sama hátt og í hefðbundnu vísindastarfi þar sem til- gátur eru sannaðar eða afsannaðar. Hún er hins vegar ein tegund stjórnunar og sem slík sjálfstætt fag (Penn et al., 1994). Nokkrar útgáfur eru til af hugtakinu skjalastjórn þó stutt sé síðan það kom fram á sjón- arsviðið. Félag um skjalastjórn skilgreinir skjalastjórn þannig á vefsíðu sinni: Skjalastjórn er kerfisbundin stjórn á skjölum frá því að þau verða til í stofnun eða fyrirtæki eða berast að og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu. Skjalastjórn felur ísér flokkun og merkingu skjala, dreifingu, vistun, endurheimt, gerð örefnis, ennfremur stjórn á framleiðslu og notkun eyðublaða, skýrslna, gerð geymslu- og öryggisáætlana og fræðslu starfs- fólks í stofnunum um skjalamál (Félag um skjalastjórn, 2005). Þessi skilgreining birtist fyrst á íslensku í grein eftir Kristínu H. Pétursdóttur um skjalastjórn í tímaritinu Bókasafninu árið 1988 en skilgreiningin á rætur sínar að rekja til Samtaka ástralskra skjalastjóra, RMAA. Svo vel hefur hún staðist tímans tönn að nærri tuttugu árum síðar heldur hún enn gildi sínu. Ein meginhugmynd skjalastjórnar felst í kenningunni um lífshlaup skjals. Hún var þróuð af Þjóðskjalasafni Bandaríkjanna á seinni hluta síðustu aldar og snýst um að líta á skjal sem einhvers konar líf- veru sem eigi sér lífshlaup sem skiptist í mismunandi skeið eftir tíðni notkunar þess. Kenningin á við um öll skjöl, hvort sem þau eru í pappírsformi, á filmum eða í rafrænu formi (Penn et al., 1994; Saffady, 2004). Fyrsta skeið lífshlaupsins er svokallað myndunar- skeið en þá er skjalið búið til innan skipulagsheild- arínnar eða berst henní. Víð dreifíngu og notkun færist skjalið af myndunarskeiði yfir á virkt skeið. Virk skjöl eru í notkun innan skipulagsheildarinnar og er leitað í þau reglulega en algeng viðmiðunarregla er að það sé gert einu sinni til þrisvar sinnum í mánuði. Eftir ákveðinn tíma, en lengd hans getur verið mjög mis- munandi eftir því hvaða fyrirtæki eða stofnun er um að ræða, minnkar þörfin fyrir skjalið í daglegum rekstri. Það hefur þá færst yfir á hálfvirkt eða óvirkt skeið. Minna er leitað í hálfvirk eða óvirk skjöl og stundum ekki nema einu sinni á ári eða sjaldnar en engu að síður geta þau verið afar mikilvæg fyrir starfsemi skipulags- heildarinnar. Síðasta skeið lífshlaupsins er skeið eyð- ingar eða varanlegrar varðveislu en eitt mikilvægasta atriði í skjalastjórn skipulagsheilda er gerð geymslu- og grisjunaráætlunar sem kveður á um geymslutíma allra skjala þeirra. Markmið með slíkri áætlun er að tryggja öryggi mikilvægra skjala, að varðveita skjöl sem hafa sögulegt gildi, að eyða skjölum um leið og heimilt er samkvæmt lögum og að fyrirbyggja ótímabæra eyð- /\ Varanlegvistun Myndun skjals /\ / eða / Eyöing skjals \ v / Dreifing skjals \ \ Vistun óvirks skjals / \ Notkun skjals / >^ Flutningur skjals Vistun virks skjalsX^ Mynd 1 - Lífshlaup skjals ingu skjala. Við gerð slíkrar áætlunar er nauðsynlegt að taka mið af þeim lögum sem snerta starfsemi skipu- lagsheildarinnar, t.d. bókhaldslögum og lögum um varðveislu skjala (Alfa Kristjánsdóttir, 1995; Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Olafsdóttir, 1995; Robek et al., 1996). Til viðbótar mætti nefna skjalavörslu- skeið en þá eru söguleg skjöl afhent skjalasafni til varanlegrar varðveislu. Hlutverk safnsins er að safna þeim saman, meta og skilgreina gildi þeirra, skrá upp- lýsingar um þau og gera þau þannig aðgengileg auk þess að varðveita þau við bestu mögulegu aðstæður (Kennedy og Schauder, 2000). Skjalastjórn og skjalavarsla eru skyldar greinar en ekki er um sama hlutinn að ræða. Skjalavarsla tekur til starfsemi skjalasafna sem fyrst og fremst varðveita skjöl sem hafa sögulegt og lagalegt gildi. Þar sem meginstarfsemi skjalasafna almennt var frá upphafi varðveisla og hélst svo lengst af, má segja að skjalastjórn hafi þróast út frá skjalavörslu (Kristín H. Pétursdóttir, 1988). I bók sinni Records and Information Management: Fundamentals of Professional Practice segir William Saffady að þó um skyldleika sé að ræða gegni greinarnar ekki sama hlut- verki. Meginviðfangsefni skjalastjórnar sé hagnýting skráðra upplýsinga fyrir starfsemi skipulagsheilda á hverjum tíma. Viðskiptavinir skjalastjóra eru starfs- menn viðkomandi stofnunar eða fyrirtækis sem þurfa á upplýsingum að halda til að geta sinnt starfi sínu. Tilgangur skjalavörslu sé á hinn bóginn varanleg varðveisla upplýsinga til að uppfylla menningarleg, fræðileg eða önnur rannsóknartengd markmið. Sum skjöl geta haft mikla viðskiptalega þýðingu þó þau búi ekki yfir varðveislugildi og önnur hafa varð- veislugildi þó starfsemin, sem þau rekja uppruna sinn til, sé ekki lengur við lýði (2004). ÍST/ISO 15489:2001 staðallinn gerir einnig greinarmun á skjalastjórn og 24 BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007
Beinir tenglar