einn benti á þann aðila sem sá um skráningu erinda í skjalastjórnarkerfið en kom ekki að skjalastjórn að öðru leyti. Svo vikið sé að þætti stuðnings æðstu stjórnenda við skjalastjórn töldu allir viðmælendur nema einn að viðhorf yfirmanna þeirra til skjalastjórnar væru jákvæð og nefndu sem dæmi um stuðning við hana m.a. kaup og innleiðingu á rafrænum skjalastjórnarkerfum, kaup á sérfræðiþjónustu til að skipuleggja skjalastjórn og möguleika starfsfólks til að sækja námskeið. Stuðning stjórnenda var þó nauðsynlegt að meta út frá tveim- ur áþreifanlegum þáttum fremur en huglægu mati viðmælenda, annars vegar þeirri ákvörðun að setja málaflokknum sérstakan ábyrgðarmann og hins vegar að kaupa rafrænt skjalastjórnarkerfi. Hjá fimm stofn- unum fóru þessir tveir þættir saman. Annar þáttur sem rannsóknir hafa sýnt að skiptir miklu máli við innleiðingu upplýsingakerfa almennt hjá stofnunum og fyrirtækjum er þjálfun starfsmanna en með henni öðlast þeir þekkingu og færni í því sem þeir eru að fást við. I viðtölunum var spurt um fræðslu eða kennslu því þjálfunarhugtakið felur almennt í sér víðtækari reynslu en hér var átt við. Annars vegar var spurt um hvaða fræðslu eða kennslu almennir starfs- menn hefðu fengið um skjalastjórn og hins vegar þeir sem komu mest að skjalamálum, jafnt ábyrgðarmenn sem aðrir starfsmenn. Einungis ein stofnun stóð fyrir fræðslu um skjalastjórn fyrir almenna starfsmenn um skjalastjórn með reglubundnum hætti en skjalastjóri sá um hana. I fimm stofnunum höfðu starfsmenn fengið kennslu á rafræn skjalastjórnarkerfi en í öðrum fjórum höfðu hvorki þeir starfsmenn sem ábyrgir voru fyrir skjalastjórninni né heldur þeir sem unnu mest við hana fengið fræðslu um skjalastjórn. Miðað við þá miklu ábyrgð sem starfsfólk þessara stofnana bar á meðferð skjala með einum eða öðrum hætti er þetta tæpast ásættanlegt. Markviss fræðsla og þjálfun þarf að vera í boði og starfsmenn þurfa hvatningu frá stjórnendum til að sækja námskeið. „Redding" frá degi til dags er tæpast nægileg til að tryggja rétta með- ferð skjala og allra síst með tilliti til þeirra aðstæðna að þeir starfmenn sem báru ábyrgð og áttu að leiðbeina öðrum voru önnum kafnir við önnur störf en skjala- stjórn og suma þeirra skorti einnig fagþekkingu. Meðal viðmælenda var þekking á lagaumhverfi skjalastjórnar misjöfn og þekking á stöðlum er varða skjalastjórn nær engin. Víðtækustu lagaþekkinguna höfðu viðmælendur frá stofnunum þar sem sérfræð- ingar höfðu komið að skipulagi skjalamála eða unnu við þau. Mikill minnihluti stofnananna í rannsókninni eða fjórar af tólf höfðu fengið slíka ráðgjöf og aðeins ein stofnun var með skjalastjóra með sérmenntun í fag- inu. Tveir viðmælendur sögðust hafa heyrt um staðal um skjalastjórn, ÍST/ISO 15489:2001, en kunnu ekki önnur deili á honum. Aðeins einn viðmælandi átti staðalinn og þekkti hann vel en það var Svanfríður skjalastjóri hjá Stofnun I. Hvað varðar aðra staðla greindi Hrönn, skrifstofustjóri hjá Stofnun G, frá því að stofnunin færi eftir staðli um persónuupplýsingar, IST/ISO 17799:2000 Upplýsingatækni - Starfsvenjur fyrir stjórnun upplýsingaöryggis. Aðrir staðlar voru ekki nefndir í viðtölunum. Flestar stofnanirnar í rannsókninni voru yngri en 10 ára eða alls fimm. Tvær af þeim sem skora hæst í Töflu 2 voru í þeim hópi. Skýringin gæti verið sú að í dag sé tillit tekið til skjalamála að nokkru leyti þegar stofnunum er komið á fót og þær skipulagðar. Á hinn bóginn virtist fjöldi starfsmanna engin áhrif hafa á innleiðingu skjalastjórnar og er það í samræmi við ýmsar rannsóknir sem sýna að stærð fyrirtækja hefði lítil áhrif á velgengni innleiðingar upplýsingakerfa. Verkferlar og aðstæður við skjalastjórn stofnana I tímans rás hafa orðið til altækar aðferðir við skjala- stjórn sem eru viðhafðar alls staðar þar sem innleiðing hennar á sér stað. Áherslan á samræmd vinnubrögð er einkum tilkomin vegna fagfélaga á sviði skjalastjórnar og þá ekki hvað síst fyrir tilstuðlan Alþjóðasamtaka skjalastjóra - ARMA. Kenningin um lífshlaup skjals leggur m.a. grunn að alþjóðlegum viðurkenndum verklagsreglum við skjalastjórn og þeim hugtökum sem notuð eru í fræðilegri umræðu um hana. Eins og áður var nefnt má segja að í staðlinum IST/ISO 15489:2001 um skjalastjórn endurspeglist þær við- teknu aðferðir við skjalastjórn sem höfðu verið not- aðar frá upphafi en fengu ekki formlegt gildi fyrr en með útgáfu hans. I rannsókninni voru viðmælendur spurðir um ýmsa verkferla og aðstæður við meðferð skjala innan viðkomandi stofnana til að kanna hvernig skjalastjórn þeirra væri háttað og má þar nefna: 1. Umfang skjalastjórnar (tegundir skjala sem heyra undir skjalastjórn) 2. Meðferð pósts og tölvupósts og skráningu mála/ erinda 3. Leiðbeiningar um meðferð skjala 4. Rafræn skjalastjórnarkerfi 5. Flokkunarkerfi skjala 6. Efnisorð og endurheimt skjala 7. Geymslu- og grisjunaráætlun fyrir skjöl 8. Skjalageymslur 9. Aðgengis- og öryggismál skjala 28 BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007
Beinir tenglar