skjalavörslu en þar kemur skýrt fram að hann veiti leiðsögn um skjalastjórn fyrirtækja og stofnana þar sem skjöl eru mynduð en taki ekki til skjalavörslu og varðveislu skjala í varðveíslustofnunum (Staðlaráð íslands, 2005a). I tímans rás hafa orðið til altækar aðferðir við skjalastjórn sem eru viðhafðar alls staðar þar sem innleiðing hennar á sér stað. Áherslan á samræmd vinnubrögð er einkum tilkomin vegna fagfélaga á sviði skjalastjórnar og þá ekki hvað síst fyrir tilstuðl- an Alþjóðasamtaka skjalastjóra - ARMA. Segja má að í alþjóðlega staðalinum um skjalastjórn, ÍST/ISO 15489:2001, endurspeglist þær viðteknu aðferðir við skjalastjórn sem höfðu verið notaðar frá upphafi en fengu ekki formlegt gildi fyrr en með útgáfu hans. Sumir hafa tekið svo djúpt í árinni að segja að með tilurð hans hafi skjalastjórn verið lögleidd sem vís- indagrein (Stephens, 2001). Við rannsóknina var stað- allinn hafður tíl viðmiðunar en hann tilgreinir eftirfar- andi stjórntæki sem þau mikilvægustu við skjalastjórn: Skjalaflokkunarkerfi og skráning skjala, geymslu- og grisjunaráætlun, aðgengis- og öryggisstefna og kerf- isbundinn efnisorðalykill (Staðlaráð íslands, 2005a; Staðlaráðíslands,2005b). Mikilvægir þættir við innleiðingu skjalastjórnar Ymsar rannsóknir staðfesta nauðsyn þess að stjórn- endur styðji við innleiðingu upplýsinga- og skjala- stjórnarkerfa. Gregory (2005) rannsakaði innleiðingu rafræns skjalastjórnarkerfis hjá the National Health Service Purchasing & Supply Agency í Bretlandi en bresku upplýsingalögin frá árinu 2000 gerðu kröf- ur til stofnunarinnar um innleiðingu kerfisins. Með tilkomu kerfisins urðu miklar breytingar á vinnu- brögðum og vinnuumhverfi starfsfólks en þær tók- ust í alla staði vel vegna stuðnings allra stjórnenda við innleiðinguna. Að sömu niðurstöðu komust Hernendez og Sawtschenko en þeir skoðuðu Palo Verde kjarnorkustöðina í Pheonix í Bandaríkjunum (2004). Armstrong og Sambamurthy (1999) rann- sökuðu innleiðingu upplýsingakerfa hjá tæplega 200 meðalstórum fyrirtækjum í Bandaríkjunum og var ein af niðurstöðum þeirra að því öflugri stuðning sem stjórnendur sýndu verkefninu, þeim mun betri varð útkoman og þekking þeirra sjálfra á upplýsingatækni skipti í þessu sambandi litlu máli. Rannsóknir hafa einnig sýnt að þjálfun starfsmanna skiptir miklu máli ef takast á að innleiða upplýsinga- kerfi í fyrirtækjum og stofnunum. Fjermestad og Hiltz (2000/2001) báru saman 54 tilviksathuganír sem gerð- ar höfðu verið á innleiðingu rafrænna hópvinnukerfa hjá bandarískum fyrirtækjum. Niðurstaða þeirra var sú að kennsla á kerfin og þjálfun starfsmanna í notkun þeirra var ein af veigamestu ástæðunum fyrir árangurs- ríkri innleiðingu. Dennis et al. (1998) komust að sömu niðurstöðu en rannsókn þeirra byggði á viðtölum og spurningakönnun meðal starfsmanna opinberra stofn- ana í Bandaríkjunum þar sem hópvinnukerfi höfðu verið innleidd. Ein meginástæða velgengni við innleið- inguna var þjálfun allra starfsmanna í notkun kerfisins. I áðurnefndri rannsókn Gregory (2005) var þjálfun annað lykilatriðið í velheppnaðri innleiðingu rafræns skjalastjórnarkerfis. Hlutverk Þjóðskjalasafns Islands gagnvart skjalastjórn opinberra stofnana Hlutverk Þjóðskjalasafnsins hefur breyst allmikið frá stofnun þess árið 1882. Helsta breytingin varð þó með setningu laga nr. 66/1985 um safnið en fram að þeim tíma hafði hlutverk þess nær einvörðungu falist í varðveislu skjala. Samkvæmt lögunum frá 1985 hefur safnið með höndum viðamikla ráðgjafar- og eftirlitsskyldu með skjalamálum opinberra aðila. Engu að síður er kveðið á um ábyrgð forstöðumanna skilaskyldra ríkisstofnana á skjalavörslu þeirra en athyglisvert er að í lögunum, jafnt sem útgefnu efni Þjóðskjalasafnsins, er ávallt talað um skjalavörslu . I lögunum er hlutverk Þjóðskjalasafnsins útfært í tíu liðum en hér verða einungis nefndir þeir þættir er mestu varða í samskiptum safnsins við opinberar stofnanir vegna skjalastjórnar en þeir eru: • Innheimta og varðveisla skjala afhending- arskyldra aðila • Eftirlit með skjalasöfnum afhendingarskyldra aðila, láta þeim í té ráðgjöf, gefa út leiðbeining- ar um skjalavörslu og tölvuskráningu og ákveða ónýtingu skjala sem ekki er talin ástæða til að varðveita til frambúðar • Fræðsla um skjalavörslu fyrir fólk sem á að annast skjalavörslu í opinberum stofnunum, s.s. með námskeiðum og leiðbeiningarritum Aðrir þættir í starfsemi safnsins snúa fremur að hlut- verki þess sem rannsóknarstofnunar í íslenskri sögu og skjalfræðum og þjónustu við fræðimenn. Eftirtaldir aðilar eru samkvæmt lögum skilaskyld- ir til Þjóðskjalasafnsins: Embætti forseta íslands, Alþingi, Hæstiréttur, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir rík- isins, fyrirtæki í eigu ríkisins, félagasamtök sem fá meirihluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulega styrks af opinberu fé. Þjóðskjalasafnið hefur áætlað að um 950 aðilar séu skilaskyldir til safnsins, þó umfang þeirra og starfsemi sé af misjafnri stærðargráðu (Þjóðskjalasafn íslands, 2005). Skilaskyldan miðast við 30 ára aldur skjala og BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007 25
Beinir tenglar