Morgunblaðið - 29.10.1996, Blaðsíða 8

Morgunblaðið - 29.10.1996, Blaðsíða 8
8 ÞRIÐJUDAGUR 29. OKTÓBER 1996 MORGUNBLAÐIÐ FRETTIR Jón Baldvin ákveður iáta af formennsku 'GrtUfJO- KARLINN í brúnni getur gengið hreykinn frá borði eftir langa og stranga útivist í pólitísku smugunni. . . .'VV..Y-' •¦ ,,»."¦' -r.iáiW—'•íi'"T'*;' ,*»*<%, •'-$£•, flonda Cívic 5 dyra i ¦'; »lifeíiiflpiæíii:yérllif •.t-.1(!ív».,,i'!.-. '^ . .w., . - ¦(;¦!,..:. .. ««T: .'• ¦;,;•.•'•-•• *'r.fj t''".^"fifcL'ÍiSLÍ- ¦¦¦ ****."¦.' f"Ji¦¦¦'-.:'.;¦¦'";¦'.' '-¦***¦' ¦: ^&éíö Upplýsingar um Honda Civic S dyra '97: kpaftmikil 9D hestafla lóttmálmsvél — 1 B ventla og bein innsprautun — hraðatengt vökva- og veltistýpi — þjófavörn á ræsingu — nafdnifnar púöup og speglap — viðarinnnétting í maelaborði — 14 tommu dekkjSBtaerð — útvapp og kassettutaeki — stynktanbitar í hurðum — sépstaklega hljóðeinangraðun — fáanlegur sjálfskiptup — samlæsing á hupðum sportleg innrétting rúðuþurrka fyrip aftuppúöu framhjóladpifinn samlitir stuðarar höfuöpúðar. fnsmsn og aftan haeðarstillanlegur framljósageisli stafræn klukka bremsuljós í aftuprúðu eyðsla 5,6 I á 90 km/klst. 4,31 metni á lengd nyðvörn og skráning innifalin u Vatnagörðum 24, Reykjavík, sími 568 9900 Framtíðarsýn skjalastjórnar Sömu lögmál gilda í skjalastjórn í tölvum og á pappír BYLTINGAR- KENNDAR breyt- ingar eiga sér nú stað í skjala- og uppiýs- ingamálum. Þar er eink- um um að ræða áhrif tölv- unnar á skjalastjórn. Á námstefnu sem haldin var, á vegum Félags um skjalastjórn, 24.-25. októ- ber sl. fjallaði David 0. Stephens um framtíðar- sýn í skjalastjórn, varð- veislu og miðlun upplýs- inga í tölvutæku formi. Hvað felst í hugtakinu skjalastjórn? „Skjalastjórn er kerfis- bundin stjórn á skjölum frá því þau verða til í stofnun eða fyrirtæki eða berast að og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu. Skjalastjórn felur í sér flokkun og merkingu skjala, dreifingu, vistun, endurheimt og gerð örefn- is. Ennfremur stjórn á fram- leiðsiu og notkun eyðublaða, skýrslna, gerð geymslu- og ör- yggisáætlana og fræðslu starfs- fólks í stofnunum um skjalamál. Almennt er talið að aðeins um 5% þeirra skjala sem verða til í fyrirtækjum hafi sögulegt gildi og beri að varðveita af þeim ástæðum. Hér er ekki aðeins átt við pappírsgögn heldur skjöl í hvers kyns formi og sömu lögmál gilda um rafræn gögn. Undanfarin ár hafa fyrirtæki og stofnanir í sífellt auknum mæli skipt úr pappírsskjölum yfir í rafræn gögn. Þar má þó aldrei gleyma því að skjaiastjórn á tölvuskjölum fylgir sömu grund- vallarhugmyndum og skjalastjórn á pappírsskjölum. í stað þess að pappírsskjöl hlaðist upp eru tölv- urnar byrjaðar að yfirfyllast af upplýsingum vegna þess hversu lítil regla er á því hvaða skjöl eigi að geyma og hver ekki. Rannsóknir sýna að skjöl sem geymd eru á tölvudisklingum og í minni tölvunnar eru í flestum tilvikum allt of fyrirferðarmikil þar sem einungis eru notuð oftar en einu sinni 20% af þeim upplýs- ingum sem geymdar eru." Getur þú nefnt einhver 'dæmi um hvað ætti ekki að geyma? „Fólki hættir til að geyma tölvupóstinn sinn von úr viti. Það er kannski áskrifendur að mörg- um pósth'stum og í stað þess að lesa póstinn sinn dag- - lega safnar fólk háum haugum af tölvupósti með tilheyrandi eyðslu á minni tölvunnar. Stór hluti þess efhis sem sent er með tölvupósti er ein- ungis ætlaður til þess að lesa einu sinni og hefur ekkert varðveislu- gildi. Annað mál er hvað fólk lætur fara frá sér í tölvupósti og hverj- um það sendir tölvupóst. í Banda- ríkjunum er „nýjasta tískan" í lögsóknum vegna tölvupósts og þess hve frjálslegt orðalag fólk notar í honum. Ný kynslóð banda- rískra lögfræðinga hefur komið fram á sjónarsviðið sem hefur atvinnu af því að lögsækja fólk fyrir ummæli þess í tölvupósti. íslendingar þurfa einnig að huga að þessum málum því í tölvuheim- inum eru engin landamæri." Hvaða skjöl á þá að geyma? „Það er nokkuð sem ákveða David O. Stephens ? David O. Stephens er for- stöðumaður ráðgjafadeildar um skjalastjórn hjá Zasio Ent- erprises inc. sem er Ieiðandi fyrirtæki í ráðgjöf og hugbún- aði fyrir skjalastjórn í Banda- ríkjunum. Stephens er meðhöf- undur fjórðu útgáfu bókarinn- ar Information and Records Management sem kom út á árinu 1995 og er almennt talin biblia skjalastjórnar í Norður- Ameríku. Hann var forseti skjalastjórnarsamtakanna ARMA International 1989-90. Hann hefur ritað fjölmargar greinar um skjalastjóm og kynnt sérstaklega skjalastjóm í lönduni utan Norður-Amer- íku. þarf innan hvers fyrirtækis og stofhunar í samræmi við gildandi lagaákvæði. Þegar viðkomandi fyrirtæki eða stofnun hefur tekið ákvörðun um hvað þarf að geyma er nauðsynlegt að framfylgja ákvörðuninni því annars er hætta á að óþörf gögn hlaðist upp líkt og áður gerðist í skjalaskápum fyrirtækja. Með því að hafa stjórn á gögn- unum minnkar hættan á því að yfirfylla minni tölvunnar og glata mikiivægum upplýsíngum." Hvað geta fyrirtæki og stofn- anir gert til þess að forðast það að glata mikilvægvm gögnum? „Vegna þeirrar hröðu þróunar sem hefur orðið undanfarinn ára- tug á hug- og vélbúnaði hafa oft -------------- glatast gögn vegna Pappírogör- þess að eldri hug- og filmurhafa vélbúnaður er orðinn raimc, u.^* úreltur innan skamms reynst best tíma { mörgum tilvik. um hefur verið lögð aðaláherslan á að endurnýja hann en gleymst að hugsa um hvað eigi að gera við eldri upplýsingar. Til þess að forðast þetta verða fyrirtæki og stofnanir annaðhvort að yfirfæra upplýsingar af td. gömlum tölvudisklingum yfir á nýja eða aðra miðla eða þá hrein- lega geyma gamlan tölvubúnað sem getur Iesið gömul skjöl. Ekki er komin nein reynsla á hversu varanleg varðveisla raf- rænna gagna er og ekkert hefur reynst betur en pappírinn og ör- filmurnar. Unnið er að rannsókn- um á því hvernig hægt verði að geyma upplýsingar í allt að fimm þúsund ár en hvort það er raun- hæfur möguleiki verður tíminn að leiða í ljós."
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56

x

Morgunblaðið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Morgunblaðið
https://timarit.is/publication/58

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.