Morgunblaðið - 26.04.1992, Blaðsíða 18

18
MORGUNBLAÐIÐ' SKOÐUN SUNNUDAGUR 26. APRÍL 1992
FORTIÐ ARÞEKKIN G, SAM-
TÍÐAR SKILNINGUR, FRAM-
TÍÐARMÓTUN - SÖFNUN HEIMILDA
eftír Björk Ingimund-
ardóttur og Stefán F.
Hjartarson
Grundvöllur þekkingar:
skjalasöfn
Það er unun að lesa bækur sem
gera þrennt í senn; skemmta,
fræða og sem koma á óvart við
miðlun þekkingar. Á bak við vel
heppnaða sögu, hvort heldur er
skáldsaga eða fræðirit, liggur oft-
ast gífurleg vinna sem dylst les-
endum vegna þess hve auðveldlega
atburðum og umhverfi eru gerð
skil. Höfundar reyna að kynna sér
tíðaranda þess tíma sem þeir setja
sögupersónur í með því að glugga
í gamlar heimildir. Þeir nota oft-
ast hefðbundnar heimildir en verða
glaðir þegar óvænt rekur á fjörur
þeirra nákvæmar upplýsingar um
líf á tilteknu svæði, heimili eða
vinnustað. Efniviður raunveruleik-
ans reynist þá notadijúgur skáld-
um jafnt og fræðimönnum.
Viðhorf fræðimanna til skjala
Jón Helgason ritstjóri ritar árið
1958 um jómfrúmar í Reykjavík
á öndverðri 19. öld en þær voru
ekki allar hneigðar til klausturlifn-
aðar. Hann segir; „Miklar heimild-
ir eru að sjálfsögðu um þetta fólk
allt í embættisbókum og ýmiss
konar skjölum. En eigi að draga
upp mynd af einhveijum þætti
Reykjavíkurlífsins á þessu skeiði,
yrði frásögnin næsta þurr, ef ein-
göngu væri við slík gögn stuðzt.
Það eru líka til aðrar heimildir lit-
ríkari, þótt þær séu ekki ætíð jafn-
traustar. Það eru sendibréf frá
þessum tíma. Þar flýtur að sjálf-
sögðu margt, sem ekki er óyggj-
andi sannindi. En þau eru berg-
mál þess, sem talað var í bænum.
Þá verður og að binda sig við þá
þætti mannlífsins, sem þau snúast
um, og það hefur löngum verið
svo, að ástamálin hafa verið mörg-
um næsta munntöm." (íslenskt
mannlíf I, 1958, bls. 13-14.)
Mannorðsdrep
í árslok 1922 birtist athuga-
semd í Tímanum eftir Jón Þorkels-
son þjóðskjalavörð. Hann taldi al-
veg ófært að safnið tæki við ínn-
sigluðum bögglum er ekki mætti
opna fyrr en að ákveðnum tíma
liðnum án þess að hann vissi um
innihald þeirra. Því beri eigendum
að vitja þeirra og láta svo vita um
innihald þeirra ella verði bögglarn-
ir brenndir. Jón sagði: „Þeir menn
kunna að vera til, sem svo eru
gerðir, að þeir noti slíka geymslu
af ásetningi, ef hún er eftirlits-
laus, til óhróðurs og mann-
skemmda í eftirtíðinni einhveijum
samtíðarmönnum sínum, sem
þeim er illa við, og þar með stillt
svo til, að láta mannorðsdrepið þá
fyrst gjósa upp, — líkt og drepsótt-
irnar gömlu, — þegar raktir eru
sundur strangarnir, og allir þeir
eru dauðir, er fyrir mannskemmd-
unum verða, svo og allir aðrir, er
til gátu munað og vitað rétt
sannindi, og til nokkurra varna
mátta vera“.
Orð Jóns hljóma framandi fyrir
okkur nú á dögum en engu að
síður kemur siðfræðin inn í mynd-
ina þegar varðveislustefna og að-
gangur gagna eru tekin fyrir.
Okkur ber að' virða og vernda
upplýsingar um einstaklinga og
það gerum við meðal annars með
því að setja skorður við ótímabær-
um aðgangi, sé það vilji þess sem
afhendir og safnið telur eðlilegt.
Kynningardagur skjalasafna á
íslandi sunnudaginn 26. apríl
Á sunnudaginn 26. apríl nk.
verða ellefu héraðsskjalasöfn,
handritadeild Landsbókasafns
ásamt Þjóðskjalasafni íslands opin
milli kl. 14 og 18 þar sem starf-
semi safna er kynnt og þakksam-
lega tekið á móti upplýsingum um
einkaskjalasöfn sem áhugi er á
Björk Ingimundardóttir
að afhenda til varðveislu.
Hvað er það sem skjalasöfn
gætu í núinu sinnt með einhveijum
hætti sem ekki verður fyrir hendi
síðar meir? Hvað stendur þá upp
úr? Tvennt kemur til. Annars veg-
ar möguleikinn á að nálgast þátt-
takendur í pólitísku og félagslegu
lífi þjóðfélagsins með viðtölum og
hins vegar að tryggja varðveislu
og aðgang að skjölum sem mynd-
ast í daglegri starfsemi, hvort
heldur er hjá opinberum aðilum
eða í grasrótarhreyfingu. Hér
mætti hafa samvinnu við þjóð-
háttadeild Þjóðminjasafnsins og
Árbæjarsafn.
Er þá komið að mikilvægum
þætti í hlutverki skjalasafna, sem
er varðveisla heimilda um þjóðar-
sögu og aðgangur að þeim. Opin-
ber skjöl eru uppistaða þjóðarsögu
en einkaskjöl mynda ívafið. Einka-
skjölin bregða ljósi á hið daglega
líf, sem sjaldnast kemur fram í
opinberum skjölum nema að tak-
mörkuðu leyti. Því er mikilvægt,
að einstaklingar og forsvarsmenn
félaga og fyrirtækja hugi að skjöl-
um sínum og komi þeim á söfn
til athugunar og varðveislu.
Þorið að afhenda gögn í söfn
Venjulega eru viðbrögð fólks,
þegar leitað er eftir því, að skjöl,
sem varða það sjálft eða það
geymir eða hefur umsjón með, séu
varðveitt og þeim komið á safn:
„Þetta er svo ómerkilegt og einsk-
is virði.“ Flestum fer svo, en stað-
reyndin er sú, að í mörgum tilvik-
um eru menn ekki dómbærir á
samtímann eða sjá ekki hlutina í
samhengi. Það eru oft þeir, sem
vinna með skjöl, sem sjá gildi eink-
askjala og möguleg not eða skynja
að skjölin geti í framtíðinni haft
eitthvert gildi eða þá ekki. Þótt
skjölin séu lítils virði fyrir þann,
sem skjölin skapar eða varðveitir,
og arftaka hans, geta þau haft
gildi fyrir eftirkomendurna.
Því skyldu menn ekki hika við
að fara með skjöl, sem þeir eiga,
hafa umsjón með eða varðveita,
Stefán F. Hjartarson
til safnanna eða leita til þeirra um
ráðstöfun. Semja um varðveislu
þeirra, hugsanlega grisjun og af-
not og aðgangsskilyrði.
Hugmyndir þær, sem almenn-
ingur gerir sér um opinber skjala-
söfn eða safnastofnanir og rétt til
aðgangs að skjölum, eru breytileg-
ar. En flestum mun svo farið að
þeir telja öll skjöl, sem í söfnin
berast, fijáls til afnota, hvort sem
um er að ræða opinber skjöl eða
ekki. Svo er þó ekki. Því verða
sumir fýrir vonbrigðum og fyllast
stundum gremju, þegar þeir kom-
ast að raun um hið sanna. Aðrir
þora ekki að afhenda skjöl í söfn
af ótta við að þar með séu þau
almenningseign, ef svo má segja.
Því verður í grein þessari reynt
að gera grein fyrir aðgangs- og
afnotareglum opinberra skjala-
safna.
Dæmi um aðgang að skjölum:
Reglur Þjóðskjalasafns Islands
Almenn regla um aðgang að
skjölum, sem skilaskyld eru til
Þjóðskjalasafns íslands, er að þau
séu til afnota, þegar þeim er skilað
samkvæmt lögum um safnið, þ.e.
þau eru orðin 30 ára.
Samkvæmt reglum, sem Þjóð-
skjalasafn íslands hefur unnið eft-
ir, getur skilaskyldur aðili ákveðið
að takmarka aðgang að skjölum
um lengri tíma en 30 ár. Slíkt
getur gerst, ef skjölin fjalla um:
— Öryggi ríkisins og varnir
þess.
— Hagsmuni ríkisins í utan-
ríkismálum, efnahagslega
hagsmuni ríkisins, afstöðu til er-
lendra ríkja og fjölþjóðastofnana.
— Vernd vitna, hagsmuni
þéirra sem grunaðir hafa verið um
lögbrot.
— Vernd efnahagslegra hags-
muna ríkisins, þar með talinn
rekstur fyrirtækja í eigu hins opin-
bera.
— Vernd efnahagslegra hags-
muna einstaklinga, einkafyrir-
tækja, félaga. Upplýsingar um
tæknibúnað fyrirtækja og þróun
hans. Trúnaðarmál, sem tengjast
rekstri fyrirtækja og viðskipta-
stöðu.
— Vernd hagsmuna einkaaðila
og opinberra, þar sem ljóst er af
eðli máls að það getur skaðað við-
komandi að gera það opinbert án
þess að tilgreina megi sérstakt til-
efni.
í vinnureglum safnsins er að-
gangsmarkið miðað við 90 ár varð-
andi eftirtalin skjöl:
— Skjöl, sem liggja til grund-
vallar um einkahagi einstaklinga,
þar með talinn fjárhag þeirra.
— Skjöl, sem liggja til grund-
vallar málsmeðferð í sakamálum,
gögn í viðkomandi máli og bréfa-
skipti, sem fjalla um málið.
— Gögn, sem liggja til grund-
vallar opinberum hagskýrslum og
hagtölum og mati á fasteignum.
Undantekningar frá
almennum reglum
Þjóðskjalavörður getur með
leyfí viðkomandi afhendingaraðila
veitt aðgang að skjölum, sem ekki
eru opin til almenningsnota, til
vísindarannsókna. í notkunarleyfi
er tekið fram, hversu mikið má
birta úr skjölunum, vitna beint til
eða endursegja. Þjóðskjalaverði
skal gera grein fyrir notkun á
skjölunum og fara ber eftir tillög-
um hans og aðfinnslum.
Við slíka skjalanotkun skal hafa
hagsmuni þeirra aðila, sem áður
voru nefndir, í heiðri í hvívetna.
Fá þarf samþykki þjóðskjala-
varðar og viðkomandi af-
hendingaraðila fyrir notkun skjala,
sem ekki eru orðin 30 ára en hafa
verið afhent Þjóðskjalasafni.
Reglur þessar eru sambærilegar
við þær reglur, sem í gildi eru víða
um heim. í frumvarpi danska
menntamálaráðherrans að lögum
um opinber skjalasöfn, sem lagt
var fram 22. janúar síðastliðinn,
eru reglumar að mestu samhljóða
nema þar er miðað við 80 ár í
stað 90.
Svo enn sé samanburður við
Danmörku má geta þess, að þar
hafa prestsþjónustubækur ekki
verið opnar til almannanota íyrr
en þær eru orðnar 100 ára gamlar.
Nokkrar undantekningar frá
þessum reglum gilda í Þjóðskjala-
safni. Samkvæmt gamalli hefð eru
prestsþjónustubækur ekki til af-
nota fyrr en 35 árum eftir síðustu
innfærslu. Sjúkraskrár verða ekki
til afnota nema í vísindalegu rann-
sóknarskyni og þá með leyfi þjóð-
skjalavarðar, samanber reglugerð
heilbrigðisráðuneytisins um
sjúkraskrár frá 1991.
Aðgangur að einkaskjölum
Um aðgang að skjölum í Þjóð-
skjalasafni íslands, sem ekki em
skilaskyld, gilda engar ákveðnar
reglur. Skjöl varðandi einstakl-
inga, sem afhent eru án nokkurra
sérstakra skilyrða, eru yfirleitt til
afnota 30 árum eftir að þeim hef-
ur verið skilað til safnsins eða 30
árum eftir fráfall viðkomandi að-
ila. Fer það eftir mati með tilliti
til þeirra persónulegu upplýsinga,
sem í skjölunum eru, hvaða að-
gangsfrestur er settur á þau, sam-
anber reglur um aðgang að opin-
berum gögnum. Sama gildir um
skjöl félaga og fyrirtækja.
Hins vegar er það í raun sam-
komulagsatriði milli afhendanda
og Þjóðskjalasafns, hvenær skjöl,
sem ekki eru skilaskyld, verða til
afnota, hvort sem þau afnot eru
skilyrt eða ekki. í mörgum tilvik-
um er það ákjósanlegt, að að-
gangsfrestur eða afnotaskilyrði
séu engin eða sem minnst. Á það
einkum við um gögn félaga og
fyrirtækja.
Með kynningardegi skjalasafna
vilja söfnin vekja athygli á þeirri
þjónustu sem þar er veitt og gefa
svolitla innsýn í starfsemi þeirra,
sérstaklega hvað varðar einka-
skjalasöfn.
Höfundnr eru slqalaverðir í
Þjóðskjalasafni Islands.
Vinsamlegast athugið að 1. maí ber
upp á föstudag að þessu sinni.
Fví þurfa allar auglýsingar í
sunnudagsblaðið 3. maí að berast
í síðasta lagi fyrir kl. 16 fimmtudaqinn
30. apríl
SlmI auglýsingadeildar er 69 11 11
„Á sunnudaginn 26. apríl nk. verða ellefu
héraðsskjalasöfn, handritadeild
Landsbókasafns ásamt Þjóðskjalasafni
Islands opin milli kl. 14 og 18 þar sem
starfsemi safna er kynnt og þakksamlega
tekið á móti upplýsingum um einkaskjalasöfn
sem áhugi er á að afhenda til varðveislu.“