofnun E.

Þóra Karlsdóttir	skrifstofustjóri á læknaritarasviði	Stofnun F.

Hrönn Gústafsdóttir	skrifstofustjóri	Stofnun G.

Sigurbjörg Freysdóttir	framkvæmdastjóri	Stofnun H.

Svanfríður Björnsdóttir	skjalastjóri	Stofnun I.

Linda Osk Axelsdóttir	skrifstofumaður í skjalavinnslu	Stofnun J.

Dagrún Magnúsdóttir	fulltrúi	Stofnun K.

Óskar Arason og íris Ólafsdóttir	framkvæmdastjóri og ritari	Stofnun L.

Tafla 1 - Þátttakendur í rannsókninni

BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007

23