Vísbending - 28.03.2003, Blaðsíða 2

V
ISBENDING
Að finna framtíðina
Moshe Rubinstein, prófessor við
UCLA-háskólann, hélt fyrir-
lestur hér á landi á dögunum
um frumlegar lausnir á vandamálum í
fyrirtækjarekstri. Ymislegt í máli hans á
brýnt erindi við íslenska stjórnendur
og varðar vinnubrögð í fyrirtækjum.
Frumkvöðlahugsjónin
Hugmyndafræði Rubinsteins er af
þeim stefnumótunarskólanum þar
sem mikið er lagt upp úr skýrum mark-
miðum, fyrirhyggju og aðlögun. Þetta
er í sjálfu sér ekki ný hugmyndafræði en
hefur notið vaxandi vinsælda á síðustu
árum, sérstaklega eftir að áhugi fyrir
frumkvöðlastarfsemi tók að aukast.
Áherslan á aðlögun í stað áætlana hefur
aukist vegna þess að á tíunda áratug-
inum varð stjórnendum fyrirtækja smám
saman ljóst að framtíðin var ekki beinn
og breiður vegur eins og þeir höfðu gert
ráð fyrir í áætlunum sínum. Óvissu- og
áhættuþættimir gátu gert áætlanir þeirra
marklausar í einu vetfangi. Það var ekki
einungis leiðin sjálf sem gat reynst ófær
heldur vöknuðu spurningar um markið
sjálft, hvort það væri á réttum stað. Hug-
myndir um nýja hagkerfið og tæknibylt-
inguna gerðu frumkvöðla og stjórn-
endur fyrirtækja óhóflega bjartsýna og
því urðu meginmarkmið þeirra og til-
gangur oft draumsýnin ein. Niðursveifla
og stríðsæsingar hafa nú bætt enn meiri
áhættu og óvissu í dæmið. I áætlanagerð
hefur því meira verið lagt upp úr því að
búa til landakort og áttavita en að reyna
að varða veginn til glæstrar framtíðar.
Aðlögun að síbreytilegum aðstæðum
verður þá eina lífsvon margra fyrirtækja.
Og leiðin sem að lokum er farin út úr
eyðimörkinni er allt önnur en upphaf-
lega var ætlað og jafnvel endamarkið
sjálft á öðrum stað en þangað sem ferð-
inni var heitið. Frumkvöðlar sem stofna
fyrirtæki þekkja þetta sennilega allra
best þar sem „endanlegt" fyrirtæki
verður oft allt annað en það fyrirtæki
sem þeir lýstu í viðskiptaáætluninni. Þeir
verða hins vegar að gera sér grein fyrir
að sveigjanleiki er lykilatriði ef fyrirtæki
á að geta vaxið og dafnað. Þessi sveigj-
anleiki verður alltaf að vera til staðar til
þess að fyrirtæki geti brugðist við þeim
hættum sem verða á leiðinni og gripið
tækifærin.
Framtíðin er núna
rófessor Rubinstein lagði áherslu á
mikilvægi þess að draga framtíðina
inn í nútíðina. Hugmyndin er að leysa
vandamál framtíðarinnar í nútíðinni, t.d.
með því að hafa þá með allt frá upphafi
sem eru líklegir til þess að vera með á
seinni stigum. Þetta er að vissu leyti
gæðastjórnunarhugmyndin en eftirlitið
er stöðugt en ekki bara við endann á
færibandinu. I upphafi skyldi endirinn
skoða, segir í máltækinu, og það er önnur
leið til þess að líta á þessa hugmynd. Þá
er vitað hver lokaniðurstaðan er og ferlið
hugsað aftur á bak til þess að betur sé
hægt að gera sér grein fyrir hvar á að
byrja.
Við lifum í núinu en núið er á stöðugri
hreyfingu fram á við eftir tímaásinum.
Hugmyndin er sú að með því að velta
upp hugsanlegum vandamálum fram-
tíðarinnar í nútíðinni sé líklegra að fyrir-
tæki verði betur búin undir framtíðina.
Maðurinn getur hugsað fram í tímann,
með því að spyrja sig „hvað ef “-spurn-
inga. Þannig getur fólk meðvitað og
ómeðvitað fundið úrræði við aðstæð-
um sem hugsanlega geta komið upp.
Þannig býr fólk til ólíkar myndir, stund-
um kallaðar s viðsmyndir, af framtíðinni.
Fólk gerir þetta iðulega þegar það horfir
á nánustu framtíð þó ekki sé nema þegar
það klæðir sig með tilliti til veðurs á
hverjum degi. Fjármálastjórar gera þetta
yfirleitt þegar þeir eru að reikna út arð-
semi fjárfestingarkosta en þetta er engu
að síður sjaldan gert af öðrum starfs-
mönnum eða þegar horft er til lengri
tíma. Með því að draga upp ólíkar mynd-
ir af framtíðinni er líklegra að framtíð-
arsýnin verði skýrari. Því ítarlegri og
meira lifandi sem þær myndir eru þeim
mun líklegra er að núið verði gjöfult.
Framtíðarsýn fyrirtækis er þá eins konar
samansafn af hugboðum um framtíðar-
stöðu þess. Hugmyndin uin að framtíðin
sé núna felur í sér möguleikann á að
geta brugðist rétt við í tæka tíð eftir þeim
aðstæðum sem skapast hverju sinni,
eftir því hvernig leikurinn spilast. Hug-
myndin hefur þó mikilvægari tilgang.
Þegar framtíðin er kortlögð er hægt að
hafa áhrif á hana með aðgerðum hér og
nú. Breytingar í núinu eru leið til þess að
skapa aðra og ól íka framtíð en áður blasti
við. Slíkar breytingar á fyrirtækinu eru
þvígífurlegamikilvægarfyrirframþróun
þess. Framtíðin kallar á breytingar jafn-
vel þó að eina óskin sé að halda hlutun-
um í horfinu. Það er mikill sannleikur
fólginn í orðunum: „Það er nauðsynlegt
að breytast til þess að vera eins“. Söng-
og leikkonan Cher er reyndar lifandi
dæmi um það.
Frumlegar lausnir
Skynsamlegustu breytingarnar eru
oft afrakstur af frumlegum þanka-
gangi. Prófessor Rubinstein benti á það
í fyrirlestri sínum að einstaklingar og
fyrirtæki reyndu allt of sjaldan að leysa
vandamál og gera breytingar með frum-
legum hætti. I staðinn er reynt að leysa
vandamálin eins og alltaf hefur verið
gert eða breyta á sama hátt og allir aðrir.
Þegar vegurinn inn í framtíðina er hins
vegar ekki lengur beinn og breiður og
aðlögun og sveigjanleiki eru orðnir
mikilvægir þættir í fyrirtækjarekstri er
nauðsynlegt að geta brugðist við á frum-
legan hátt. Frumleikinn er þó ekki
markmið í sj álfu sér heldur er ávinningur
fólginn í að finna úrlausnir eða hug-
myndir sem lækka kostnað eða auka
virði og jafnvel hvort tveggja.
Frumleiki getur birst í ólíkum mynd-
um hvort sem er í nýrri þekkingu eða
nýj u framboði fy rirtækj a. Flest fólk getur
hugsað á frumlegan hátt en það þarf oft
að skapa réttar aðstæður. Það þarf að
vera áhugavert fyrir fólk, mikilvægt og
áríðandi. Samræður fólks, þar sem ólík
sjónarhom eru kynnt til sögunnar, geta
tendrað frumlega hugsun. Afmarkanir
og útilokanir á hefðbundnum leiðum
kalla einnig á frumlegar lausnir og hug-
myndaregn, þar sem krafan er að fá fram
sem flestar hugmyndir, gerir það einnig.
Til eru mýmörg dæmi um frumlegar
lausnir á vandamálum og hugmyndir
sem hafa skapast með þessum hætti.
Fyrirtæki sem nýtir alla starfsmenn
sína í að leita leiða til þess að gera hlutina
á hagkvæmari hátt, jafnvel þó að það
feli einungis í sér smávægilegar breyt-
ingar (það sem í Japan er kallað Gemba
Kaizen), á auðveldara með að taka fram-
förum og gera róttækar breytingar til
hagsbóta. En það er lika nauðsynlegt
að fyrirtæki hugsi sjálft sig upp á nýtt
reglulega, endurskoði arkitektúr tekju-
myndunar og endurmeti framtíðarsýn
og tilgang. Hluti af þessu er að draga
framtíðina inn í nútíðina og nýta um leið
fortíðina.
í óreiðu hugmynda
að virðist hluti af íslenskri menningu
að vaða í hlutina án þess að eyða of
miklum tíma í að hugsa um hvert vanda-
málið er og hvernig best sé að leysa
það. Stundum virðast íslendingar hrein-
lega forðast að takast á við vandamálin
í upphafi. Prófessor Rubinstein leggur
hins vegar áherslu á að það sé oft betra
að reyna að leysa sem flest vandamál í
upphafi, jafnvel skapa óreiðu og ringul-
reið til þess að fá fleiri hliðar á vanda-
málinu fram. Þetta er t.d. gert með því að
draga framtíðina inn í nútíðina. Hug-
myndirnar sem verða til þegar það er
gert á að skoða og meta því að í þeim
geta falist lausnir til framtíðar og jafnvel
eina lífsvon fyrirtækis.
2