Morgunblaðið - 14.11.1996, Blaðsíða 10

10 B FIMMTUDAGUR 14. NÓVEMBER 1996
MORGUNBLAÐIÐ
____________VIÐSKIPTl_
ABC/ABM - TILAÐ
BÆTA VERKFERLA
Sjónarhorn
Hvemig á að skipta kostnaði við gæðakerfí
á afurðir eða kostnaði við rekstur upplýs-
ingakerfa? Hver er kostnaður tiltekinna að-
gerða eða legu sjúklinga á spítölum, spyr
Páll Rúnar Pálsson m.a. í þessari
framhaldsgrein, og segir kostnaðarstjómun
geta veitt svörin.
í GREIN minni um
kostnaðarstjórnun -
ABC/ABM, sem birtist
í Morgunblaðinu þann
31. október síðastliðinn,
ræddi ég um þarfímar
fyrir nýjar og markviss-
ari aðferðir í rekstri fyr-
irtækja og stofnana.
Megináhersla var lögð
á breytta kostnaðar-
samsetningu, aukna
samkeppni og iang-
tímaaðgerðir í stað
skammtímalausna.
Meginástæða þess að
nýjar aðferðir hafa
fengið hljómgrunn er
sú, að óbeinn kostnaður
hefur vaxið og erfitt hefur verið að
skipta honum á vörur og þjónustu
með hefðbundnum verðlagningarað-
ferðum svo gott sé. Vandamálin
geta t.d. verið: Hvernig á að skipta
kostnaði við gæðakerfi á afurðir eða
kostnaði við rekstur upplýsinga-
kerfa? Hver er kostnaður tiltekinna
aðgerða eða legu sjúklinga á spí-
tölum svo eitthvað sé nefnt?
Áhrif tekjuskorts
Sumir kunna að spyija hvers
vegna sé rétt að beina athyglinni
að kostnaði. Svarið liggur í tvennu.
Annars vegar í því, að kostnaður er
verðmæti, þ.e. það sem við borgum
fyrir notkun aðfanga og hins vegar
að tekjur eru takmark-
aðar eins og allt annað
í efnahagsstarfsem-
inni.
Með aukinni sam-
keppni minnka mögu-
leikar manna til þess
að hækka markaðsverð
á vöru og þjónustu utan
opinbera geirans, því
verðhækkunin er
auðsæ. Stjómandi op-
inbera fyrirtækisins
stendur einnig frammi
fyrir því að framlagið
úr ríkissjóði hækkar
ekki þó svo að kostnað-
ur aukist. Munurinn er
þó sá, að verðhækkunin
í opinbera geiranum er ekki eins
auðsæ, því framlagið er tekið af
skatttekjum ríkisins. Stjórnendur
einkafyrirtækja og opinberra standa
nefnilega oft í sömu sporum: erfitt
eða ógjörningur er að auka tekjurn-
ar eða að auka framalagið úr ríkis-
sjóði. Báðir búa við tekjutakmarkan-
ir. Þetta er hin harða staðreynd lífs-
ins.
En hvaða er þá til ráða? Jú, svar-
ið liggur í augum uppi. Menn snúa
sér að kostnaðinum. Betri upplýs-
ingar skila sér í betra skipulagi,
bættri nýtingu aðfanga og mark-
vissri kostnaðarlækkun. Á þann hátt
er unnt að auka arðsemi fyrirtækja
eða halda sig innan fjárlaga, hvert
Páll Rúnar
Pálsson
svo sem markmiðið er. Þetta er nán-
ast eina færa leiðin til þess að búa
sig undir framtíðina. Sambærilegt
dæmi er til um áhrif tekjutakmark-
ana með kvótakerfi í sjávarútvegi.
Tekjutakmörkunin rekur menn til
að huga að betri nýtingu aðfanga.
Þannig eykst hagkvæmni til fram-
búðar og það er einmitt það sem við
höfum séð í sjávarútveginum.
Mikilvægi réttra upplýsinga
Það er því miður alltof algengt,
bæði í einka- og opinbera geiranum,
að stjórnendur séu að kljást við
vandaniál líðandi stundar með mi-
sjöfnum árangri í stað þess að beina
kröftunum að langtímastefnumótun
og oftar en ekki er það vegna ónógra
upplýsinga um innri málefni sem og
rekstrarumhverfi. Með kostnaðar-
stjórnun er unnt að fá upplýsingar
um innviðina, þannig að samhengi
rekstrar- og fjárhagsstærða verður
augljóst. Þess háttar vitneskja ætti
að auka áreiðanleika ákvarðana og
minnka óvissu. Eitt geta menn haft
að leiðarljósi við mat á mikilvægi
upplýsinga: nægar upplýsingar
þurfa ekki endilega að leiða til þess
að menn taki réttar ákvarðanir. Hitt
er þó víst, að ónógar upplýsingar
leiða til rangra ákvarðana.
Með tilkomu nýs hugbúnaðar hef-
ur kostnaðarstjórnun orðið auðveld-
ari. Öll greining af þessu tagi bygg-
ir á líkönum, sem sett eru fram á
myndrænan hátt og gefa upplýs-
ingar m.a. um kostnaðarvalda, nýt-
ingu aðfanga, hliðarskilyrði (tak-
markandi þætti) framleiðslunnar eða
þjónustunnar, betri og nákvæmari
verðlagningu, skiptingu alls kostn-
aðar í fastan og breytilegan, feril-
greiningu athafna og afkomumæl-
ingar með breyttum forsendum.
Það er engum vafa undirorpið,
að notkun ABC/ABM aðferða veitir
stjómendum forskotið sem þeir
þurfa og eykur þekkingu þeirra á
eigin rekstri til muna. ABC/ABM
aðferðir er unnt að nota með marg-
víslegum hætti. Markaðsstjórinn
getur notað aðferðirnar m.a. til þess
auðvelda ákvörðun um verðlagningu
nýrra afurða, kanna arðsemi við-
skiptavina og dreifingu á markaði.
Fjármálastjórinn nýtir aðferðirnar
við áætlanagerð, nákvæmari kostn-
aðarskiptingu og til þess að finna
og eyða kostnaði sem engu skilar.
Rekstrarstjórinn nýtir sér aðferðirn-
ar við aðfangastýringu og skipu-
lagningu á nýtingu fjármuna. Þetta
eru einungis dæmi um notkunar-
möguleikana. En kostnaðarstjórnun
er ekki bundin við tiltekinn rekstur
eða tilteknar athafnir, heldur er
unnt að beita aðferðunum alls stað-
ar. Með því að beina athyglinni að
athöfnum (verkefnum) sem nota
aðföng og eru kostnaðarvaldar er
nær öruggt að unnt er að ryðja leið-
ina frá ánauð til úrbóta.
Þekking og vald
Þrátt fyrir hæfileika og reynslu
sem stjórnendur geta búið yfir, þurfa
þeir á þekkingu að halda til þess að
ná árangri. Eg gat þess í greininni
sem birtist þann 31. október síðast-
liðinn, að það getur verið erfiðleikum
háð að koma í framkvæmd
ABC/ABM verkefnum innan fyrir-
tækja og stofnana. Þar veldur mestu
mannlegi þátturinn og tregða mann-
aflans gegn breytingum. Til þess að
lýsa þessu er unnt að virða fyrir sér
mynd af sambandi valds og þekking-
ar.
Reynsla starfsfólks er dýrmæt.
Góðir starfsmenn þekkja vel til verka
og hafa góða yfirsýn yfir verkefnin
sem þeir annast, t.d. innan sinnar
deildar. Þá skortir hins vegar yfirsýn
yfir flæði verkefna innan fyrirtækis-
heildarinnar, sem þeir eiga hlutdeild
í. Þó svo að starfsmaður hafi yfirsýn
um gangverkið hefur hann ekki vald
til þess að breyta. Aðeins stjórnend-
ur hafa það.
Með auknum starfsframa minnk- •
ar sérhæfð þekking á verkefnum
innan fyrirtækja. Þess í stað kemur
yfirsýnin og valdið til þess að breyta
og bæta. Einungis yfirstjóm getur
breytt gangverki innan fyrirtækja,
en skortir að sama skapi þekkingu
til þess að útfæra breytingarnar í
einstökum liðum á hagkvæman hátt.
Því vill oft á tíðum myndast múr á
milli starfsmanna og stjórnenda.
í heimi þar sem hraðar breytingar
í rekstrarumhverfi og aukin sam-
keppni um tekjur eru burðarásar
framfara ætti eitt af forgangsmálum
stjórnenda að vera, að bæta verk-
ferla innan fyrirtækjanna. Þetta er
unnt með ABC/ABM aðferðum.
Bætt skipulag leiðir til betri árang-
urs.
Til þess að virkja þekkingu og
efla samstöðu ættu stjórnendur að:
(1) Nýta og efla þekkingu starfs-
fólks og virkja frumkvæði þess.
(2) Efla samskipti milli deilda, þ.a.
allir séu meðvitaðir um gang-
verkið.
(3 Eyða samskiptahræðslu, þ.e. að
fella múrinn á milli stjórnenda
og starfsmanna.
(4) Skipuleggja fyrirtækin með
verkefnin (athafnir) í huga.
Með notkun kostnaðarstjórnunar
- ABC/ABM er unnt ná markmiði
um betri árangur til lengri tíma Iitið.
Höfundur er starfsmaður
Skýrr hf.
íslenskur hugbúnað-
urfærgóða dóma
Tölvur
MENNIRNIR að baki QuickDNS Pro, Sigurður Ásgeirsson, Sig-
urður Ragnarsson, Pétur Pétursson og Snorri Guðmundsson.
ALNETIÐ gerir ýmislegt mögulegt
og ekki síst einfaldar það og auð-
veldar fyrirtækjum að koma fram-
leiðslu sinni á framfæri. Það sann-
ast áþreifanlega á fyrirtækinu
Mönnum og músum, sem hefur
meðal annars skotið Apple ref fyr-
ir rass með nafnamiðlara sínum,
QuickDNS Pro. Reyndar fór svo á
endanum að Apple-liðar gáfust upp
á samkeppninni og tóku að gefa
sinn hugbúnað.
í nýjasta tölublaði MacWEEK
er itarleg umfjöllun um QuickDNS
Pro og fær það góða einkunn, fjór-
ar stjörnur af fimm mögulegum.
QuickDNS Pro er nafnamiðlari og
vinnur sem nokkurs konar alnets-
símaskrá. Hverri tölvu er úthlutað
númeri og nafni. Tölvurnar nota
númerin í samskiptum sín á milli,
en það er ekki fyrir mennska að
leggja þau á minnið. Notendur al-
netsins kalla því á tölvur eftir nafni
(t.d. www.menandmice.com) og
nafnamiðlararnir fletta upp tilsvar-
andi númerum. Allir sem setja upp
miðlara á alnetinu, t.d. seljendur
alnetsþjónustu, þurfa á nafnamiðl-
ara að halda og til eru nafnamiðlar-
ar fyrir flestar gerðir tölva.
Eins og nafnið ber með sér sér-
hæfir MaeWEEK sig í umfjöllun
um Macintosh samhæfðan búnað
og kemur út vikulega í 110.000
eintökum. í greininni er QuickDNS
Pro borið saman við aðra nafna-
miðlara fyrir Macintosh tölvur og
m.a. greint frá því að það vinni að
Alnetið er góður liðs-
auki íslenskum tölvufyr-
irtækjum sem koma
vilja varningi sínum á
framfæri. Arni Matthí-
asson komst yfir lof-
samlegan dóm um ís-
lenskan hugbúnað í
MacWEEK, en sá bygg-
ist á alnetinu í fleiri en
einum skilningi.
jafnaði 15-20 sinnum hraðar en
MacDNS, samskonar forrit frá
Apple Computer. Auk þess hafi
QuickDNS tæknilega yfirburði og
sé eina forritið sem búi yfir öllum
lykileiginleikum sem prýða þurfi
nafnamiðlara.
Pétur Pétursson, annar eigenda
Manna og músa, segir að umsögn
blaðsins hafi verið heldur betri en
hann átti von á. „Við vissum að
við værum með besta nafnamiðlar-
ann en við áttum ekki von á að
koma svona vel út í samanburðin-
um. Þetta mun auka verulega sölu
hjá okkur og gera okkur að þekkt-
ara nafni erlendis. Það er gott
veganesti fyrir markaðssetningu á
nýjum hugbúnaði sem við erum að
þróa.“ Fyrirtækið Menn og mýs
ehf. var stofnað fyrir 6 árum. Eig-
endur þess eru Pétur Pétursson og
Jón Georg Aðalsteinsson, tölvunar-
fræðingar. í upphafi einbeitti fyrir-
tækið sér að smíði á Stundvísi, en
fyrir tveimur árum hóf fyrirtækið
sókn sína á erlendan markað, fyrst
með forritinu Desktop Strip og síð-
ar QuiekDNS Pro.
Pétur segir að fyrirtækið hafi frá
upphafi nýtt sér alnetið við alla
markaðssetningu og sölu á Qu-
ickDNS Pro. „Þótt við höfum selt
á annað þúsund pakka til þrjátíu
landa höfum við aðeins einu sinni
þurft að fara til útlanda í viðskipta-
erindum. Þetta er því gott dæmi
um það hvernig Alnetið gerir litlum
fyrirtækjum kleift að keppa við
stór fjölþjóðafyrirtæki með góðum
árangri."
Pétur segir að næstu mánuði
verði höfuðáhersla lögð á að nýta
þessa umfjöllun sem best í mark-
aðssetningu á QuickDNS Pro, en
fyrirtækið sé einnig með ný verk-
efni á pijónunum sem nýti sömu
viðskiptahugmynd en hann vill ekki
útlista þau frekar að svo stöddu.
Abendingum um efni og at-
hugasemdir má koma til arn-
im@mbl.is.