Bókasafnið

						STOFNANIR A           BCDEFGHIJ           KL												

Miðlæg opnun pósts	V	V	V	V	V		V		V		V	V

Miðlæg skráning pósts	V		V	V	V		V*		V		V*	V

Miðlæg skráning tölvupósts	V		V	V	V				V			

Skönnun skjala			V	V	V				V			

Reglur um meðferð tölvupósts	V			V							V	

Leiðbeiningar um meðferð skjala	V		V	V	V	V*	V		V	V*	V	V

Reglur um staðlað útlit og gerð skjala	V			V	V	V*	V		V	V*	V	V

Bréfsefni	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V

Staðlað útlit tölvupósts	V			V								

Skjalastjórnarkerfi	V		V	V	V		V		V	V	V	V

Flokkunarkerfi fyrir skjöl	V		V		V		V		V		V	V

Efnisorðagjöf			V						V			

Geymslu- og grisjunaráætlun	V			V							V	

Skilgreining ómissandi/mikilvægra skjala						V			V			V

Miðsafn fyrir skjöl	V	V*	V	V	V	V*	V	V*	V		v*	V*

Aðgengis- og öryggisstefna fyrir skjöl				V			V					

Aðgangsstýring möguleg í skjalastjórnarkerfi	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V

Reglur um aðgang að pappírsskjölum	V											

Reglur um afritatöku tölvukerfís	V							V		V		V

Reglur um eyðingu tölvupósts	V			V								

Eldtraustar skjalageymslur	V				V		V		V			

Sérstakar reglur um meðferð persónuupplýsinga							V					

Samtals verkferlar og búnaður	17	4	11	15	12	6	12	4	14	6	11	11

Tafla 3 - Verkferlar, stjómtæki og búnaður - samanburður milli stofnana

" fyrir hluta skjalanna

Tafla 3 sýnir samanburð milli þátttakenda á helstu

atriðum sem fjallað hefur verið um hér að framan.

í fremsta dálki eru taldir upp alls 22 verkferlar og

búnaður sem teljast meðal mikilvægustu stjórntækja

skjalastjórnar og ættu að vera til staðar innan skipu-

lagsheilda hafi skjalastjórn verið innleidd á annað

t>orð. Merkt er við í töflunni hvaða atriði voru fyrir

hendi í hverri stofnun. Neðsta lína töflunnar sýnir

samanlagðan fjölda atriða fyrir viðkomandi stofnun

°g eftir því sem fjöldi þeirra eykst þeim mun meiri

líkur eru á að innleiðing skjalastjórnar hafi tek-

ist hjá viðkomandi stofnun. Stofnunum má skipta

niður í þrjá hópa eftir fjölda þátta samanlagt. Fyrst

er að nefna þann hóp stofnana sem hafði flesta

þættina en það voru stofnanir A, D og I sem voru

með frá 14 - 17 atriði. Meðal þeirra voru miðlæg

opnum og skráning pósts og tölvupósts, rafrænt

skjalastjórnarkerfi, skönnun skjala, leiðbeiningar um

meðferð skjala, reglur um staðlað útlit og gerð skjala,

geymslu- og grisjunaráætlun og miðsafn fyrir skjöl.

fiÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007

29