Bókasafnið

						á vinnustað. Einnig var spurt um viðhorf til teymis-

vinnu, hópvinnukerfa og innra nets skipulagsheild-

anna. Allir viðmælendur voru spurðir um vinnuleið-

beiningar og verkferla og hlutverk þeirra á dagleg

störf. Viðmælendur voru spurðir um meðhöndlun á

skjölum sem notuð voru til daglegra starfa. Að lokum

voru allir viðmælendur beðnir um að skilgreina þekk-

ingu.

Umræður

Markmiðið með rannsókninni var tiltölulega skýrt frá

upphafi. En það var í fyrsta lagi að kanna hvaða upp-

lýsingar eru notaðar í skipulagsheildum í fjármála-

starfsemi og hvernig þær eru metnar. I öðru lagi hvað

þekking er í huga starfsfólks í skipulagsheildum í

fjármálastarfsemi. í þriðja lagi hvort vísbendingar séu

um að þekkingarsköpun fari fram í skipulagsheildum

í fjármálastarfsemi. Rannsóknarspurningarnar sem

lagt var af stað með í upphafi voru margar en fækkaði

þegar leið á rannsóknina. Þær urðu að lokum sex.

1.   Hvaðan koma upplýsingarnar sem starfsfólk

skipulagsheilda í fjármálastarfsemi notar?

2.   Hversu mikilvægt er að temja sér upplýs-

ingalæsi í starfi?

3.   Hvað er þekking í huga starfsfólks skipulags-

heilda í fjármálastarfsemi?

4.   Hvernig fer þekkingarsköpun fram innan

skipulagsheilda í fjármálastarfsemi?

5.   Á hvaða hátt skilgreina yfirmenn skipulags-

heildir í fjármálastarfsemi ?

6.   Eru vísbendingar um að aðferðir þekking-

arstjórnunar séu notaðar í skipulagsheildum í

fjármálastarfsemi?

Yfirþemu rannsóknarinnar urðu fjögur. Þau eru öflun

upplýsinga, mat á upplýsingum, hvað er þekking í

huga viðmælenda og þekkingarsköpun. Undirþemun

urðu einnig fjögur. Innri upplýsingar, ytri upplýsing-

ar, leynd þekking og ljós þekking. Þekkingarstjórnun

byggir á upplýsingum og mér lék forvitni á að kanna

hvaðan upplýsingar í skipulagsheildum í fjármála-

starfsemi koma. Markmiðið með þemanu um öflun

upplýsinga var að kanna það. Undirþemun innri og

ytri upplýsingar komu fram við greiningu gagnanna.

Eftir því sem gögnin voru lesin oftar yfir koma þessi

skipting viðmælenda á innri og ytri upplýsingum

í ljós. Markmiðíð með öðru þemanu var að kanna

hvernig og hvort starfsmenn skipulagsheilda í fjár-

málastarfsemi meta upplýsingar. Það átti jafnt við ytrí

og innri upplýsingar skipulagsheildanna. Þekking er

aðalviðfangsefni þekkingarstjórnunar og því fannst

mér viðeigandi að kanna hvaða augum starfsfólk í

skipulagsheildum í fjármálastarfsemi lítur þekkingu.

Þriðja yfirþema rannsóknarinnar fjallar um þekkingu.

Undirþemun leynd þekking og ljós þekking komu

fram við lestur gagnanna. Við greiningu gagnanna var

flokkun Michael Polanyi í leynda og ljósa þekkingu

höfð til hliðsjónar. Þemað um þekkingarsköpun kom

einnig fram við greiningu gagnanna. Viðmælendur

mínir áttu það allir sameiginlegt að vinna mikið í

teymum og taka þátt í fundum. I fræðum þekking-

arstjórnunar hefur teymisvinna og fundarseta verið

talin ein af undirstöðum þekkingarsköpunar. Við

greiningu fjórða þemans voru kenningar Peter Senge

og SECI líkan Nonaka og Takeuchi til hliðsjónar við

greiningu gagnanna.

Hvaðan koma upplýsingar sem starfsfólk

skipulagsheilda í fjármálastarfsemi notar?

Upplýsingar sem starfsfólk skipulagsheilda í fjár-

málastarfsemi notar eru fjölbreyttar og koma víða

að. Þær koma úr tölvukerfum skiplagsheildanna og

skjölum. Ennfremur innra neti og óformlegum fund-

um. Starfsfólk skipulagsheilda í fjármálastarfsemi

aflar upplýsinga eftir hefðbundnum og óhefðbundn-

um leiðum. Starfsfólk notar persónuleg sambönd

við samstarfsfólk og aðila fyrir utan skipulagsheild-

irnar. Einnig er Intemetið, gagnabankar, opinberar

stofnanir og skjalasöfn notuð til upplýsingaöflunar.

Þessar niðurstöður eru í samræmi við niðurstöður

rannsóknar Chang og Hung frá árinu 2003. Sú rann-

sókn leiddi i ljós að starfsfólk hugbúnaðarfyrirtækis í

Taiwan skiptu innri upplýsingum i tvennt. Jafnframt

kom það fram að ytri upplýsingar sem leitað var að

komu víða að og eftir óformlegum og formlegum

leiðum.

Almennt fannst viðmælendum mín auðvelt að

afla upplýsinganna og enginn vildi kannast við að

samkeppni á vinnustað hefði áhrif á upplýsingaöflun.

Andri Sveinsson sagði að hjá þeim hefði verið sköpuð

menning sem hvatti fólk til að deila upplýsingum.

Það sem Andri taldi aftur á móti að gæti haft áhrif á

að fólk deildi upplýsingum væri tímaskortur.

Þegar talið barst að innri upplýsingum gætti nokk-

urs ruglings í tali um gögn og skjöl. Starfsfólk notaði

jöfnum höndum orðin gögn og skjöl og átti það þá

oftast við skjöl. Engin skipulagsheildanna þriggja

hafði formlega skjalastjórnarstefnu. Á einum stað

var verið að innleiða skjalastjórn. Á öðrum stað var

verið að nota skjalaflokkunarkerfi sem var aðlagað að

starfsemi deildanna. Á þriðja staðnum sá hver deild

fyrir sig um sín skjalamál. Maður veltir því fyrir sér

hvort það gæti haft áhrif ef um væri að ræða formlega

skjalastefnu í skipulagsheildunum og hvaða áhrif hún

myndi hafa. Þau fræði sem liggja að baki skjalastjórn

gera ráð fyrir kerfisbundinni flokkun,  skráningu,

70

BÓKASAFNIÐ 31. ÁRG. 2007