Morgunblaðið - 06.06.1996, Blaðsíða 10

10 C FIMMTUDAGUR 6. JÚNÍ 1996
VIÐSKIPTI
MORGUNBLAÐIÐ
í upphafi settum við okkur mark-
mið um hverju uppsetning Intranet
ætti að skila: þ.e. að minnka álag
á stoðdeild fyrirtækisins, lágmarka
leitunartíma (áð upplýsingum),
tryggja að ávallt sé unnið með rétt-
ar upplýsingar, að bæta upplýsinga-
streymi til starfsmanna, og loks að
lækka rekstrarkostnað.
Þegar þessi markmið voru ljós
settust nokkrir starfsmenn niður
og veltu fyrir sér hvaða upplýsingar.
það væru sem þyrftu helst að tengj-
ast inn á Intranet. Hér sem annars
staðar þarf að virkja hugmyndaflug
starfsmanna til að ná fram sem
mestri hagræðingu.
Okkar niðurstaða var að inn á
Intranet ættum við að setja upplýs-
ingar sem í fyrsta lagi starfsmenn
leita reglulega uppi, sern þarf reglu-
lega að uppfæra, sem starfsfólk
stoðdeildar þarf að veita reglulega,
sem starfsmenn þurfa að hafa að-
gang að en hafa ekki í dag, sem
dreift er á blöðum en geta eins
verið inni á Intranet, og sem starfs-
menn þurfa að hafa aðgang að all-
an sólarhringinn.
Eftir að hafa farið yfir þessa
flokka varð okkur ljóst að víða
mætti lagfæra upplýsingamálin
innan fyrirtækisins og jafnframt að
Intranet væri rétti vettvangurinn
til þess.
Notkunarmöguleikar
VSÓ er að því ég best veit fyrsta
íslenska fyrirtækið til að taka Intra-
net í notkun í fullri al-
vöru. í dag saman-
stendur Intranet af 12
atriðum sem annað
hvort hafa verið í notk-
un um nokkurt skeið
eða eru u.þ.b. að kom-
ast í notkun.
• Húsreglur: Hjá
VSÓ hefur um nokkurt
skeið verið gefinn út
húsreglubæklingur þar
sem teknar eru saman
helstu upplýsingar um
sumarfrí, tímaskrán-
ingu, umgengnisreglur
og fleiri svipaða þætti.
Þennan bækling hefur
þurft að uppfæra
reglulega og kostar
það vinnufundi, ljósritun og ýmsa
aðra umsýslu. Með því að -setja
bæklinginn í einu lagi inn á Intra-
net er slík umsýsla óþörf, einfalt
er að uppfæra einungis lítinn hluta
bæklingsins í einu og tryggt er að
starfsmenn hafa alltaf aðgang að
nýjustu upplýsingunum.
Uppfærslur eru því samkvæmt
þörfum en fara ekki eftir dagatalinu
eins og áður. Af þessum sökum
verður gildi upplýsinganna enn
meira en áður.
• Reynsla og menntun starfs-
manna: í þekkingarfyrirtæki er
mikilvægt að starfsmenn hafi að-
gang að upplýsingum um menntun
og reynslu hvers annars. Þessar
upplýsingar eru m.a. notaðar þegar
ákveðinnar sérfræðiþekkingar er
þörf við úrlausn verkefnis. Hjá VSÓ
fórum við yfir feril starfsmanna og
settum upplýsingar um m.a. mennt-
un, sérþekkingu, fyrri störf og fé-
lagsmál inn á Intranet. Litlar líkur
eru á að gagnagrunnurinn úreldist
þar sem starfsmenn hafa sjálfir
frumkvæði að því að uppfæra sinn
starfsferil þegar reynsla eða mennt-
un eykst.
í þessu sambandi er rétt að benda
. sérstaklega á not nýrra starfs-
manna af Intranet. Flestir kannast
við að byija á nýjum vinnustað og
vera látnir „reka sig á“ til að Iæra.
Þá þarf stöðugt að vera að leita
upplýsinga hjá reyndari starfs-
mönnum um allt milli himins og
jarðar. Með uppsetningu Intranet
verða þessar upplýsingar aðgengi-
legri fyrir nýja starfsmenn sem
skilar sér í vinnusparnaði, betri líð-
an starfsmanna og betri þjónustu
við viðskiptavininn.
• Bókasafn VSÓ: Bókasafn
VSÓ er umfangsmikið og nær yfir
mikinn fjölda bóka og tímarita á
sviði verkfræði, rekstrarráðgjafar
og upplýsingatækni. Ekki hefur
verið til heildarskrá yfir bókasafnið
og því oft erfitt að gera sér grein
Jón Garðar
Guðmundsson
fara?, og hvernig ætlum við að fara
þangað?
Vangaveltur sem þessar hafa
orðið til þess að mörg fyrirtæki eru
farin að velta fyrir sér möguleikum
á að nota Alnetstæknina innan fyr-
irtækis. Þetta endurspeglar þá upp-
götvun að fyrirtæki ná ekki að full-
nýta möguleika tækninnar nema
að taka hana einnig í notkun innan
fyritækisins. Intranet er svarið.
Almennt um Intranet
Intranet er nýtt hugtak sem fýrst
var notað fyrri hluta árs 1995 en
fór ekki að ná almennri athygli
fyrr en undir lok ársins. í raun er
um byltingu í upplýsingatækni að
ræða og hafa sumir gengið svo
langt að jafna Intranet við uppfinn-
ingu einkatölvunnar. Fyrirtæki í
Bandaríkjunum sem framleiða hug-
búnað á sviði Alnetstækni telja að
70% af tekjum sínum á þessu ári
verði vegna sölu á hugbúnaði tengd-
um Intranet, en einungis 30% verði
vegna Alrietsins. Af þessum sökum
má segja að árið 1996 sé ár Intra-
net. Einfaldast er að lýsa Intranet
sem innanhúss Alneti. í stað þess
að tengja saman fyrirtæki um víða
iveröld tengir Intranet saman vinnu-
stöðvar innan fýrirtækis og veitir
þeim þannig aðgang að öllum nauð-
synlegum upplýsingum.
Intranet líkt og Alnetið er mjög
hentugt til að vinna með grafík,
hljóð og myndbönd en þessir miðlar
munu vaxa mjög í notkun innan
fyrirtækja í framtíð-
inni. Með margmiðlun
verður hægt að bjóða
starfsmönnum upp á
ýmislegt kennslu- og
þjálfunarefni í gegnum
Intranet. Þá verða aðr-
ar upplýsingar gerðar
meira aðlaðandi með
því að bæta við hljóði
og kvikmyndum.
Ábyrgðinni á að
uppfæra upplýsingar á
Intranet er dreift milli
starfsmanna og verður
því um tíðari uppfærsl-
ur að ræða en ef einn
starfsmaður er ábyrg-
ur . Með þessu móti er
tryggt að starfsmenn
hafa ávallt aðgang að réttustu upp-
lýsingunum.
Notkun Intranet hjá VSÓ
Hugmyndin að uppsetningu
Intranet hjá VSÓ kom upp í byijun
þessa árs. Þegar farið var að skoða
málið komu tveir ljósir punktar
strax í ljós. Annars vegar að kostn-
aður yrði vel undir hálfri milljón
króna og hins vegar að einfalt væri
að byggja upplýsingakerfið smám
saman upp. I raun og veru er ein-
faldast að velja eitt gagnasafn eins
og t.d. starfsmannahandbók, setja
það inn á Intranet og fylgjast með
framvindunni. Ákvörðun um fram-
hald er síðan tekin út frá því hvern-
ig til tekst.
Af þessum sökum var áhættan
við aðgerðina talin lítil og þar sem
kostimir virtust umtalsverðlr urðu
menn fljótt sammála um að heíjast
handa.
IÐNLÁIMASJÓÐUR
ÁRMÚLA 13 a *155 R E Y K J A V I K • S ( M I 588 6400
A.GUÐMUNDSSON ehf.
húsgagnaverksmiöja
Skemmuvegi 4 Kópavogi Símí 557 3100
AUNDANFÖRNUM árum
hefur upplýsingabylting-
in verið mál málanna hjá
stjómendum fyrirtækja
og það með réttu. Alnetið er nefnt
í öðru hveiju orði og enginn er
maður með mönnum nema vera á
vefnum og helst nota alla nýjustu
tæknina. Sum fyrirtæki virðast aft-
ur á móti taka þátt í Alnetsvæðing-
unni með hálfum hug, svona rétt
til að vera með. Upp á síðkastið
hafa stjómendur hins vegar í aukn-
um mæli velt fyrir sér hvort fyrir-
tækið sé í raun og vem að hagnast
á Alnetstækninni. Oft verður fátt
um svör og þó bent sé á að fyrirtæk-
ið fái margar „heimsóknir" á heima-
síðu sína er ekki þar með sagt að
peningarnir streymi hraðar í kass-
ann.
Enginn vafi liggur á því að hér
er um ódýra kynningarleið að ræða
en ef markmiðið er að fullnýta eig-
inleika nettækninnar þarf mun
meira að koma til.
En kapp er best með forsjá og
ljóst að blind ást á öllu sem viðkem-
ur Alnetinu er ekki vænleg til
árangurs. Ekki borgar sig að eltast
sífellt við nýjustu tæknina, heldur
þarf notkun Alnetsins að taka mið
af markmiðum og stefnu hvers fyr-
irtækis. í stað þess að ana óhugsað
áfram þarf að skipuleggja fram í
tímann. Svara þarf spurningunum;
hvar erum við stödd í nýtingu Al-
netstækninnar?, hvert viljum við
Innra-
net VSÓ
Upplýsingatækni
Innranet eða Intranet á ensku er nýtt hug-
tak sem kom fram fyrir alvöru í lok síðasta
árs. Einfaldast er að lýsa Innranetinu sem
—
innanhúss alneti (Intemet). I stað þess að
tengja saman fyrirtæki um víða veröld teng-
ir Innranetið saman vinnustöðvar innan fyr-
irtækis og veitir þeim þannig aðgang að
öllum nauðsynlegum upplýsingum. Jón
Garðar Guðmundsson lýsir því hvemig
þetta nýja fyrirbæri er notað innan VSO.

v'SA<’
'QJ *•')
S9Ó-
SKRIFSTOFUHÚSGÖGN