Bókasafnið

						né aðrir starfsmenn hafa sérþekkingu á skjalastjórn.

Síðan þarf að fela umsjónina ákveðnum starfsmanni

innanhúss og þarf hann að hafa einhverja fagþekk-

ingu til að geta leiðbeint öðrum og tekið ákvarðanir.

Slíkt ferli hafði tekist vel í stofnunum A, C og D and-

stætt Stofnun K þar sem starfsmaður með sérþekk-

ingu hafði skipulagt verkferla en að verkinu loknu var

enginn tiltekinn aðíli sem hélt utan um málaflokkinn.

Starfsmenn voru skikkaðir til að sjá um ákveðna

þættí í meðferð skjala án þess að hafa til þess nokkrar

faglegar forsendur. Jafnvel leiðbeiningarrit sem gerð

höfðu verið voru þar ekki notuð.

Þær fjórar stofnanir sem höfðu ekki innleitt altæka

skjalastjórn fóru ekki að ákvæðum Upplýsingalaganna

um skráningu mála sem berast stofnunum en 10 ár

eru liðin frá því þau voru sett. Stjórnendur þeirra virt-

ust annaðhvort ekki vera meðvitaðir um þetta ákvæði

eða höfðu það að engu því ekkí var fyrirhugað að

innleiða skjalastjórn í þessum stofnunum. Tveir þess-

ara stjórnenda voru viðmælendur í rannsókninni og

gáfu þau svör að umfang almennra erinda værí það

lítið að ekki tæki því að gera breytingar á núverandi

fyrirkomulagi.

Segja má að öryggismálum skjala, s.s. aðgengi

og eldvörnum, hafi almennt minna verið sinnt hjá

stofnunum í rannsókninni heldur en öðrum þátt-

um í skjalastjórn. Reglur um umgengni og meðferð

skjala höfðu þó helst verið settar þar sem sérfræð-

ingar höfðu komið að skipulagningu málaflokksins.

Hægt er að halda fram með nokkrum rétti að kröfum

um sérstaka meðferð persónuupplýsinga hafi verið

fórnað fyrir vinnuhagræði hjá flestum stofnununum

í rannsókninni. Langflestar nýttu sér ekki þá aðgangs-

takmörkun sem möguleg var í rafrænu skjalastjórnar-

kerfunum og skjalageymslur voru hafðar opnar eða

ólæstar til þæginda fyrir starfsfólkið svo það gæti sjálft

náð í gögn og til að það tæki sem minnstan tíma. Rök

flestra viðmælenda voru þau að allir þyrftu að hafa

aðgang að öllu og allar upplýsingar væru jafnmikil-

vægar og viðkvæmar og starfsfólkið gerði sér grein

fyrir því. Það virtist þó sem að sumu leyti væri betur

væri hugað að sértækum upplýsingakerfum þeirra

stofnana þar sem ekki var altæk skjalastjórn, og þá

einkum hvað varðar aðgengi að skjölum, heldur en

skjalastjórnarkerfum sumra annarra stofnana sem þó

höfðu innleitt skjalastjóm. Dæmi um þetta voru m.a.

sjúkraskrár sem vel var hugsað um þrátt fyrir að með-

ferð annarra skjala viðkomandi stofnana væri ekki í

samræmi við kröfur skjalastjórnar.

Samskipti Þjóðskjalasafhs Islands

við opinberar stofnanir

Hér að framan var minnst lítillega á lög um safnið frá

1985 en þar er m.a. kveðið á um að safnið skuli ekki

aðeins innheimta skjöl opinberra aðila og varðveita

þau, heldur einnig veita sömu aðilum ráðgjöf og leið-

beiningar í skjalamálum og hafa eftirlit með hvernig

þeim sé fyrirkomið. Viðmælendur voru spurðir um

eftirfarandi atriði:

1.   Þekkingu á hlutverki Þjóðskjalasafnsins og sam-

skiptum við safnið

2.   Ráðgjöf  Þjóðskjalasafnsins   og   eftirliti   með

skjalamálum stofnana

3.   Áhrif sumarlokunar safnsins á starfsemi stofn-

ana

4.   Innheimtu skjala og aðfangastefnu safnsins

Ennfremur var tekið viðtal við yfirmann hjá Þjóð-

skjalasafninu um sömu atriði, annars vegar til að gera

grein fyrir aðstæðum safnsins til þess að uppfylla áður-

nefndar lagaskyldur og hins vegar viðhorfum til þeirra.

Tafla 4 sýnir samanburð á svörum milli stofnana.

Viðmælendur frá öllum stofnununum í rannsókn-

inni þekktu varðveisluhlutverk Þjóðskjalasafnsins

en aðeins fimm voru meðvitaðir um ráðgjafar- og

eftirlitshlutverkið enda hafði lítil skipulögð kynn-

ing átt sér stað á því af hálfu safnsins meðal stofn-

ana almennt. Meirihluti stofnananna í rannsókninni,

eða sjö alls, hafði lítil sem engin samskipti haft við

Þjóðskjalasafnið. Þrjár stofnanir höfðu aldrei átt sam-

skipti við safnið og í öðrum þremur höfðu sérfræðing-

ar sem skipulögðu skjalamál þeirra átt í samskiptum

við það. Viðmælandi frá einní stofnun til viðbótar

hafði hringt til að leita sér upplýsinga um geymslu-

mál skjala. Enginn þessara sjö stofnana hafði afhent

Þjóðskjalasafninu skjöl.

Hins vegar höfðu hinar stofnanirnar fimm sem

þátt tóku í rannsókninni sent skjöl í safnið og fengið

aðstoð við frágang þeirra. Minnihluti stofnana eða

einungis þrjár af þeim sjö sem voru með skjalaflokk-

unarkerfi höfðu fengið samþykki Þjóðskjalasafnsins

fyrir kerfinu en á hinn bóginn hafði safnið samþykkt

geymsluáætlanir hjá þeim þremur stofnunum sem

höfðu slíkar áætlanir.

Aðeins tvær stofnanir höfðu nýtt sér ráðgjöf

safnsins og voru starfsmenn þeirra í góðum tengslum

við starfsmenn Þjóðskjalasafnsins. Safnið hafði jafn-

vel kynnt starfsemi sína sérstaklega í annarri þeirra.

Viðmælendur frá sjö stofnunum töldu sig þurfa á

ráðgjöf safnsins að halda í framtíðinni; þrír vegna raf-

rænnar varðveislu skjala, aðrir þrír vegna geymslu- og

grisjunaráætlana og einn vegna afhendingar skjala til

safnsins. Minnihluti viðmælenda eða frá fimm stofn-

unum taldi sig ekki þurfa á aðstoð safnins að halda.

Ljóst er að Þjóðskjalasafnið hefur ekki að fullu

getað uppfyllt lagalegar skyldur sínar er lúta að

eftirlits- og ráðgjafarhlutverki gagnvart skjalamálum

BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007

31