Vísbending - 20.05.2013, Blaðsíða 3

V Í S B E N D I N G 2 0 T B L 2 0 1 3 3
Flestir sem vinna við stjórnun lenda einhverntíma í því að þurfa að kynna eitthvert málefni fyrir
vinnufélögum sínum eða stærri hópi.
Kynningar af þessu tagi geta verið óform­
legar en engu að síður vefjast þær fyrir
mörgum, jafnvel þó að hlustendurnir
séu góðkunningjar fyrirlesarans og engin
ástæða til þess að óttast illvilja þeirra.
Hér á eftir fylgja nokkrir punktar
um það hvernig bæta megi fyrirlestur
með tiltölulega einföldum hætti, fyrst og
fremst góðum og réttum undirbúningi.
Eru glærur lögmál?
Núorðið virðast flestir fyrirlesarar fylgja
glærum. Þær geta verið gagnlegar og hafa
þann kost að þeir sem sóttu fyrirlesturinn
geta fengið þær í fundarlok. Samt getur
það verið afar pínlegt að fylgjast með
fyrirlesara sem les bara það sem stendur á
glærunum á sama tíma og allir aðrir.
Sumir halda að ef þeir eru með glærur
þurfi þeir ekki að undirbúa sig eins mikið
og ella. Svo er alls ekki. Sá sem ekki býr
sig vel undir hvern einasta fyrirlestur
býður hættunni heim. Dæmi um þetta
eru fjölmörg. Á hátíðarkvöldverði hafði
verið auglýst að tiltekinn maður héldi
erindi eftir matinn og jafnframt að hann
brygðist aldrei sem skemmtikraftur. Þegar
til kastanna kom hóf hann mál sitt á því
að segja frá því að hann hefði ekki samið
neitt sjálfur en fengið lánað skemmtilegt
erindi á glærum frá vini sínum. Svo hófst
sýningin þar sem hann las brandarana
upphátt aðeins hægar en fólk í salnum las
þá í hljóði. Eftir nokkrar mínútur klikkaði
tölvan og þar endaði skemmtidagskráin án
þess að verða nokkurn tíma skemmtileg.
Annað dæmi um misheppnaðan
glæru fyrirlestur var þegar háskóla­
prófessor kom í rótarýklúbb með gamla
kynningu á rannsókn sem hann hafði
gert. Hann hafði ekki undirbúið sig
sérstaklega fyrir fyrirlesturinn og var
farinn að ryðga í efninu. Auk þess kom í
ljós að glærurnar hentuðu alls ekki þeim
hópi sem var saman kominn í hádegi til
þess að fræðast um eitthvað sem þeir vissu
lítið um. Á glærunum var ýmiss konar
fróð leikur um tölfræðileg próf og annað
sem ekki átti erindi við þennan hóp. Ekki
tókst að klára fjörutíu mínútna fyrirlestur
á 20 mínútum og allir fóru heim leiðari
og litlu fróðari en þeir komu.
Fyrirlestur sem haldinn er án þess
Fyrirmyndar fyrirlestur
framhald á bls. 4
að nota glærur passar vel þegar bregða á
upp lýsingum þar sem ímyndunaraflið
nýtist. Flest fólk er vant því að lesa bækur
sem ekki eru með myndum og það þarf
ekki endilega að mata fullorðið fólk
með glærusýningum. Þær eru orðnar
svo algengar að mörgum finnst hvíld að
því að heyra fyrirlestra sem ekki eru með
glærum.
Samt eru glærur þarfaþing og geta
hentað vel þegar menn vilja leggja áherslu
á ákveðna efnisþætti. Aðalatriðið er að
leiða að því hugann hvort þær eigi alltaf
við. Ef menn ákveða að nýta glærur þarf
að vanda til verka. Aldrei skal halda
fyrirlestur án þess að hafa farið vandlega
yfir efnið og metið hve langan tíma tekur
að flytja það.
Hvað á að vera á
glær unum?
Margir flaska á því að færa fyrirlestur
einfaldlega af blaði yfir á glærur. Það er í
besta falli kjánalegt, í versta falli þreytandi.
Góðar glærur eiga að vera einfaldar með
fáum línum ef á þeim er texti. Aldrei skal
setja efni á glærur sem ekki er notað í
fyrirlestrinum. Glærur geta bætt við hið
talaða orð, en það er þá fyrst og fremst
með myndum, línuritum eða því um líku;
ekki með því að safna þar saman öllu sem
vitað er um efnið á einn stað.
Nánast alltaf er gefið upp fyrirfram
hve langan tíma hver fyrirlestur á að
taka. Sá sem ber virðingu fyrir tíma
þeirra sem hlusta gætir þess vandlega
að fylgja tímaáætlun. Fátítt er að menn
kvarti undan því að fyrirlestur sé of
stuttur ef hann er fræðandi. Þegar einhver
hefur talað of lengi missir hann athygli
hlustenda og gefur til kynna að hann
hafi ekki þá færni til að bera að ljúka
fyrirlestrinum á tilsettum tíma. Rétt er
að reikna með að minnsta kosti einni til
tveimur mínútum í hverja glæru.
Í gamla daga var haft eftir góðum
fyrirlesara að fyrst segði hann áheyrendum
hvað hann ætlaði að segja þeim, svo segði
hann þeim það og lyki svo erindinu á
því að segja um hvað fyrirlesturinn hefði
fjallað. Þetta er vandmeðfarið ef talað
er í hálftíma eða minna. Sá sem flytur
slíkt erindi hljómar eins og hann tali
niður til þeirra sem hlýða á mál hans.
Það er ekki heppilegt. Þvert á móti á
það að koma skýrt fram að fyrirlesarinn
ber virðingu fyrir hópnum. Á glærum
verður slík þrískipting þreytandi, nema
ef talað er við nemendur, sem hafa gott af
endurtekningu.
Skýr boðskapur
Jafnvel hinum bestu ræðumönnum
verður á, þeir mismæla sig eða fara rangt
með í stöku tilvikum. Allir eru mannlegir.
Munurinn á góðum fyrirlesara og slæmum
felst fyrst og fremst í því að sá fyrrnefndi
fær menn til að hugsa. Hann varpar
kannski fram spurningu eða sérkennilegri
fullyrðingu í upphafi síns máls.
Hvernig talar snjall ræðumaður?
Hann er vel máli farinn, talar skýrt og
skipu lega og kemur boðskap sínum vel
á framfæri. Líklega hefur sá ræðumaður
verið snjall sem við segjum frá við
kvöldverðarborðið heima. Ekki er öllum
gefið að vera eins og Churchill sem oft
fléttaði ógleymanlegum spakmælum
inn í ræður sínar, mergjuðu orðalagi eða
óvæntum fullyrðingum. Fæstir þurfa á
slíku að halda. Ef boðskapurinn á að vera
skýr fyrir hlustendum verður hann fyrst
og fremst að vera fyrirlesaranum sjálfum
ljós. Þess vegna er gott að hugsa fyrirfram
hverju fyrirlesturinn á að skila. Kannski
er það bara eitthvað eitt og þá er gott að
skrifa það hjá sér. Dæmi: „Virðum hvert
annað.“ „Krónan reynist Íslendingum
vel.“ „Enginn veit hvað átt hefur fyrr en
misst hefur.“
Hvað á vel við?
Því fer fjarri að allir fyrirlestrar fylgi
sömu lögmálum. Oft eiga þeir það eitt
sameiginlegt að góður undirbúningur
skilar sér í góðu erindi. Sumir ræðumenn
byrja á því að segja stutta sögu til þess að
ná til hópsins. Amerískir fyrirlesarar nota
þetta bragð oft og fara þá með gamanmál.
Miklu skiptir að sagan tengist með
einhverjum hætti efninu sem á að koma
til skila. Auðvitað getur góður brandari
breytt andrúmsloftinu ræðumanninum í
hag, en rúsínan í þeim pylsuenda festist
fólki best í minni og er því gagnslítil ef
tengslin við boðskap ræðumanns eru
engin. Glens er alls ekki alltaf viðeigandi
og getur gefið þá hugmynd að sá sem talar
sé innihaldslítill vindbelgur sem hafi fátt
fram að færa nema glensið eitt. Kaldhæðni
er yfirleitt varasöm nema hópurinn þekki
fyrirlesarann vel. Langoftast fer slíkt fyrir
ofan garð og neðan hjá mörgum í salnum.