Bókasafnið - 01.01.2002, Blaðsíða 39

Bókasafnið - 01.01.2002, Blaðsíða 39
Jóhanna Gunnlaugsdóttir Tímamót í skjalastjórn Alþjóðlegur staðall um skjalastjórn tekur giídi Alþjóðasamtök skjalastjórnenda, ARMA International, héldu ársþing sitt í Montreal í Kanada á liðnu hausti. Á þinginu var nýj- um staðli um upplýsinga- og heimildagildi skjala og skjalastjóm hleypt af stokkunum. Hann hefur nú tekið gildi sem alþjóðlegur staðall, ISO 15489. Fyrir skjalastjórnendur og skjalastjórn er þetta merkur sögulegur atburður og jafnast að mikilvægi á við gildi ISO 9000:2000 fyrir gæðastjórnun. í grein þessari er uppruni og tildrög staðalsins rak- in. Þá er umfangi og kaflaskiptingu staðalsins gerð skil en hann tekur til allra þátta skjalastjómar og allra skjala skipulagsheilda án tillits til forms. í þriðja kafla greinarinnar er hagurinn af skjalastjórn tíundaður en hann er ótvíræður. í þeim fjórða er greint frá þeim meginreglum sem settar eru fram um kerfi til skjala- stjórnar. í fimmta kafla er gerð grein fyrir hönnun og innleiðingu skjalastjómarkerfis og að lokum í þeim sjötta raktir vinnuferlar skjalastjórnar. í þessum köflum eru samtvinnuð atriði um þessi efni í staðl- inum og leiðbeiningunum með honum, en þær er að finna í tæknilegri skýrslu sem fylgir staðlinum. í greininni eru settar fram hugleiðingar og mat á staðlinum og leiðbeiningnum, sem honum fylgja, m.a. með hliðsjón af reynslu af skjalastjórn hér á landi. Uppruni og tildrög staðals um skjalastjórn Á ársþingi ARMA International í Montreal, nánar tiltekið þann 3. október 2001, var staðallinn formlega kynntur. Hann ber heitið ISO 15489:2001: lnformation and Documentaúon - Records Management. Upphafið að staðlinum má rekja til ársins 1996 en þann 5. febrúar það ár gáfu Ástralir út fyrsta staðalinn um skjala- stjórn (AS 4390.1 - AS 4390.6 - 1996 1996). Ástralski staðallinn er landsstaðall en hann hlaut strax alþjóð- lega athygli. ARMA Intemational ályktaði að staðall- inn væri tæknilega vel gerður og góður grunnur fyrir alþjóðlegan staðal og til þess að byggja skjalastjórn á (Carlisle 1997). Voru þetta viðbrögð við hugmyndum Staðlaráðs Ástralíu að gera AS 4390 að alþjóðlegum staðli. Alþjóðastaðlaráðið, ISO, tók málið upp og vorið 1997 bar 46. tækninefnd ISO það undir atkvæði aðild- arþjóða hvort taka ætti ástralska staðalinn upp óbreyttan. Sú varð ekki niðurstaðan, heldur var ákveðið að semja nýjan staðal byggðan á þeim ástr- alska (Jóhanna Gunnlaugsdóttir 1997). í vinnu tækninefndarinnar, TC46, kom fljótlega í ljós að gerð staðals um grundvallaratriði skjalastjóm- ar með leiðbeiningum um hvernig þeim markmiðum mætti ná var flókið verk sem ekki allir voru sammála um hvað skyldi innihalda. Því var á fundi nefndar- innar í maí 1999 ákveðið að skipta vinnunni í tvo þætti, annars vegar gerð grundvallarstaðals og hins vegar leiðbeininga (Steemson. ISO 15489 2001). Á fundi nefndarinnar í Berlín ári síðar, í maí 2000, var uppkasti að staðlinum dreift. Uppköstin urðu þó fleiri. í heild voru 317 útgáfur yfirfarnar en endirinn varð nýr staðall, 7.800 orð, á 26 blaðsíðum í A4 stærð. Þessi vinna hefur staðið í um fimm ár frá útgáfu ástr- alska staðalsins en hún var óumdeilanlega nauðsyn- leg til þess að afla staðlinum alþjóölegs skilnings og samþykkis (Bower 2001, 23). Umfang staðalsins Staðallinn tekur til skjalastjómar hjá opinberum aðil- um jafnt sem einkaaðilum og reglur hans gilda hvort sem umfang starfseminnar er mikið eða lítið. Gmnd- vallarreglur staðalsins ná til allra skjala á hvaða formi sem er, rafrænu eða á pappír. Staðallinn veitir leið- beiningar um ábyrgð skipulagsheildar á skjalastjóm sinni og styður gæðastarf til þess að fullnægja ISO 9000 gæðastöðlunum (ÍST EN ISO 9001:2000 2001) og ISO 14000 umhverfisstöðlunum (ÍST EN ISO 14001:1996 1997). Staðallinn er leiðbeinandi um hönnun og inn- leiðingu skjalastjómarkerfis en hann tekur ekki til sögulegra skjala á þjóðskjalasöfnum. Síðast en ekki síst er staðallinn þó viðmið um vönduð vinnubrögð sem allir skjalastjómendur ættu að tileinka sér. Er þar jafnt átt við stjórnendur skipulagsheilda, skjalastjórnendur sem og alla þá sem mynda og varðveita skjöl. Staðallinn skilgreinir skjöl (records) sem upplýs- ingar sem orðið hafa til, verið mótteknar og er við- haldið til sönnunar af skipulagsheild eða einstakling- um vegna lagaskyldu eða í viðskiptalegum tilgangi. Heimild (document) er hins vegar skjalfestar upplýs- ingar sem líta má á sem heild. Skjalastjórn (records management) er loks það svið stjórnunar sem ber ábyrgð á hagkvæmri og kerfisbundinni stjórn á myndun, móttöku, varðveislu, notkun og ráðstöfun BÓKASAFNIÐ 26. ÁRG. 2002 39
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64
Blaðsíða 65
Blaðsíða 66
Blaðsíða 67
Blaðsíða 68
Blaðsíða 69
Blaðsíða 70
Blaðsíða 71
Blaðsíða 72
Blaðsíða 73
Blaðsíða 74
Blaðsíða 75
Blaðsíða 76
Blaðsíða 77
Blaðsíða 78
Blaðsíða 79
Blaðsíða 80

x

Bókasafnið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.