Vísbending - 29.09.2000, Blaðsíða 2

ÍSBENDING
Um þekkingu og þekkingarstj ómun
Runólfur Smári
Steinþórsson
viðskiptafræðingur
Innan viðskiptafræðinnar hefur
áhugi á þekkingu og stjómun þekk-
ingar innan fyrirtækja, stofnana og
á milli aðila í athafnalífinu orðið æ fyrir-
ferðameiri á undanförnum ámm. Sífellt
fleiri fyrirtæki hafa á sama tíma gert
opinbert, með einum eða öðmm hætti,
að þau skilgreina sig sem þekkingar-
fyrirtæki.Hver er skýringin á þessum
áhuga og aðgerðum fyrirtækjanna?
Hvað er átt við með hugtakinu þekk-
ingu? Hvað felst í fyrirbærinu þekkingar-
stjórnun og hvernig tengist það hug-
tökum eins og lærdómsfyrirtæki eða
þekkingarfyrirtæki? í þessari grein er
leitast við að svara þessum spumingum
á almennan og hnitmiðaðan hátt.
Þekking er auðlind
Mikilsmetnir fræðimenn, eins og
Peter Drucker' og Ikujiro Non-
aka2, benda á að þekkingin sé að verða
sú auðlind sem mestu ráði um afkomu
fyrirtækja og samkeppnishæfni þeirra.
Þeir, og ýmsir fleiri,3benda á að þekk-
ingin sé sjálfstæð en óáþreifanleg auð-
lind. Þessari auðlind er stundum lýst
sem pýramída, samsettum úr fjórum
lögum. I neðsta laginu er vísað til gagna
og upplýsinga í því næsta. I þriðja laginu
er þekking orðin til og í fjórða og efsta
laginu er auðlindinni lýst sem visku.
Sem einfalt dæmi um þessa stigskipt-
ingu bendir David Skyrme4 á að upplýs-
ingar eins og veðurspá verða að þekk-
ingu þegar ályktun er dregin af spánni,
t.d. að truflanir geti orðið á starfsemi, og
síðan visku þegar ráðist er í aðgerðir
sem eyða þeirri ógnun sem fyrir liggur.
Þekkingin verðurtil gegnum ákveðið
ferli sem í raun reynist sérstakt fyrir hvert
fyrirtæki fyrir sig. Það sem gerir ferlið
sérstakt er samtvinnunin á upplýs-
ingum, reynslu úr fyrirtækinu og ráðandi
gildismati meðal þeirra sem að málinu
koma. I stjómun fyrirtækisins skiptir
síðan miklu að þróa aðferðir og búa til
umgjörð sem gerirþví kleift, á skilvirkan
og árangursríkan hátt, að skapa þekk-
ingu, ná utan um hana, safna henni
saman,breiða hana út og síðast en ekki
síst að nota þá þekkingu og fæmi sem
tiltæk er. í þessum aðferðum, sem fyrir-
tækið tileinkar sér, er fólgið það lær-
dómsferli sem heldur við og eflir þekk-
ingu fyrirtækisins. I samræmi við það
em þau fyrirtæki og stofnanir sem huga
vel að þekkingu sinni og lærdómi skipu-
lagsheildarinnar ýmist kölluð lærdóms-
fyrirtæki eða þekkingarfyrirtæki. Fyrir-
tækin standa því aðeins undir nafni að
þau geti, fljótt og vel, nýtt þekkingu
sínatil að grípaþautækifæri sem bjóðast
og takast á við þau vandamál sem glíma
þarf við í rekstrinum. Eðli málsins sam-
kvæmt er þekkingin nýtt bæði til að gera
rekstur skilvirkari og árangursríkari.
Skilgreining
Auðlindina þekkingu má skilgreina
nánar sem innsæi og skilning á öllu
því sem skiptir máli í starfsemi tiltekins
fyrirtækis eða stofnunar, t.d.skilning á
tilteknum lykilþætti í starfsemi fyrirtæk-
is, mikilvægu atriði í samskiptum milli
manna eða aðgerðum á ákveðnu starfs-
sviði. Um er að ræða skilning sem verður
til þegar upplýsingar, sem byggðar eru
á gögnum, hafa verið settar í samhengi
við starfsemi fyrirtækisins á ölluin svið-
um þess. Skilningurinn er í raun afar
víðtækur og hann má útskýra nánar með
hjálp spurnarorða eins og hvað, hvernig,
hver, hvar, hvenær, hvers vegna.
Eftirfarandi orðasambönd gefa því
skýrari hugmynd um hvað þekking er:
„know-what“, „know-how“, „know-
who“, „know-where“, „know-when“,
„know-why“.
Homsteinn þekkingar
ekking er skiljanlega nátengd þeim
mannauði sem fyrirtæki ræður yfír
en það er engu að síður mikilvægt að líta
á þekkingu sem auðlind út af fyrir sig.
Starfsfólkið gegnir afar mikilvægu hlut-
verki í sköpun, miðlun og hagnýtingu
þekkingar. Lærdómur einstaklinga, og
vilji þeirra til að miðla upplýsingum sín
á milli, er í raun grundvailarforsenda
fyrir þekkingaröflun og lærdóm fyrir-
tækis eða stofnunar í heild sinni. Fyr'r
fyrirtækið í heild er það síðan útbreiðsla
og hagnýting viðeigandi þekkingar sem
mestu skiptir. Ein algengasta flokkunin
á þekkingu sýnir á hinn bóginn að
útbreiðsla þekkingar getur ýmist verið
auðveld eða erfið. Þegar útbreiðsla
þekkingar er erfið er talað um þekkingu
sem er undirskilin. Hérna er átt við
þekkingu sem ekki verður lýst til
fullnustu í orðum. Þekkingin er bundin
við færni, innsæi og reynsluheim ein-
staklinga og er m.a. fólgin í sameigin-
legum gildum, starfsaðferðum og menn-
ingu fyrirtækja. Þessa leyndu þekkingu
(e. tacit knowledge) er ekki mögulegt að
breiða út nema í sínu rétta samhengi,
þ.e. meðal þeirra sem þekkja til starfs-
háttanna og umhverfisins.
Að þekking sé þannig háð samhengi
sínu á hins vegar ekki við um þá tegund
þekkingar sem til fullnustu má skýra í
orðum eða með öðru táknmáli. Slík
þekking er sögð vera ljós (e. explicit
knowledge) og hana má geyma á ýmsu
formi. Einfaldast er að hugsa sér slíka
þekkingu sem hugbúnað sem auðvelt
er að draga saman og flölfalda á t.d.
pappírsformi eða í rafrænu formi. Þannig
sést að það er inun auðveldara að breiða
út ljósa þekkingu en leynda og eins að
Ijós þekking hafi í ríkari mæli verið við-
fangsefni þekkingarstjórnunar en leynd
þekking.
Þekkingarstj ómun
Til að tryggja árangur fyrirtækis er
mikilvægast að hafa stjóm á þekk-
ingarauðnum og til þess þarf stjórnkerfi
þess, skipulag og tækninotkun að
stuðla að öflun, vistun og dreifmgu
þekkingarinnar. Þessi atriði eru þó
aðeins nauðsynlegar en ekki nægilegar
forsendur þekkingarstjórnunar. Menn-
ing fyrirtækisins verður einnig að miða
að því að hagnýta þessa auðlind.
Þekkingarstjórnunin sjálf er síðan það
ferli sem sér til þess að þær upplýsingar,
sá skilningur og sú þekking sem nauð-
synleg er til að leysa úr þeim viðfangs-
efnum rekstrarins sem við er að glíma
séu til staðar í réttu magni á réttum tíma.
Lykilatriði í þekkingarstjórnuninni
er samhæfingar- og samtengingargetan.
Arangurinn veltur á umfangi þekking-
arinnar sem fyrirtækið ræður yfír,
sveigjanleikanum í meðferð þekkingar-
innar, skilvirkninni í samþættingu henn-
ar og hversu markvisst hún er hagnýtt.
Lykill að ávinningi
Hér að ofan hefur verið stiklað á stóru
um þekkingu, þekkingarfyrirtæki
og þekkingarstjórnun. Með því að beina
sjónum að þekkingu eru fyrirtæki að
gera sér far um að komast að kjarna
sínum. Þessikjamiereinmittgrunnurinn
að því sem fyrirtæki hafa fram að færa og
er sömuleiðis lykilinn að þeim ávinningi
sem fyrirtæki hafa að bjóða viðskipta-
vinum sínum.
1 Peter Drucker varð fyrstur til að setja fram hugtakið ‘know-
ledge worker’ og hann hefur í Qölda greina og bóka rætt um
mikilvægi þekkingar sem auðlindar í rekstri fyrirtækja, nú
síðast í bókinmManagemenl Challengesfor the 21.st Century,
Harper Business (1999).
2 Ikujiro Nonaka hefúr ásamt Hirotaka Takeuchi skrifað tíma-
mótaverk um sköpun þekkingar í fyrirtækjum: The Know-
ledge Creating Company, Oxford University Press (1995).
3 Sjá athyglisverðar greinar og kafla í bókunum Knowledge
and Strategy, Butterworth Heinemann (1999) ritstýrt af Mi-
chael H. Zack og The Knowledge Advantage, CapstonePub-
lishing (1999) ritstýrt af Rudy Ruggles og Dan Holtshouse.
4 David J. Skyrme er höfundur bókarinnar Knawledge Net-
working: Creatingthe Collaborative Enterprise, Butterworth
Heinemann (1999).
2