Bókasafnið

						Öryggisþáttum var almennt betur sinnt í þessum hópi

en hjá hinum tveimur.

Öðrum hópnum tilheyrðu stofnanir C, E, G, K

og L með samtals 10 - 12 atriði. Helstu sameiginlegu

þættir meðal þeirra voru miðlæg opnun og skráning

pósts, þó í sumum þeirra væri aðeins hluti pósts skráð-

ur miðlægt, rafrænt skjalastjórnarkerfi, skjalaflokk-

unarkerfi, leiðbeiningar um meðferð skjala, reglur

um staðlað útlit og gerð skjala og miðsafn fyrir skjöl.

Öryggismálum hafði almennt verið minni gaumur

gefinn en í fyrrnefnda hópnum með einni undantekn-

ingu, Stofnun G, þar sem þeim var vel fyrirkomið.

I þriðja hópnum voru stofnanir B, F, H og J. Hér

voru fæst stjórntæki skjalastjórnar eða 4-6 atriði

og þar sem þau voru flest til staðar var það aðeins

fyrir hluta skjala viðkomandi stofnunar, sbr. F og J.

Innleiðing altækrar skjalastjórnar hafði ekki enn haf-

ist innan þeirra.

Umfang skjalastjórnar var víðtækast hjá Stofnun

G og Stofnun I en algengast var að hún tæki til bréfa

og tölvupósts, vinnuskjala, fundargerða og útgefins

efnis en þess ber að geta að ekki voru allar stofn-

anir með sömu skjalategundirnar. Skráning mála átti

sér stað í átta stofnunum eða hjá 75% þátttakenda

sem var heldur hærra hlutfall en fram kom í könnun

Þjóðskjalasafnsins frá 2004 þar sem 64% svarenda

skráðu mál. I öllum áðurnefndum átta stofnununum

voru mál skráð í rafrænt skjalastjórnarkerfi en könnun

Þjóðskjalasafnsins leiddi í ljós að einungis 50% þeirra

sem skráðu mál gerðu það rafrænt, 25 % skráðu mál

eingöngu á pappír og 25 % bæði rafrænt og á pappír.

I fjórum stofnunum í rannsókninni, eða 50% af þeim

sem gátu gert það á annað borð, voru erindi skönnuð

inn og í þremur þeirra fengu starfsmenn aldrei frum-

rit. Hlutfallið var hærra í könnun Þjóðskjalasafnsins

eða 65%.

I rannsókninni kom fram að í fimm stofnunum eða

41% tilvika fékk tölvupóstur sömu meðferð og um

bréf væri að ræða en í könnun Þjóðskjalasafnsins var

hlutfallið örlítið lægra eða 36%. Reglur um meðferð

tölvupósts var einvörðungu að finna í þremur stofn-

unum eða 25% sem var nánast það sama og útkoma

Þjóðskjalasafnsins sem var 23%.

Leiðbeiningar um meðferð skjala voru til í 10

stofnunum af 12, eða um 85% tilvika, en í tveimur

þeirra áttu þær þó aðeins við um hluta skjala. Það var

mun hærra hlutfall en í könnun Þjóðskjalasafnsins þar

sem aðeins 38% svarenda voru með slíkar leiðbein-

ingar. Reglur um staðlað útlit og gerð skjala voru til

hjá 75% stöfnananna en það sama gilti um þær og

leiðbeiningarnar að í tveimur stofnunum voru þær

einungis fyrir hluta skjala.

Rafræn skjalastjórnarkerfi voru til í níu stofn-

unum, eða 75% þeirra sem þátt tóku, sem var svipað

hlutfall og Þjóðskjalasafnið fékk í sinni könnun en í

einni var það aðeins fyrir hluta skjala. Sjö stofnanir

notuðu samræmt skjalaflokkunarkerfi/bréfalykil. Ein

stofnun notaði stýrðan efnisorðalista til að auðvelda

leitir og litlu fleiri, eða þrjár, voru með geymslu- og

grisjunaráætlun eða 25 % sem er svipað og í könnun

Þjóðskjalasafnsins sem fékk 21% hlutfall. Þrjár stofn-

anir höfðu skilgreint hvaða skjöl þeirra væru mikilvæg

eða ómissandi fyrir starfsemina.

Miðsafn fyrir skjöl var til staðar í öllum stofn-

ununum nema einni en í fimm þeirra aðeins fyrir

hluta skjalanna. Skjalasöfnum var alls staðar hægt

að læsa nema hjá Stofnun E og Stofnun K en í þeim

báðum var stærstur hluti skjalanna geymdur í hillum

eða hirslum á göngum. Fjargeymslum var einnig alls

staðar hægt að læsa þó það væri ekki gert í öllum

tilfellum. Aðeins fjórar stofnanir höfðu eldtraustar

skjalageymslur af einhverju tagi. Afritataka af rafræn-

um kerfum var í flestum tilfellum ekki í höndum

skjalastjórnar heldur tölvudeilda innan stofnananna

eða tölvufyrirtækja. Tvær stofnanir voru með skil-

greinda aðgengis- og öryggisstefnu fyrir skjöl og reglur

um aðgang að pappírsskjölum voru einungis til í einni

stofnun. Reglur um afritatöku rafrænna upplýsinga

var að finna í fjórum stofnunum en aðeins í tveimur

um eyðingu tölvupósts. Ein stofnun hafði mótað sér

sérstaka stefnu um meðferð persónuupplýsinga.

I hópnum þar sem flest stjórntæki skjalastjórnar og

flesta vinnuferla var að finna voru skjalamál skipulögð

af sérfræðingum og þeim bæði miðstýrt af ábyrgum

starfsmanni og unnin eingöngu eða mest af sama aðila.

Almennir starfsmenn jafnt og þeir sem báru ábyrgð

á málaflokknum höfðu fengið einhverja fræðslu um

skjalastjórn. Annar hópurinn hafði innleitt mörg af

helstu hjálpartækjum skjalastjórnar án aðstoðar sér-

fræðinga og miðstýring var minni en í fyrrnefnda hópn-

um og engin í sumum tilvikum. Almennir starfsmenn

komu mun meira að meðferð skjala og báru meiri

ábyrgð á verkferlum. Fræðsluþátturinn var áberandi

lakari en í fyrri hópnum og jafnvel þeir sem ábyrgð

báru á málaflokknum höfðu ekki aflað sér neinnar

formlegrar þekkingar. I þriðja hópnum var ekki um

að ræða neina verkferla nema á afmörkuðu sviði innan

viðkomandi stofnana sem tengdist þeim sértæku upp-

lýsingakerfum sem þær réðu yfir og vörðuðu starfsemi

þeirra mest. Miðstýring var engin og hver starfsmaður

bar ábyrgð á skjölum sem tilheyrðu hans starfssviði.

Almennt höfðu starfsmenn stofananna í hópnum nær

enga fræðslu fengið um skjalastjórn.

Að ofansögðu má álykta að ef stofnanir hyggjast

innleiða skjalastjórn sé best að ráða sérmenntaðan

starfsmann til starfa en næstbesti kosturinn er að fá

utanaðkomandi sérfræðinga til ráðgjafar við skipu-

lagningu   málaflokksins   ef  hvorki   ábyrgðarmaður

30

BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007