Bókasafnið - 01.02.1988, Blaðsíða 53

BÓKASAFNIÐ
skjalastofnana sem varðveita fyrst og fremst skjöl er
hafa varanlegt lagalegt og sögulegt gildi. Sú stjóm felur
m.a. í sér mat á varðveislugildi skjala, frágang, skrán-
ingu, varðveislu og viðgerðir, endurheimt og heimilda-
vinnu, sýningar og útgáfu.
Skjalastjóm er svið sem þróast hefur út frá skjala-
vörslu og á rætur að rekja til áranna eftir síðari heims-
styrjöld. Þróun skjalasafna og skjalastjómar verður þó
ekki rakin hér nema í mjög stuttu máli og aðeins til að
skýra betur muninn á skjalavörslu og skjalastjóm.
Skjalasöfn eru jafngömul ritlistinni. Elstu skjöl sem
varðveist hafa eru leirtöflur frá ríkjum fomaldar fyrir
Miðjarðarhafsbotni og í Austurlöndum. Á miðöldum
voru skjöl varðveitt hjá stofnunum kirkjunnar og hjá
höfðingjum, en almenningur átti ekki aðgang að þeim
nema með leyfi þeirra sem varðveittu þau.
Gagnger breyting varð á starfsemi skjalasafna upp
úr frönsku stjómarbyltingunni. Árið 1794 var gefin út
sérstök yfirlýsing sem viðurkenndi rétt manna í Frakk-
landi til að fá aðgang að löglegum sönnunargögnum í
skjalasöfnum. Yfirlýsing þessi hafði víðtæk áhrif á þró-
un skjalamála. Um langa hríð var þó aðalstarfsemi
skjalasafna varðveisla skjala og þjónusta við fræði-
menn.
Skipuleg skjalavistun og grisjun skjala em þættir
scm menn fara að gefa gaum fyrir alvöru upp úr 1930, og
einkum þó með því flóði af upplýsingum sem skall á í og
eftir síðari heimsstyrjöld. Þörfin fyrir skipulega grisjun
var orðin gífurleg. í Evrópu vom Pólverjar forvígis-
menn á þessu sviði í kringum 1930, en önnur lönd í
Evrópu fylgdu á eftir í lok síðari heimsstyrjaldar.
í Bandaríkjum Norður-Ameríku vom jámbrauta-
félög, bankar og tryggingafélög brautryðjendur í gerð
skjalavistunarkerfa og geymslureglna. Þegar Þjóð-
skjalasafn Bandaríkjanna tók til starfa 1935 var fljótlega
farið að þjálfa fólk á vegum safnsins til ráðgjafarstarfa,
m.a. við mat á varðveislugildi skjala í stjómarstofnun-
um. Sumir þessara manna tóku síðan að sér að annast
skjalastjóm þessara stofnana og þannig varð smám sam-
an til ný starfsstétt, Records Managers eða skjalastjóm-
cndur. Hröðust var þróunin á þessu sviði upp úr 1940.
Náin samvinna starfsmanna bandaríska Þjóð-
skjalasafnsins og skjalastjómenda leiddi til lagasetninga
um geymsluu'ma skjala og aðgerða til að draga úr kostn-
aði við meðhöndlun og varðveislu þeirra. I framhaldi af
setningu laga og ýmsum samræmingaraðgerðum varð
skjalastjóm smám saman meira en það að vera sú fram-
kvæmd að skapa einföld skjalavistunarkerfi og gera ráð-
stafanir til að geyma skjöl eða eyða þeim. Við bættist
stjóm á pósti, skýrslum, dreifibréfum, gerð og stjóm
eyðublaða, fjölföldun og bréfaskipti.
Starfsfólk í skjalavörslu og skjalastjóm var fljótt að
tileinka sér tækninýjungar á sviði upplýsingamála, þ. á
m. breytingupappírsgagnaíörgögn. Stjómþessaþáttar
bættist því á verkefnaskrá margra skjalastjóm-enda á
árunum milli 1970 og 1980 og í mörgum tilfellum var
farið að kenna starfssvið þeirra við upplýsingastjóm
frcmur en pappír eða skjöl.
Þróunin á sviði skjala- og upplýsingamála í Banda-
ríkjunum laðaði að sér forviuia sérfræðinga frá öðrum
löndum og margir sneru heim með nýjan skilning og
nýjar starfsaðferðir.
Það em þó fyrst og fremst Bandaríkjamenn og Kan-
adamenn sem gera ákveðinn greinarmun á skjalavörslu
og skjalastjóm, Archives Administration og Records
Management. Má geta þess hér að skv. lögum frá
haustinu 1984 heitir Þjóðskjalasafn Bandaríkjanna, The
National Archives and Records Administration.
Menntun til þessara starfa hefur verið í mikilli
mótun nú síðustu ár, hvert sem litið er. Menn hefur greint
á um uppbyggingu náms. Fólk með menntun í sagnfræði
sækir gjama námskeið eða tekur viðbótargráðu í skjal-
fræði í sagnfræðideildum háskóla, en skjalastjómendur
eru ýmist útskrifaðir úr bókavarðaskólum, viðskipta-
deildum eða háskóladeildum sem leggja áherslu á opin-
bera stjómsýslu. Starfsþjálfun hefur til skamms tíma
verið stór þáttur í undirbúningi og menntun til starfa á
sviði skjalamála.
Ýmsir halda því fram að starfsvettvangur bóka-
safnsfræðinga sé bókasöfn, sagnfræðinga skjalasöfn og
viðskiptafræðingar eigi best heima í almennri stjóm og
rekstri fyrirtækja. En upplýsingaþjóðfélagið og áhrif
þess á ofangreindar stofnanir leyfir ekki slíka einföldun
lengur og hvort sem mönnum líkar betur eða verr þá eru
allar þessar stéttir starfandi að upplýsinga- og skjala-
málum. Allir hafa þessir sérfræðingar menntun og þekk-
ingu sem nýtist að ákveðnu marki en þurfa að bæta upp
það sem á vantar með náinni samvinnu við aðra sér-
fræðinga og einnig með því að afla sér viðbótar-
menntunar. Hér mætti einnig minnast á fjórðu stétt
mikilvægra sérfræðinga sem starfaá sviði skjalamála, en
það er fólk með sérmenntun á sviði varðveislu og
viðgerða á bókum og skjölum (preservation á ensku).
Þegar nýjar starfsstéttir koma fram og ný störf verða
til fylgja því oft nokkur átök og sársauki hjá þeim sem
setiðhafaískyldum störfum. Þeiróttastjafnvelaðlækka
í áliti og að lítið kunni að verða gert úr starfi þeirra og
reynslu þegar ný störf og nýjar starfsaðferðir hasla sér
völl. Það er ekki síst á sviði upplýsingamála sem þessar
tilfinningar hafa gert vart við sig en það svið er í sífelldri
mótun og ný sérþekking og nýjar upplýsingar stöðugt að
myndast.
Einmitt vegna eðlis þessa sviðs og vegna þess hve
ólíka menntun og reynslu þeir hafa sem vinna að skjala-
og upplýsingamálum hér á landi þarf að vera til sameig-
inlegur starfsvettvangur. Nýta þarf þá sérmenntun, þjálf-
un og reynslu sem til er í landinu í þágu allra, en ekki að-
eins í þröngum hópum eða stéttarfélögum bókasafns-
fræðinga, sagnfræðinga, viðskiptafræðinga, tölvunar-
fræðinga og annarra sem að þessum málum vinna. Sé
ekki vilji eða grundvöllur fyrir stofnun samtaka sem
verði opin öllum þeim sem vinna að skjala- og upplýs-
ingamálum ættu þessir starfsmenn að finna sér samnefn-
ara, t.d. Háskóla íslands eða Þjóðskjalasafn íslands til
þess að standa fyrir fræðslu og umfjöllun um sameigin-
leg hagsmunamál.
Margvíslegt gagn má að vísu hafa af þeim fjöl-
mörgu samtökum sem skjalaverðir og skjalastjómendur
í öðrum löndum hafa skipulagt og em opin öllum sem
áhuga hafa, án tillits til starfsmenntunar þeirra eða
53