Vísbending


Vísbending - 05.02.1999, Blaðsíða 2

Vísbending - 05.02.1999, Blaðsíða 2
D ISBENDING Ibókhaldslögum er kveðið á um að skipulag og stjórnun bókhalds séu miðuð við að tryggja vörslu bók- haldsgagna og eðlilegt innra eftirlit. „Með innra eftirliti er m.a. átt við verk- lagsreglur þar sem kveðið er á um með- ferð skjala og ábyrgðar- og verkaskipt- ingu og haft er að markmiði að tryggja áreiðanlegt bókhald, örugga meðferð og vörslu fjármuna og að ekki hljótist tjón af villum, mistökum eða misnotk- un."1 A öðrum stað í lógunum segir „Eftir því sem aðstæður leyfa skal haga reikningsskipan þannig að nægilegt innra eftirlit skapist."2 Ríkisendurskoð- un gaf nýlega út smárit3 um innri endur- skoðun. Ritið er fyrst og fremst hugsað fyrir stjórnendur ríkisstofnana og fyrir- tækja ríkisins sem heyra undir ríkisend- urskoðun en ætla má að einkafyrirtæki hefðu nokkuð gagn af því að kynnast þeirri aðferðafræði sem kynnt er. Hlutverk innra eftirlits Innra eftirliti er ætlað að vera hluti af þeim aðgerðum sem stofnanir og fyrir- tæki nota til að ná markmiðum sínum sem eru m.a. eftirfarandi: l.Að reksturinn sé árangursríkur og skilvirkur, 2. að samin séu áreiðanleg reikningsskil, 3. að lögum og reglum sem gilda um starfsemina sé fylgt og 4. að rekstraröryggi upplýsingakerfa, áreiðanleiki og leynd gagna sé tryggð. Innra eftirlit er sífellt í framkvæmd og er samtvinnað annarri starfsemi og á að vera eðlilegur hluti af starfi allra starfs- manna. Starfsmennirnir eru því lykilat riði þótt ábyrgðin sé hjá æðsta yfir- manni. Gæði innra eftirlits takmarkast afýmsu, t.d. mannlegum mistökum, kæru- leysi og þreytu starfsmanna, möguleik- um stjórnenda til að víkja frá reglum og sammælum starfsmanna um að brjóta reglur. Kostnaður við innra eftirlit ætti ekki að vera meiri en ávinningurinn af því. Helstuþættir Innraeftirlitgeturnáðbæði til stjórnun- arþátta og fjárhagslegra þátta. Mynd 1 sýnir þá þætti sem saman geta skýrt hugtakið innra eftirlit. Starfsumhverfi Það er undir starfsmönnum og stjórn- endum kómið hvort innra eftirlit virki. Ef viðhorfið til innra eftirlits er jákvætt og verkaskipting, agi og fræðsla um til- Innra eftirlit gang innra eftirlits eru í lagi er nánast tryggt að innra eftirlit mun virka á þann hátt sem til er ætlast. Stjórnendur ættu að vera fyrirmynd starfsmanna um heið- arleika og heilindi í starfi. Starfsmenn þurfa að búa yfir nægjanlegri hæfni til að sinna sínum störfum og nauðsynlegt er að viðhalda hæfninni með endur- menntun og þjálfun. Jákvætt viðhorf stjórnenda til reikningsskila, gagna- vinnslu og starfsfólks getur stuðlað að öflugu innra eftirliti sem hlýtur að vera eftirsóknarvert því að þeir bera jú ábyrgð á rekstrinum. I skipuriti þarf að afmarka skýrt hvernig valdi og ábyrgð Fjárhagslegt fnnra eftirlit* Stjórnunarlegt ínnra ottirlit Endurskoöun 1 Lög um bókhald (145/1994) 7.gr. 2 Lög um bókhald (145/1994) 11. gr. 3 Innra eftirlit, Ríkisendurskoðun, desember 1998. er deilt niður og lýsa boðleiðum. Gæta þarf þess að vald og ábyrgð sem stjórn- andi framselur til undirmanna séu hæfi- leg. Undirmenn verða að þekkja sína ábyrgð og hvernig þeirra verk tengjast öðrum verkefnum. Nauðsynlegt er að móta í starfsmannastefnu grundvallar- reglur um ráðningar, þjálfun, frammi- stöðumat, starfsframa, agavandamál og stjórn starfsmanna. Áhættumat Nauðsynlegt er að meta helstu áhættuþætti sem geta haft áhrif á reksturogákveðaviðbrögð.Ýmsirþættir geta leitt til áhættu í rekstri, t.d. breytingar á starfsemi, breytingar á starfsliði, rekstr- artruflanir, tækniþróun, breyttar þarfir viðskiptavina, breytingar á lögum/regl- um, breytingar á efnahagslífi og nátt- úruhamfarir. Með áhættumati eru metn- ar líkur á tilteknu ástandi og það tjón sem kann að verða. Ekki er mælt með að mikilli vinnu sé eytt í nákvæma útreikn- inga, betra er að meta út frá fyrirliggj andi gögnum og eigin reynslu. Setja verður markmið sem eftirlitsaðgerðum er ætlað að ná. Sífellt þarf að endurmeta áhættu, bæði koma fram nýir þættir og einnig breytist stundum eðli áhættu. Eftirlitsaðgerðir Eftir að áhættumat hefur verið unnið þarf að ákveða viðbrögð. Því stærri sem tiltekinn áhættuþáttur er þeim mun viðameiri þurfa eftirlitsaðgerðir að vera. Óraunhæft er að setja það markmið að hægt verði að útrýma allri áhættu. Slíkt er ýmist of dýrt eða ófram- kvæmanlegt. En oft má draga veru- lega úr áhættuþáttum með viðeig- andi aðgerðum sem gerir líkur á áföll- um ásættanlegar. Eftirlitsaðgerðir þurfa að vera árangursríkar, hagkvæmar og skil- virkar og þær þarf að endurmeta reglu- lega. Gera ætti skriflegar lýsingar þar sem fram kemur hvað á að gera, hvernig, h ven- ær og hvers vegna. Stjórnendur þurfa að bera saman árangur við markmið og bera ábyrgð á að gripið sé til aðgerða sem stuðla að því að markmið náist. Til að draga úr hættu á mistökum og misferli er rétt að deila valdi ábyrgð vegna lykil- verkefna á marga starfsmenn, t.d. með- ferðfjármunaogheimildumtilútgjalda. Reyna ætti komast hjá því að sami starfsmaður sjái um alla þætti tiltek- ins verkefnis. Ef ekki verður hjá því komist ætti að skylda viðkomandi til að taka árlega sumarfrí og sjá til þess að aðrir sinni störfum þeirra á meðan. Með því að stað- festa þurfi ákvarðanir með áritun er hæft að tryggja framkvæmd þeirra. Setja þarf reglur um hvenær þörf sé á staðfestingu og hverjir hafi heimild til slíkrar staðfestingar með áritun. Til að tryggja gæði er nauðsynlegt að bók- hald sé fært reglulega og að færslur séu rétt merktar og skráðar. Æskilegt er að viðskipti séu skráð strax og þau hafa átt sér stað til að tryggja að upplýsingar nýtist stjórnendum sem fyrst. Hafa þarf skriflegar lýsingar á eftirlitsaðgerðum innan hvers fyrirtækis. Vegna sífellt meiri notkunar upplýsingakerfa er nauð- synlegt að gera sérstakar ráðstafanir, t.d. þarf að vera hægt að meta hvort gögn séu gild, hvort notandi hafi heimild til notkunar þeirra og hvort gagna- vinnsla fari rétt fram. Grípa þarf til sér- stakra aðgerða til að tryggja rekstrar- öryggi kerfa og einnig þarf að meta áreið- anleika gagna og tryggja leynd þeirra. Framhald á síðu 4

x

Vísbending

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Vísbending
https://timarit.is/publication/281

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.