Bókasafnið - 01.02.1988, Blaðsíða 52

BÓKASAFNIÐ
Skjala- og upplýsingastjórn
Kristín H. Pétursdóttir
52
skjalavöröur, Landsbanka íslands
Magn upplýsinga og heimilda hefur marg-
faldast á síðastliðnum tveimur til þremur ára-
tugum. Upplýsingar eru enn framleiddar í
þeirri mynd sem tíðkast hefur lengi og forfeður
okkar notuðu á undan okkur, sem bækur, tíma-
rit, skýrslur og í öðru prentuðu formi sem auð-
velt er að nálgast og hafa stjóm á.
I vaxandi mæli eru menn þó háðir nýrri
tækni. í stað þess að sitja með blað og blýant
eða venj ulega ritvél fyrir framan sig eyða menn
nú tímanum við innsláttarborð og skjá og raða
upplýsingum inn í minni tölvu. Ekki nægir
lengur að fletta upp í heimildaritum, bókum,
skýrslum, tímaritum eða leita í skjalaskáp,
heldur er leitað í gagnagrunnum og -brunnum
og fengið þar yfirlit yfir prentaðar og óprent-
aðar heimildir sem valið er síðan úr það sem
nota á við dagleg störf og rannsóknir.
Hin öra framleiðsla upplýsinga og stjóm þeirra hafa
ekki haldist í hendur. Sem dæmi um það má nefna að
fjölmargir þegnar upplýsingaþjóðfélagsins eiga í erfið-
leikum mcð að afla sér réttra og áreiðanlegra upplýsinga,
basði í einkalífi og starfi. Fyrirtæki verða undir í sam-
keppni og bíða gjaldþrot vegna ónógrar upplýsinga-
öflunar og lélegrar skjala- og upplýsingastjómar. Merk-
ar heimildir fara forgörðum af sömu ástæðum.
í lögum um Þjóðskjalasafn íslands nr. 66 frá árinu
1985 em skjöl skilgreind þannig: “... hvers konar gögn,
jafnt rituð sem í öðm formi, er hafa að geyma upplýs-
ingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum stofnunar
eða einstaklings, hvort sem um er að ræða skrifleg gögn,
uppdrætti, ljósmyndir, filmur, örglæmr, hljóðupptökur,
gataspjöld, segulbönd eða önnur hliðstæð gögn.”
Á þeim fáu árum sem liðin em síðan lög þessi vom
sett hafa komið fram nýjar aðferðir til að ffamleiða og
geyma upplýsingar og ný form eru óðum að leysa hin
gömlu af hólmi. Nú reynir meira en nokkm sinni fyrr á
stjómendur stofnana sem sinna hlutverki upplýsinga-
miðstöðva í baráttunni við að afla heimilda og gera þær
aðgengilegar fyrir notendur. Jafnffamt reynir meir en
nokkru sinni á samvinnu og samnýtingu í upplýs-
ingamálum.
Hér á landi em það fyrst og fremst skjalasöffi og
bókasöfn sem sinnt hafa hlutverki upplýsingamið-
stöðva, bókasöfnin með áherslu á bækur og tímarit og
skjalasöfnin á óprentuð gögn. En hlutverk og starfs-
hættir hafa breyst. Bilið milli þessara stofnana hefur
minnkað, veggimir smám saman verið að molna eftir
því sem heimildir í nýju formi hafa komið inn í þær og
orðið hluti af þeim safnkosti sem fyrir var.
“Blönduðum” söfnum eða “heimildamiðstöðvum”
þar sem höfuðáhersla er á að skipuleggja og nýta upplýs-
ingar sem berast, í hvaða formi sem þær em, fer fjölgandi
hér á landi sem annars staðar. Þau em algengust íýmsum
fyrirtækjum og sérfræðistofnunum þar sem skilin milli
bóka, skjala og annarra gagna eru horfin. Heitin bóka-
safn, bókavarsla, bókavörður, skjalasafn, skjalavarsla,
skjalavörður em því óðum að úreldast. Þessi orð eru í
fjölmörgum tilfellum orðin þröngur stakkur, jafnvel
hálfgerð spennitreyja, sem veldur misskilningi eða
a.m.k. dregur úr skilningi á hinu raunverulega hlutverki
safnanna.
í þessari grein em gömlu heitin notuð vegna þess að
betri orð vantarenn. Orðið skjalastjóm erþó nýyrði sem
er hér notað til að skilgreina þá starfsemi sem nefnist á
ensku Records Management og muninn á skjalastjóm og
skjalavörslu.
Skjalastjóm
er kerfisbundin stjóm á skjölum frá því að þau verða til
í stofnun eða fyrirtæki eða berast að, og þar til þeim er
eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu. Skjalastjóm
felur í sér flokkun og merkingu skjala, dreifingu, vistun,
endurheimt, gerð örefnis, ennfremur stjóm á framleiðslu
og notkun eyðublaða, skýrslna, gerð geymslu- og
öryggisáætlana og fræðslu starfsfólks í stofnunum um
skjalamál. Hér er fyrst og fremst um að ræða virk eða
hálfvirk skjöl sem hafa hagnýtt gildi í daglegum rekstri
og geta skipt máli fyrir dómstólum.
Almennt er talið að aðeins um 5% þeirra skjala sem
til verða í fyrirtækjum eins og bönkum hafi sögulegt
gildi og beri að varðveita af þeim ástæðum. Sumar
stofnanir og fyrirtæki geyma sjálf í safni sínu einungis
nýrri skjöl og skjöl sem hafa lagalega þýðingu en fela
sérstakri skjalastofnun umsjá og varðveislu sögulegra
skjala. Aðrir sameina þessa tvenns konar starfsemi í einu
og sama safninu.
Skjalavarsla
heitir hins vegar á ensku Archives Administration eða
Archives Management og nær yfir stjóm skjalasafna eða