Bókasafnið

						STOFNANIR A             BC              DEFGHIJKL												

Þekking innan stofnunar á varðveisluhlutverki safnsins	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V	V

Þekking innan stofnunar á ráðgjafar-og eftirlitshlutverki safnsins	V	V	V				V		V			

Stofnun fengið ráðgjöf við skjalastjórn			V						V			

Stofnun fengið ráðgjöf við afhendingu skjala		V	V						V	V		V

Þjóðskjalasafn samþykkt skjalaflokkunarkerfi stofnunar	V		V								V	

Þjóðskjalasafn samþykkt geymsluáætlun stofnunar	V			V							V	

Tafla 4 - Samskipti stofnana við Þjóðskjalasafn íslands - samanburður

opinberra stofnana vegna manneklu sem stafar af fjár-

skorti. I stað skipulegs eftirlits og ráðgjafar hefur verið

brugðist við áreiti, eins og starfsmaður safnsins orðaði

það, frá stofnunum. Leiðbeiningarhlutverkinu hafði

í fyrsta lagi verið framfylgt með útgáfu handbóka um

skjalavörslu fyrir mismunandi tegundir stofnana, í

öðru lagi með námskeiðahaldi um skjalavörslu og í

þriðja lagi með því að leiðbeina starfsfólki um ýmsa

þætti í skjalavörslu með heimsóknum til viðkomandi

stofnana. Skjalastjórn er enn verulega ábótavant hjá

stórum hluta opinberra aðila þó 10 ár séu liðin frá

gildistöku Upplýsingalaganna sem kveða á um kerf-

isbundna skjalastjórn meðal þeirra. Þriðjungur þátt-

takenda í rannsókninni skráði ekki mál er þeim bárust

en hlutfallið í könnun Þjóðskjalasafnsins frá 2004 var

um 40%. Þrátt fyrir að safnið skírskoti til ábyrgðar

forstöðumanna stofnana á skjalamálum þeirra, jafnt

og á annarri starfsemi, er ljóst að með lögunum er

safninu falinn þessi tiltekni málaflokkur og gætu

forstöðumenn stofnana krafist þjónustu af safninu á

grundvelli þeirra. Fjárskortur var einnig ástæða þess

að loka varð safninu í mánuð yfir sumartímann vegna

manneklu en reynt var að forða stofnunum frá óþæg-

indum með góðum undirbúningi.

Ástæða er til að velta fyrir sér hvort Þjóðskjalasafnið

búi yfir nægri sérfræðiþekkingu til að geta veitt opin-

berum aðilum ráðgjöf við skipulagningu skjalamála. í

raun má segja að starfsmenn safnsins séu sérfræðingar

í þeim hluta safnkostsins sem eru söguleg skjöl. Átta

sagnfræðingar eru þar starfandi en enginn starfs-

maður hefur- sérmenntun á sviði skjalastjórnar. Þau

ráðgjafarfyrirtæki sem helst hafa komið að skipulagn-

ingu skjalamála hér á landi, bæði hjá fjölmörgum

einkafyrirtækjum og opinberum aðilum, eru einkum

starfrækt af bókasafns- og upplýsingafræðingum, oft

með sérmenntun á sviði skjalastjórnar, en ekki sagn-

fræðingum. Hjá Stjórnarráðinu einu vinna milli 15

og 20 bókasafns- og upplýsingafræðingar við skjala-

stjórn. Þar sem hlutverk Þjóðskjalasafnsins er einnig

að skipuleggja skjalastjórn væri æskilegt að safnið réði

slíka sérfræðinga. I lögum um safnið er hins vegar

kveðið á um að við safnið starfi skjalfræðingur eða

sagnfræðingur með skjalfræðimenntun. Starfsmaður

Þjóðskjalasafnsins var spurður hvað fælist í að vera

skjalfræðingur og hvaða menntun þyrfti að hafa til

að geta kallað sig það. Hann svaraði því til að skjal-

fræðingur væri varla til sem starfsheiti hér á landi og

það væri ekki lögverndað starfsheiti en það sem fæl-

ist í starfsheitinu væri lýsing á skjalfræði (e. archival

science) sem eru fræði um skjalasöfn og skjalavörslu.

I þeim væri m.a. lögð áhersla á þekkingu á svokall-

aðri upprunareglu (e. principle of provenance) en

með henni er átt við að skjalasöfnum sé ekki blandað

saman og þau séu látin halda sér eins og þau voru

mynduð af þeim sem unnu með skjölin og gengu frá

þeim á sínum tíma. Einnig væri um að ræða þætti eins

og aðferðir við skráningu og röðun skjala, aðferðir

og hugmyndir um grisjun skjala, lestur á eldri skrift,

notkun skjala sem heimilda, gamlar og nýjar skjala-

vörsluaðferðir, forvörslu og geymsluaðferðir.

Hugmyndir Þjóðskjalasafnsins um skjalastjórn

fara ekki saman við viðteknar skilgreiningar fræði-

manna á sviði skjalastjórnar á hugtakinu. Safnið hefur

litið á skjalastjórn sem hluta af skjalavörslu og í raun

er hugtakið skjalastjórn aldrei notað af starfsmönnum

safnsins, hvorki í ræðu né riti. Sérfræðingar á sviði

skjalastjórnar, t.d. innan Alþjóðasamtaka skjalastjóra

(ARMA) skilgreina hins vegar skjalavörslu sem síð-

asta skeiðið í lífshlaupi skjals þegar kemur að varan-

legri varðveislu og er því um mun þrengra hugtak

32

BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007