Bókasafnið

						er þá miðað við síðustu innfærslu í bók eða síðasta

bréf afgreidds máls. Hægt er að semja um undanþágu

frá þessu ákvæði og fá frestinn lengdan eða styttan.

Margir aðilar hafa nýtt sér þessa undanþágu, bæði

ráðuneyti og undirstofnanir og þá einkum í því skyni

að afhenda skjöl fyrr (Þjóðskjalasafn Islands, 1995).

Eins og áður sagði hefur Þjóðskjalasafnið verulegt

vald til afskipta af skjalamálum hins opinbera sam-

kvæmt lögum og skulu nú nefndir nokkrir þættir sem

sérstaklega er kveðið á um. I fyrsta lagi er opinberum

aðilum skylt að hlíta fyrirmælum safnsins um skrán-

ingu, flokkun og frágang skjala. Þetta þýðir í raun að

hver sú stofnun sem hefur í hyggju að koma á fót kerf-

isbundinni skjalastjórn þarf að fá samþykki safnsins

fyrir verkferlum og aðferðum áður en hafist er handa. I

öðru lagi þarf Þjóðskjalasafnið að samþykkja ný skjala-

vistunarkerfi og skjalageymslur áður en þau eru tekin í

notkun. Þriðja atriðið varðar grisjun skjala en óheimilt

er að ónýta nokkurt skjal í skjalasöfnum skilaskyldra

aðila nema heimild safnsins komi til eða samkvæmt sér-

stökum reglum sem settar verða um ónýtingu skjala.

Stjórnun og skipulag skjalamála stofnana

I rannsókninni var sjónum beint að ákveðnum þáttum

í starfsemi og aðstæðum þeirra tólf stofnana sem voru

viðfangsefni hennar til að kanna hvort innleiðing skjala-

stjórnar hefði átt sér stað og hvaða þættir hefðu stuðlað

að henni ef svo væri. Spurt var um eftirfarandi þætti:

1. Ábyrgð og umsjón skjalamála innan viðkom-

andi stofnunar

2. Stuðningur stjórnenda við innleiðingu skjala-

stjórnar

Þjálfun starfsmanna í skjalastjórn

Aðfengin ráðgjöf á sviði skjalastjórnar

Þekking ábyrgðaraðila/umsjónarmanna á laga-

umhverfi og stöðlum sem varða skjalastjórn

6. Aldur stofnana og fjöldi starfsmanna

Tafla 2 sýnir samanburð milli þátttakenda i rannsókn-

inni á helstu atriðum sem áhrif hafa á innleiðingu

skjalastjórnar.

Neðsta lína töflunnar sýnir samanlagðan fjölda

þátta sem skipta máli fyrir innleiðingu skjalastjórnar

fyrir viðkomandi stofnun og eftir því sem fjöldi þeirra

eykst, aukast líkur á að hún hafi átt sér stað hjá við-

komandi stofnun. Stofnunum má skipta niður í þrjá

hópa eftir fjölda þátta. I fyrsta hópnum eru þær stofn-

anir sem höfðu hvað flesta þættina en það voru stofn-

anir A, C, D og I með fimm til sjö þætti. I þeim næsta

voru stofnanir E, G, og L með þrjá til fjóra þætti og í

þeim þriðja voru stofnanir B, F, H, J og K með allt frá

engum upp í tvo þætti.

Stofnanir A, D og I skipuðu sér saman í hóp og

áttu það allar sameiginlegt að stuðningur stjórnenda,

sem metinn var út frá tveimur hlutlægum þáttum, var

til staðar innan stofnunarinnar, sérfræðingar höfðu

skipulagt skjalastjórn og í Stofnun I hafði jafnvel verið

ráðinn skjalastjóri með sérmenntun á þessu sviði.

Hinir umsjónarmennirnir tveir höfðu sótt námskeið

STOFNANIR A           BC           DEF           GHIJKL												

Stuðningur stjórnenda*	V		V	V	V		V		V			

Fræðsla um skjalastjórn fyrir almennt starfsfólk	V		V	V	V				V		V	

Fræðsla um skjalastjórn fyrir starfsmenn skjalamála	V	V	V	V	V	V			V			

Þekking á Upplýsingalögunum	V			V			V		V			V

Þekking á Stjórnsýslulögunum	V			V		V	V		V			V

Þekking á lögum um Þjóðskjalasafn íslands	V		V	V			V		V			V

Ráðgjöf sérfræðinga/ráðning skjalastjóra	V		V	V					V		V	

Fjöldi mikilvægra þátta við innleiðingu skjalastjórnar	7	1	5	7	3	2	4	0	7	0	2	3

Tafla 2 - Mikilvægir þættir við innleiðingu skjalastjórnar - samanburður milli stofnana

* Sérstakur ábyrgðarmaður og rafrænt skjalastjórnarkerfi

26

BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007