Morgunblaðið - 05.12.1996, Blaðsíða 10

10 B FIMMTUDAGUR 5. DESEMBER 1996
MORGUNBLAÐIÐ
VIÐSKIPTI
Símenntun —
fram tíðarsýn
Sjónarhorn
Skynsamleg símenntun er fyrst og fremst
undirbúningur fyrír framtíðina, skrífar Guð-
jón Skúlason. Hún bætir samkeppnismögu-
leika og reksturinn. Hann fær meira svig-
rúm, þegar þekking starfsmanna batnar
með tilliti til starfsumhverfísins.
VAXANDI þörf er fyn'r
öfluga símenntun í fyrir-
tækjum enda hafa margir
brugðist við og eflt sí-
menntunarstarfið. Þrátt fyrir það
skortir stundum á heildstæða stefnu
og of oft eru framlög til fræðslu
talin kostnaður. Skynsamleg sí-
menntun er miklu fremur undirbún-
ingur fyrir framtíðina. Hún bætir
samkeppnismöguleika og rekstur-
inn. Hann fær meira svigrúm, þegar
þekking starfsmanna batnar með
tilliti til starfsumhverfisins.
Danir leggja verulegt kapp á
endurmenntun og lætur danska rík-
isstjómin ekki sitt eftir liggja. Hún
hefur sett sér markmið um tækni-
lega landvinninga og leggur nú
verulega áherslu á hátækni og
tæknilega þekkingu. Stjómvöld
efndu m.a. til könnunar í mars á
þessu ári. Hún leiddi í ljós að 47%
heimila eru búin einkatölvum og
12% þeirra hafa aðgang að Inter-
netinu. Fyrirtæki hafa auk þess
verið virkjuð og hvött til þess að
sinna símenntun og undirbúa
starfsfólk fyrir nýja tíma upplýs-
ingatækninnar, sem getur leitt til
þess að:
• starfsfólk mun í verulegum mæli
vinna heima í gegnum tölvur
• vinnusvæði verða meira svæðis-
bundin í stað staðbundinnar vinnu
• fyrirtæki verða í ríkum mæli net-
tengd milli svæða og landa
• vinnan verður hreyfanlegri
• starfssamningar breytast, meira
verður um verktakasamninga en
minna um fastráðningar.
Þessi þróun mun vissulega eiga sér
stað hér að einhveiju leyti. Islensk
stjómvöld og fyrirtæki verða að
meta aðstæður og horfa meira til
framtíðar í stað skammtíma lausna,
sem okkur eru tamari.
Þjónustufyrirtæki
framtíðarinnar
Hér á eftir verður mest fjallað
um þætti, er snúa að þjónustufyrir-
tækjum og þá þróun, sem þar má
búast við, en tækifæri framtíðar-
innar bíða fyrirtækja, sem koma
auga á þau. I fyrsta lagi má búast
við því að viðskiptamenn verði síð-
ur trúir „sínu“ fyrirtæki. Þeir snúa
sér til þeirra, sem mæta kröfum
um þjónustu og vömgæði. Tæknin
verður nýtt til þess að uppfylla
þessar kröfur, ekki vegna þess að
viðskiptamenn kaupi tæknina,
heldur það sem hún býður upp á.
Þá verður ekki hjá því komist að
skapa starfsfólki viðeigandi skil-
yrði, t.d. aðgengi að viðeigandi
tækni, sem mun taka örum breyt-
ingum.
Fræðsla um þjónustumál og
vöruframboð hefur að undanfömu
vegið þungt, en framvegis verður
að gefa síbreytilegri tækni gaum.
Meiri kröfur verða gerðar um þekk-
ingu, verkhæfni og persónuleika.
í símenntun verður að taka mið
af þessu og styrkja ráðgjafann
fremur en afgreiðslumanninn. Þess
vegna verður að auka kunnáttu til
þess að afla upplýsinga til þess að
veita ráðgjöfina.
Hvernig mætum
við framtíðinni?
Það ræðst af hugmyndum um
væntanlega þróun í tækni- og
starfsmannamálum. Á grundvelli
þeirra hugmynda verða áætlanir
gerðar með hliðsjón af markmiðum
og þörf viðskiptamanna. Hug-
myndamatið fer meðal annars fram
með því að reyna að fá svör við
eftirfarandi spurningum:
• hvernig mun tæknin og starfsem-
in hvor í sínu lagi þróast í einstök-
um atriðum?
• hvernig má tengja tækni- og
starfsmannaþróun saman í heild-
stæða mynd?
Fyrri reynsla af samtengingu
þróunarferla nýtist væntanlega í
þessari samtengingu. Næsta stig
hefst, eftir að svör liggja fyrir varð-
andi þessar spurningum, þ.e. að
setja markmið og móta aðgerða-
áætlun.
Aðgerðaáætlun og markmið
Aðgerðir byggjast á væntingum
um:
• tækniframfarir og áhrif þeirra á
störfin
• þróun í starfi stjómenda og starfs-
manna
• þróun einstakra rekstrarþátta.
Á þessu stigi eru markmið ákveð-
in og unnið að þeim. Eitthvert þeirra
gæti tengst þjónustunni, en nú þeg-
ar er augljóst að aukin samkeppni
knýr á um meiri þjónustu og/eða
lægri verð. Þess vegna verður að
spyrða saman verðlagningu og þjón-
ustustig, þ.e. að hærra verði fylgi
hátt þjónustustig. (Sjá mynd 1).
Gagnlegt gæti einnig verið að leit-
ast við að svara því, hvemig tryggja
megi tiltrú og traust viðskiptamanna
og hefjast síðan handa við að auka
þá tiltrú. Ætla má að hún vaxi með:
• góðri og persónulegri ráðgjöf
• persónulegri afgreiðslu sem styrk-
ir tengsl milli viðskiptamanna og
fyrirtækis
• meiri tíma og athygli sem við-
skiptamenn fá.
Erlendar rannsóknir sýna að
vinnutími í fjármálafyrirtækjum
skiptist hlutfallslega sem sést á
meðfylgjandi kökuriti.
Osagt skal látið hvort þessi skipt-
ing eigi við íslensk fyrirtæki en fróð-
44%
$t)órnunarleg
verkefni
legt gæti verið að leita svara við því
og grípa til viðeigandi ráðstafana
verði niðurstaðan önnur en hægt er
að sætta sig við. Augljóst er þó að
mun meiri tíma þarf að veija í sam-
skipti við viðskiptamenn.
Ákjósanleg þróun í starfi
stjórnenda og starfsfólks:
Nú þarf að styðja starfsfólk til
þess að mæta þróuninni, svo að hún
valdi því síður áhyggjum, en verði
áhugaverð. Þróunin felst einkum í
því að hinn duglegi afgreiðslumaður
hverfur, í hans stað kemur hinn
snjalli ráðgjafi. Afgreiðslumaðurinn
hefur einkum unnið við að:
• leysa föst verkefni
• líkja eftir (apa eftir)
• gera hlutina rétt
• koma til móts við óskir viðskipta-
vinarins
• passa upp á starf sitt
Ráðgjafinn mun vinna á annan hátt.
Hann:
• býr til verkefni
• sér möguleika
• er upptekinn af réttu hlutunum
• kemur vitneskju og upplýsingum
á framfæri
• kemur til móts við langtíma vænt-
ingar viðskiptavinarins.
Fyrirtæki geta reynt að meta
hvar þau eru á þróunarbrautinni.
Sum eru forsjál og leitast við að
fylgja þróuninni eftir, jafnvel að sjá
hana fyrir. Þau hafa raunhæfari
möguleika til þess að mæta framtíð-
inni, sem felur ef til vill í sér kröfur
þriggja hópa.
í fyrsta lagi mun viðskiptavinur-
inn krefjast:
• fyrirmyndar þjónustu
• framúrskarandi ráðgjafar
• góðs vöruframboðs
í öðru lagi mun umhverfið/eigendur
kreijast:
• samkeppnishæfni
• afraksturs
• afkastagetu
• þjóðfélagslegrar ábyrgðar.
I þriðja lagi mun starfsfólk krefj-
ast:
• áhrifa
• meðábyrgðar
• sjálfsforræðis
• upplýsinga
• símenntunar
• afkasta-/árangurshvetjandi
launakerfis.
Hvers vegna
mistakast breytingar?
Hér að framan hefur verið rakinn
sá þróunarferill, sem virðist á næsta
leiti. Þróuninni lýkur ekki þar með.
Hún heldur áfram og fyrirtæki, sem
tilbúin eru til þess að aðlaga sig
breyttum tímum, munu lifa af.
Fyrsta reglan er að vekja áhuga
starfsmanna og fá þá til þess að
fagna breytingum. Það má gera
þær að ögrandi viðfangsefni og
koma í veg fyrir neikvæð viðbrögð,
sem felast í mótþróa gegn nýjung-
um eða bábilju að geta stöðvað
framþróun, jafnvel boðið henni
birginn. Fyrirtæki með slíka menn,
sem komast upp með að standa í
vegi fyrir sjálfsagðri þróun, halda
ekki lengi velli. Eftirfarandi þættir
geta einmitt hindrað eðlilega þróun:
• skortur á nákvæmri forskrift og
markmiðum, þar sem viðfangs-
efnið er óklárt eða upplýsingar
ófullnægjandi og ónákvæmar.
Margir eiga því erfitt með að
greina þörfina og veldur jafnvel
ónógri þátttöku og áhugaleysi
yfirstjórnar
• atburðarásinni er ekki nægilega
stjórnað og ábyrgðarsvið eru
óljós, svo að mikilvægar ákvarð-
anir eru ekki teknar eða of seint.
Allt aðlögunarferlið vinnst seint
þannig að einbeiting tapast og
tilgangurinn verður óljós. At-
burðarásin einkennist af létt-
vægri verk- efnastjórn, eftir-
fylgni og eftirlit
• breytingar eru ekki framkvæmd-
ar í samhengi við reksturinn og
það leiðir til þess að fræðsla og
þjálfun verður ómarkviss.
Það er nauðsynlegt að vanda til
allra ákvarðana og varða þá leið,
sem ákveðin hefur verið í að breyta
eða bæta rekstur fyrirtækja. Allir
verða að þekkja hlutverk sitt og
hvers er vænst af þeim. Starfsfólk
verður best virkjað með góðum
upplýsingum og góðri fræðslu, þar
sem símenntun verður eðlilegur og
viðurkenndur þáttur í starfsemi fyr-
irtækja. Símenntun er tæki fyrir-
tækjum til framdráttar, en ekki
íþyngjandi kostnaður nema því tæki
sé ranglega beitt.
Höfundur starfar að
fræðslumálum
fetra
TRILLUR
HJÓLABORÐ 0G VAGNAR
ÁRVÍK
ÁRMÚLA 1* SlMI 568 7222 • FAX 568 7295
Verður talandi minnis-
tæki jólagjöfin í ár?
HVER hefur ekki lent í því að missa af
fundi vegna þess að það gleymdist að
skrá hann í minnisbókina eða gleyma
góðri hugmynd af því að skriffæri voru
ekki við höndina þegar hún varð til? At-
hafnamenn, sem eru á ferð og flugi allan
daginn, fá skilaboð í sífellu en eiga ekki
alltaf auðvelt með að muna öll atriði dags-
ins eða skrifa þau hjá sér. Verslunin Mitt
í náttúrunni við Laugaveg hefur nú hafið
innflutning á „Business memo“-upptöku-
tækinu og segir Erna Magnúsdóttir versl-
unareigandi að það sé jólagjöf athafna-
mannsins í ár.
Tækið virkar þannig að ýtt er á hnapp
og skilaboðin eru lesin inn. Til að fram-
kalla þau er ýtt á annan hnapp en til að
eyða skilaboðunum þarf að ýta á tvo
hnappa. Tækið er lítið og kemst vel fyrir
í skyrtuvasa.
Blaðamaður Morgunblaðsins reyndi
umrætt minnistæki um vikuskeið. Tækið
kom sér vel, sérstaklega þegar blaðamað-
urinn var staddur í erindum úti í bæ,
enda var nóg að ýta á takkann til að festa
ýmsar upplýsingar í minni tækisins. Þá
var tækið óspart notað þegar góðar hug-
myndir urðu til meðan beðið var á umferð-
arljósum enda vonlaust að grípa til skrifta
við slíkar aðstæður. Yfirleitt var minnisat-
riðum safnað í sarpinn yfir daginn þegar
viðkomandi var á ferð og flugi um bæinn
og þau síðan framkölluð í lok vinnudags
og færð í minnisbókina á skrifborðinu.
í raun var aðeins eitt, sem takmarkaði
notagildi tækisins, en það var feimni
blaðamannsins við að lesa inn á tækið
innan um annað fólk. T.d. fannst honum
óviðkunnanlegt að hefja upp raust sína á
fundum eða í lok funda til að lesa skila-
boð inn á tækið þannig að þar var gripið
til gömlu góðu skrifblokkarinnar. Að dómi
blaðamanns eru helstu kostir tækisins
þeir hvað það er fyrirferðarlítið og hve
auðvelt er að grípa til þess við ýmsar
aðstæður.
„Business memo“ verður á sérstöku til-
boðsverði fram að jólum og kostar 15.800
krónur með virðisaukaskatti.