Vísbending - 01.06.2001, Blaðsíða 3

ISBENDING
Að gera ranga hluti rétt
^ Þór Sigiusson
w hagl'ræðingur
Arið 1982 urðu þau mistök í frá-
rennslisstöðinni á Nut Island í
Massachusettsfylki í Bandaríkj-
unum að fimmtán milljarðar lítra af frá-
rennsli runnu óhreinsaðir í Bostonhöfn.
Við rannsókn á starfsemi stöðvarinnar
kom fleira í ljós sem benti til þess að
eitthvað hefði farið verulega úrskeiðis
við stjórn hennar. Til að mynda höfðu
starfsmenn um árabil notað svo mikið
magn af klór til vatnshreinsunar að hið
„hreinsaða" frárennsli hafði orðið meiri
mengunarvaldur en hefði það runnið
óhreinsað til sjávar.
Hvernig gátu jafn afdrifarík mistök
orðið hjá þessari frárennslisstöð sem
hafði um langt skeið verið um margt til
fyrirmyndar í samanburði við aðrar
hreinsistöðvar Bostonborgar? Starfs-
menn stöðvarinnar höfðu sinnt starfi
sínu vel, ekki krafist launa fyrir y firvinnu
og jafnvel greitt úr eigin vasa fyrir vara-
hluti í stöðina. Þá höfðu æðstu yfirmenn
hreinsistöðva borgarinnar haft lítil
afskipti af stöðinni í samanburði við
systurstöðvarnar þar sem hún virtist
ganga vel án afskipta þeirra.
Orsakakeðjan
Paul Levy ritar grein í Harvard Busi-
ness Review (mars 2001) um orsakir
þeirra mistaka sem urðu í starfsemi
stöðvarinnar. Levy setur fram kenningu
sem hann nefnir „The Nut Island effect“
og skýrir m.a. það sem fór úrskeiðis í
frárennslisstöðinni: 1) Hluti af starfi
fyrirtækis er unninn fjarri aðalstjórn-
endum, eigendum eða viðskiptavinum.
2) Starfsliðið vinnur sín verk af kost-
gæfni en smám saman einangrast starf-
semin frá höfuðstöðvunum. 3) Engin
þörf virðist á afskiptum þar sem á yfir-
borðinu virðist allt slétt og fellt. 4) I
höfuðstöðvum er litið á starfsemina sem
sjálfala og aðalstjórnendur virða að
vettugi athugasemdir einstakra starfs-
manna. 5) Ahugaleysi yfirmanna leiðir
til þess að starfsmenn telja sig ekki hafa
gagn af samskiptum við þá eða höfuð-
stöðvarnar. 6) Tortryggni eykst sem
leiðir til þess að starfsemin einangrast
enn meira og starfsmenn líta í auknum
mæli á sig sem einskonar útlaga með
mikilvægt hlutverk. 7) Þegar þarna er
komið sögu fer starfsliðið beinlínis að
reyna eftir mætti að halda sig í fjarlægð
frá höfuðstöðvunum og treysta alfarið
á sjálft sig. 8) A lokastiginu gerist það
að starfsmenn þróa sínar eigin starfs-
reglur og líta svo á að enginn viti betur
en þeir hvernig eigi að standa að
rekstrinum. 9) Og svo sturtast allt niður.
Það sem er sérstaklega athyglisvert
við dæmi Levys er að starfsandinn fyrir
slysið á Hnetueyju var góður og starfs-
mennirnir höfðu sýnt dugnað og áhuga
í starfi. I einangruninni fóru hinsvegar
dugnaðarforkarnir að gera vitlausa
hluti, eiginlega að gera ranga hluti rétt.
*
Islenskur veruleiki
Firring, eins og sú sem að framan
greinir, getur bæði átt sér stað í fyrir-
tækjum og stofnunum. Tökum nokkur
dæmi sem kenning Levys gæti átt við
og kunna að skírskota tií íslensks raun-
veruleika:
A. Fyrirtæki setur upp starfsemi í
öðru landi. Starfsemin gengur þokka-
lega en smám saman dregur úr áhuga
yfirmanna móðurfélagsins á útrásinni.
Útrásarstarfsemin verður smám saman
að útlagastarfsemi. Duglegi íslenski
starfsmaðurinn, sem sendur var utan,
lítur svo á að þögn aðalstöðva sé sama
og samþykki og þá verða mistökin.
B. Eftirlitsstofnun hefur með hönd-
um matvælaeftirlit hjá framleiðslu-
fyrirtækjum. Ráðuneytið, sem stofnunin
heyrir undir, hefur ekki mótað skýra
stefnu um starfsemina og þekking á eðli
eftirlitsins í ráðuneytinu er lítil. Stofn-
unin er því að nokkru sjálfala og smám
saman taka vinnureglur stofnunarinnar
mið af lægsta samnefnara framleiðenda.
Og neytendur verða á endanum fyrir
barðinu á eftirlitsleysinu og enn sturtast
allt niður.
C. I nýrri deild fj ármálafyrirtækis er
mikill krafturog ábati í samræmi við það.
Yfirmenn fjármálafyrirtækisins hafa
takmarkaðan skilning á nýju starfsem-
inni og það skynja starfsmenn deild-
arinnar. Starfsmennirnir telja sér trú um
að starfsvettvangur þeirra sé svo nú-
tímalegur að ýmsar starfsreglur, skráðar
eða óskráðar, megi beygja til þess að
laga að hinum nýju háttum. Og þá bankar
eftirlitið upp á.
D. Sjúkrahús hefur um árabil verið
rekið með halla, samstarf ráðuneytis og
sjúkrahússins hefur verið lélegt og
starfsfólkið telur sig illa launað og
deildirnar undirmannaðar. Viðkvæðið
verður: „Það ríkir enginn skilningur á
eðli þessarar starfsemi hjá yfirvöldum."
Gjáin milli sjúkrahússins og ráðuneytis-
ins breikkar, starfsemin einangrast og
þar sem enginn einn virðist ábyrgur
lengist pýramídinn í stjórnun sjúkra-
hússins og þjónustan versnar án þess
að nokkur geti greint ástæður þess.
E Skattstofa hefur um árabil bent
fjárveitingarvaldinu á að með fjölgun
eftirlitsmanna og breyttum reglum megi
stórauka skatttekjur. Undirtektir hafa
verið dræmar sem leiðir til þess að starf-
semin einangrast. Starfsmenn skatt-
stofunnar vita að í mörgum fyrirtækjum
í bæjarfélaginu er sykurlaus starfsemi í
algleymingi. Smám saman styrkist sú
tilfinning starfsmanna að flestir íbúar
bæjarfélagsins stundi skattsvik af ein-
hverju tagi og taka verði á þeim eins og
hverjum öðrum smásvindlurum. Skatt-
stofan þróar sínar eigin vinnureglur sem
taka mið af áðurnefndum viðhorfum.
Þjónusta skattstofunnar versnar, skatt-
greiðendur verða fyrir harðvítugum
árásum og allt fer í vaskinn.
Sjálfalastofnanir
Til þess að koma í veg fyrir firringu í
útrásarstarfsemi hafa alþjóðleg
fyrirtæki aukið hreyfanleika starfsfólks
og gert útibúin erlendis hluta af heildar-
starfseminni en ekki algerlega sjálfstæð-
ar ágóðastöðvar.
Mestar líkur eru þó án efa á því að
opinber starfsemi einangrist með þeim
hætti sem að framan greinir. Þó virðist
sem opinberir starfsmenn hérlendis
fylgist vel með nýjungum í sínu fagi og
líklega betur en starfssystkin þeirra í
ýmsum öðrum Evrópulöndum. Faglega
stöndum við því oft framarlega í starf-
semi hins opinbera. Víða má þó sjá
uppákomur hérlendis sem bera keim af
þeim vítahring sem Paul Levy lýsir í
áðurnefndri grein. A síðustu árum hefur
verið gerð gangskör að því að styrkja
kaupendahlutverk ráðuneyta, þ.e. afla
upplýsinga um hvaða þjónustu stofn-
anir eru að veita, urnfang hennar og
hvort það sé sú þjónusta sem ráðu-
neytið vill kaupa. Með þessu minnka
líkur á að stofnanir einangrist og verði
algerlega sjálfala. Þetta þýðir hins vegar
alls ekki að vald sé fært frá stofnunum
inn í ráðuneytin og þannig gert rniðlæg-
ara. Með auknum upplýsingum um starf-
semi og umfang stofnana má mun fremur
færa rök fyrir því að valdi sé dreift, frá
stofnunum til skattgreiðenda.
Eftirfarandi fjögur atriði geta dregið
úr hættunni á firringu í opinberri starf-
serni eins og í dæminu frá Hnetueyju:
1. Skattgreiðendur fái góðar upplýsing-
ar um hvaða þjónustu þeir eru að kaupa
af stofnunum. 2. Notendagjöld verði
aukin sem um leið auki aðhald á opinbera
þjónustu. 3. Starfsfólk verði flutt um set
milli stofnana og þannig reynt að draga
úr einangrun þeirra. 4. Ríkiskerfið verði
einfaldað og stofnanir einkavæddar.
3