Morgunblaðið - 26.10.1995, Blaðsíða 6

6 B FIMMTUDAGUR 26. OKTÓBER 1995
MORGUNBLAÐIÐ
VIÐSKIPTI
Starfsmannamálin
í brennidepli
Viðtal
Þórður S. Óskarsson vinnusálfræðingur
hefur sérhæft sig í starfsmannamálum fyr-
irtækja og stofnana og m.a. unnið að þeim
málum hjá Sameinuðu þjóðunum.
Þorsteinn Víglundsson ræddi við hann
um stöðu starfsmannamála hjá íslenskum
fyrirtækjum, hvar þeim hefur tekist vel til
og hvað mætti betur fara.
Þórður S. Óskarsson vinnu-
sálfræðingur hefur verið
áberandi í umræðunni um
starfsmannamál hérlendis
á undanfömum misserum og varla
sá fundur eða ráðstefna haldin um
þessi mál án þess að nafn hans beri
á góma. Þórður lauk BA-prófi í sál-
fræði frá Háskóla íslands árið 1976
og síðar MA of M.sc-prófi í iðnaðar-
og skipulagssálfræði frá Stevens
Institute og Technology. Leiðin lá
síðan í doktorsnám og hann lauk
Ph.D-prófí í hagnýtri sálfræði árið
1984.
Frá því að hann lauk námi hefur
hann komið víða við, m.a. starfaði
hann hjá Sameinuðu þjóðunum og
New York-borg um nokkurra ára
skeið áður en hann tók við starfí
starfsmannastjóra hjá Eimskip árið
1988. Þar starfaði hann fram til
1992 er hann fór út í sjálfstæða
ráðgjöf á sviði stjómunar-, skipu-
lags- og starfsmannamála og tók
um leið við rekstri KPMG Sinnu ehf.
Um ástæður þess að hann valdi
sér þennan farveg_innan sálfræðinn-
ar segir Þórður. „Ég hafði um nokk-
urt skeið áður en ég lauk námi mínu
við HÍ haft áhuga á því að leggja
stund á einhveija þá grein sálfræði
sem væri beitt í stjómun og rekstri.
Á þessum árum virtist sem áhugi
flestra minna kollega í háskólanum
hneigðist til klínískrar sálfræði og
skyldra greina og ég mat stöðuna
því svo að nóg yrði af sérmenntuðum
starfskrafti á þessu sviði. Ég kaus
því að leita í önnur svið innan sál-
fræðinnar."
Þórður telur að vakning sé að eiga
sér stað í starfsmannamálum meðal
íslenskra fyrirtækja í dag. Ein
ástæðan sé sú að fyrirtækin séu
farin að gera sér grein fyrir því
hversu mikilvæg þessi mál séu í
harðnandi samkeppni á markaðnum.
„Auk þess hefur komið inn meira
af starfsmönnum með mikla mennt-
un, sem ekki eru tilbúnir til að taka
bara við boðum og skipunum, heldur
vilja vera meiri þátttakendur í rekstri
og ákvörðunum. Þessir sömu aðilar
gera þannig kröfu til þess að staðið
sé með faglegri hætti að allri stjórn-
un. Stjórnunarstíllinn verður þannig
að vera með allt öðrum hætti. Starfs-
menn vilja meiri leiðbeiningar og
stuðning ásamt því að taka ákvarð-
anir í auknum mæli sjálfir. Þar með
er ekki sagt að yfírmenn eigi að
gefa alveg eftir tauminn. Hins vegar
er margt unnið með því að ýta á
eftir þátttöku og samvinnu starfs-
manna og ég held að glöggir stjórn-
endur sjái hvaða styrkur felst í því
.og nýti sér það.“
Þórður bendir á að í dag séu gerð-
ar meiri kröfur til þess að vel sé
búið að starfsfólki almennt og fólk
sé iíka ófeimnara við að tjá sig um
þessi mál. „Þetta setur auknar byrð-
ar á stjórnendur og það sést kannski
fyrr en áður hveijir eru góðir stjórn-
endur og átta sig á að leysa þá þau
vandamál sem upp kunna að koma.
Það hefur aldrei verið farsælt að ýta
vandanum á undan sér. Góðir stjórn-
endur taka á vandamálunum og
Þórður S. Óskarsson
Morgunblaðið/Sverrir
leysa þau, hvort sem um er að ræða
samskiptavandamál eða vandamál
af öðru tagi,“ segir Þórður.
„Samtímis þessu hafa gæðamálin
verið á fullri ferð og þau hafa ýtt
dálítið við hefðbundnu skipulagi og
venjum. Þess er krafist að menn
vinni betur saman og kunni að taka
ákvarðanir í sameiningu. Ég myndi
segja að þessi mál séu í mikilli geij-
un og fyrirtækin eru yfírleitt mót-
tækileg fyrir þessum breytingum.“
Smærri fyrirtæki þurfa
mörg hver að bæta sig
Stærri fyrirtæki hér á landi hafa
flest hver unnið ötullega að starfs-
mannamálum, að sögn Þórðar. Þau
hafa sent starfsfólkið á námskeið
sem tengjast þessum málum jafn-
framt því sem unnið hefur verið að
fræðslu innanhúss. Hann segir hins
vegar að nokkur misbrestur hafi
orðið á þessum málum hjá smærri
fyrirtækjum.
„Þetta á sérstaklega við' í þeim
fyrirtækjum sem hafa vaxið úr því
umhverfí þar sem starfsmenn eru
Hvar er skýrslan mín, hvar er spjaldskráin,
hvar er stóra, gula, tveggja gata mappan min7
Eina rétta svarið við óreiðu eru góðar hirslur. Skjalaskápar eru réttu
hirslumar á skrifstofuna eða hvem þann stað þar sem röð og regla
þarf að vera á skjölum, möppum og öðrum gögnum.
Kynnið ykkur vandaða og góða skjalaskápa, bæði frá Bisley og
Nobö. Þeir fást í mörgum stærðum og bjóða upp á fjölbreytta
notkunarmöguleika.
Fáið nánari upplýsingar hjá
Bedco & Mathiesen hf.,
Bæjarhrauni 10,
Hafnarfirði.
Sími 565 1000.
fáir og starfa á einhvers konar vin-
áttugrundvelli, yfír í stærri heildir,
þar sem þörfin fyrir skýra verka-
skiptingu og sérhæfingu verður sí-
fellt meira aðkallandi. Það hefur
sýnt sig að þessi smærri fyrirtæki
verða á ákveðnum tímapunkti að
laga sig að þessum breyttu aðstæð-
um ef þau ætla sér að halda áfram
að vaxa og dafna. Þar hafa stundum
ýmsir hlutir farið úrskeiðis og stjórn-
endur ekki áttað sig á því að fyrir-
tækið hefur náð þeirri stærð þar sem
nauðsynlegt er að hafa skýrar línur
og skýra verkaskiptingu. í skipulagi
felst ákveðin hagkvæmni og skil-
virkni sem smærri fyrirtæki þurfa
að geta nýtt sér með einhveijum
hætti.“
Þórður leggur þó áherslu á að við
uppbyggingu slíkra kerfa verði að
gæta þess að þau verði ekki ósveigj-
anleg. „Það er kannski brýnast af
öllu í dag að þessi vinna sem lögð er
í það að vinna skipurit og skilgreina
verkaskiptingu útiloki ekki sveigjan-
leika. Því þurfa starfsmenn t.d. að
vera þjálfaðir í því að geta og hafa
áhuga á því að færast á milli starfa
og takast á við hin ýmsu verkefni.
Skipuritið má ekki vera neglt niður
og óbreytanlegt. í öllu þessu ferli
er það æskilegt að skapa það við-
horf innan fyrirtækisins að breyting-
ar séu komnar hér til að vera og
þær komi til með að halda áfram
og að ailir starfsmenn verði að taka
þátt í þeim með einum eða öðrum
hætti. Þar kemur að þeim styrk og
þeim forystuhæfileika ______________
sem stjórnendur þurfa að
hafa því þeir móta þessa
stefnu.“
Þörf á meiri
hreyfanleika
Þórður segir það enn
ekki nægilega algengt að fyrirtækin
ráði sérmenntað starfsfólk til að
sinna þessum málum. Hann bendir
þó á að stjórnendur séu að átta sig
enn betur á því hvað mannauðurinn
sé mikilvægur og hversu verðmætir
þeir eru, sem standa upp úr og gera
hlutina vel, hveiju fyrirtæki og
hverri stofnun. „Það má því segja
að það væri ábyrgðarleysi að fylgj-
ast ekki með og rækta þá sem standa
sig vel í starfi. Venjan hefur verið
sú að starfsmenn sem standa sig vel
færast upp á við i skipuritinu og
launakerfi fyrirtækja hefur gjarnan
byggst á slíkum tilfærslum. Það er
hins vegar alveg jafn mikilvægt að
efnilegum einstaklingum sé stýrt
þangað þar sem þeirra hæfileikar
nýtast sem best, og þá til hiiðar, en
ekki endilega alltaf upp á við. Ekki
er pláss fyrir alla á toppnum og því
þarf að finna leiðir til að verðlauna
aðra starfsmenn sem skara fram
úr,“ segir Þórður.
Enn sem komið er hafa fyrirtæki
hér á landi lítið kannað þá mögu-
leika sem í þessu felast, að mati
Þórðar, og hann telur að það skorti
nokkuð á nægilega skipuleg vinnu-
brögð í þessum málum.
Ráðningarferlið mikilvægt
Það er alkunna hversu dýrt það
er að ráða nýja starfsmenn og þjálfa
þá. Það getur því reynst fýrirtæki
mjög dýrt að missa hæfan starfs-
mann vegna þess að fyrirtækið hafi
ekki staðið undir þeim væntingum
sem gerðar voru til þess í upphafi.
Að sama skapi getur það reynst
fyrirtækinu dýrt að halda of lengi í
starfsmann sem ekki uppfyllir þær
væntingar sem gerðar hafa verið til
hans. Þórður segir að mikilvægt sé
að bæði fyrirtæki og starfsmenn
sinni ráðningarferlinu mjög vel.
Hann segir að í þessu samhengi
ættu báðir aðilar að nýta sér reynslu-
tímann betur en nú er gert sem virk-
an hluta af þessu ferli. „Fyrirtækið
þarf að leggja mat á það hvort við-
komandi sé að ná þeim árangri sem
það gerir kröfur til á reynslutíman-
um. Maður sér of mörg vandamál
sem skapast þar sem að nýir ein-
staklingar eru ráðnir og hlutirnir eru
ekki aiveg að ganga upp á reynsiu-
tímanum en stjórnendurnir segja
sem svo, að þetta hljóti að batna.
Yfirleitt segir reynslutíminn hins
vegar mjög mikið um það hvað þessi
einstaklingur getur og hvernig hann
fellur inn í fyrirtækið. Því er ekki
sanngjarnt gagnvart honum að láta
hann ekki vita ef hlutirnir eru ekki
að ganga upp því þessi starfsmaður
væri kannski betur kominn innan
annars fyrirtækis. Það má því segja
að það þurfi að leggja mun meiri
vinnu í þessi mál en nú er gert.“
Mótun starfsmannastefnu
spor í rétta átt
Þórður segir að það sem sé hvað
jákvæðast í þessum málum hér á
landi nú sé hversu mikið átak fyrir-
tæki og stofnanir hafí gert í mótun
starfsmannastefnu. „Við sjáum skýr
merki þess nú og það er mjög já-
kvætt því slík stefna segir starfs-
mönnum hvaða stefnu fyrirtækið
hefur í ýmsum málaflokkum, t.d.
hvað varðar ráðningar, fræðslu og
öll þau mál sem snerta vinnu þeirra
hjá fyrirtækinu. Þá setur fyrirtækið
fram, með slíkri stefnu, ákveðin
skilaboð um það hvernig það vill að
starfsmenn vinni. Á sama tíma vita
starfsmenn að hveiju þeir ganga í
samskiptum við fyrirtækið. Slík
1 stefna skýrir því ákveðin grá svæði
sem oft valda vandamálum og það
hefur margoft sýnt sig að þessi vinna
skilar sér mjög vel. Fyrirtækin hafa
gjarnan sérstaka gæðastefnu, stefnu
í markaðsmálum og fjármálum og
því þá ekki að hafa sérstaka stefnu
í starfsmannamálum."
Þórður segir að þó að þessir hlut-
ir séu að breytast mjög mikið þá séu
alltaf mjög sterkar hefðir og ákveð-
in íhaidssemi hvað varðar hvemig
hlutirnir eru unnir. Hann telur þó
að ákveðin kynslóðaskipti
séu að verða í fyrirtækj-
unum hvað þetta varðar.
„Stór hluti þeirra ein-
staklinga sem dvelja er-
lendis bera með sér nýjar
venjur, viðhorf og þekk-
ingu þegar þeir snúa
heim. Þetta hefur hægt og sígandi
áhrif og má sjá það glöggt víða að
verið er að ýta á eftir ýmsum breyt-
ingum.“
Hann segir að þegar öllu sé á botn-
inn hvolft, þá sé hlutverk stjómenda
mikilvægast. „Þeir eiga að vera í
hlutverki leiðtogans, sýna heiðarleika
og hreinskilni í öllum samskiptum
við samstarfsmenn. Ef þeir meina
eitthvað með breytingum, sem þeir
óhjákvæmilega þurfa að standa að
öðm hvoru, þá þurfa þeir sjálfir að
ganga á undan með góðu fordæmi.
Til þess að leiðtoginn geti unnið með
þessum hætti er grundvallaratriði að
hann þekki sjálfan sig.“
Góðir stjórn-
endurtaka á
vandamálum
og leysa þau