Morgunblaðið - 30.08.2003, Blaðsíða 27

UMRÆÐAN
MORGUNBLAÐIÐ LAUGARDAGUR 30. ÁGÚST 2003 27
INNKAUP opinberra aðila á
verkum, vörum og þjónustu eru
einn af lykilþáttum opinbers
rekstrar. Það er
eðlileg krafa að
vandað sé til verka
í þessum efnum þar
sem heildarinnkaup
nema verulegum
fjárhæðum, auk
þess sem mikilvægt
er að fylgt sé nútímareglum um
viðskipti. Reykjavíkurborg hefur á
undaförnum árum gert sér far um
að innleiða nýjungar í vinnubrögð-
um og stjórnunaraðferðum, m.a. í
samræmi við ný viðmið í lögum og
viðskiptum. Þannig staðfesti borg-
arstjórn sl. vetur nýjar sam-
þykktir varðandi innkaupamál
borgarinnar, þ.e. innkaupastefnu,
innkaupareglur, samþykkt fyrir
innkauparáð Reykjavíkur og sam-
þykkt fyrir Innkaupastofnun
Reykjavíkur. Liður í þessu er að
stofnað var þriggja manna inn-
kauparáð í stað fimm manna
stjórnar Innkaupastofnunar, en
ráðinu er auk eftirlits ætlað að
leggja hinar stóru línur um inn-
kaup og taka auk þess ákvörðun í
einstökum innkaupamálum yfir
ákveðnum fjárhæðum.
Innkaupastefnan og reglurnar
fela m.a. í sér að ábyrgð á inn-
kaupum er færð í meiri mæli til
einstakra stofnana og forstöðu-
manna þeirra. Innkaupum er ekki
miðstýrt í jafnmiklum mæli og áð-
ur, en á móti kemur að eftirlit
með allri innkaupastarfsemi er
eflt að miklum mun. Það er ann-
ars vegar gert með því að ráð og
nefndir, svo sem fræðsluráð og fé-
lagsmálaráð, hafa eftirlit með inn-
kaupum í sínum málaflokki og
hins vegar hefur innkauparáð mið-
lægt eftirlit með því að farið sé að
reglum. Innkauparáð getur enn-
fremur ákveðið að óska aðkomu
innri endurskoðunar Reykjavík-
urborgar að einstökum málum.
Auk þess er Innkaupastofnun
Reykjavíkur skylt að tilkynna inn-
kauparáði ef hún verður vör við að
innkaupareglur kunni að hafa ver-
ið brotnar.
Þótt almenn þróun í viðskiptum
og þróun laga um opinber innkaup
hafi verið einn helsti hvatinn að
þessum breytingum sem tóku gildi
1. febrúar sl. kom fleira til. Það
þurfti líka að bregðast við breyttu
rekstrarumhverfi Innkaupastofn-
unar Reykjavíkurborgar. Rekstr-
arformi ýmissa fyrirtækja og
stofnana í eigu borgarinnar hafði
verið breytt eða þau seld. Fyr-
irtæki sem áður voru með beinum
hætti hluti af borgarrekstrinum
höfðu verið gerð að sameignarfyr-
irtækjum, byggðasamlögum eða
hlutafélögum. Mestu máli skipti
breytingin sem gerð var á Orku-
veitu Reykjavíkur, en einnig má
nefna stofnun Strætó bs. og
Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins
bs. sem eru í eigu fleiri sveitarfé-
laga en Reykjavíkurborgar. Með
breytingum á rekstrarformi og
eignaraðild annarra en borg-
arinnar heyrðu þau ekki lengur
undir miðstýrt innkaupavald
stjórnar Innkaupastofnunar og
þeim var ekki skylt að leita þjón-
ustu stofnunarinnar. Þau sinntu
því í auknum mæli eða alveg eigin
innkaupum sjálf, en við það
minnkuðu tekjur Innkaupastofn-
unar verulega. Í vissum tilvikum,
m.a. þegar um var að ræða stærri
og flóknari innkaup, nýttu þessi
fyrirtæki sér þó áfram sérfræði-
þekkingu Innkaupastofnunar.
Starfshópur sem settur var á fót
í upphafi árs 2002 til að skoða
stöðu og framtíðarmöguleika Inn-
kaupastofnunar lagði til að í fyrsta
lagi yrði innkaupastefna sett fyrir
alla borgina, í öðru lagi vel út-
færðar innkaupareglur á þeim
grunni og í þriðja lagi var lagt til
að fimm manna stjórn Inn-
kaupastofnunar yrði lögð niður, en
fagnefndum væri falið eftirlit með
að eftir stefnunni og reglunum
yrði farið. Að auki var skerpt
verulega á ábyrgð forstöðumanna
í þeim efnum. Með þessu móti
verða allir að tileinka sér nútíma-
leg vinnubrögð og stjórn-
sýsluhætti, enda eru kjörnir
fulltrúar í fagnefndum og fagráð-
um upplýstir um helstu innkaup í
sínum málaflokki og eftirliti og
ábyrgð þannig dreift í stað þess
að allt lægi á einni stofnun og
einni stjórn. Þess ber einnig að
geta að í innkaupastefnunni er
tekið fram að stefnt skuli að því
að fyrirtæki í meirihlutaeigu borg-
arinnar gæti þeirra sjónarmiða
sem felast í innkaupastefnunni og
innkaupareglunum. Borgarráð fól
svo fulltrúum borgarinnar í
stjórnum fyrirtækja og byggða-
samlaga í meirihlutaeigu Reykja-
víkurborgar að beita sér fyrir því
að samþykktir og reglur borg-
arinnar um þessi mál yrðu teknar
upp hjá viðkomandi fyrirtækjum í
megindráttum, en lagaðar að að-
stæðum á hverjum stað. Nú þegar
má sjá þess merki að þessar
breytingar hafa skilað sér í víð-
tækari upplýsingagjöf og auknu
gagnsæi í meðferð innkaupamála.
Það vakti eftirtekt að sjálfstæð-
ismenn, með núverandi oddvita
þeirra, Vilhjálm Þ. Vilhjálmsson, í
fararbroddi, brugðust mjög hart
við tillögum til breytinga á inn-
kaupastarfseminni, og þá einkum
þeim þætti er laut að því að leggja
stjórn Innkaupastofnunar niður. Á
tyllidögum hafa sjálsfstæðismenn
talað um að draga úr pólitískri yf-
irbyggingu. Vilhjálmur vildi hins
vegar halda fimm manna stjórn
upptekinni við það að fara yfir öll
innkaupamál og kalla forstöðu-
menn helstu stofnana og fyrir-
tækja til vikulegrar yfirheyrslu
um kaup á smáu sem stóru.
Aðalatriði í þessum málum er að
vandað sé til verka; að vinnubrögð
séu fagleg, að reglur séu skýrar
og gagnsæjar, að jafnræði sé með-
al þeirra sem eiga í viðskiptum við
borgina og að stuðlað sé að sam-
keppni með útboðum þar sem því
verður við komið. Innkaupastofn-
un er áratugagömul stofnun. Hún
var stofnuð árið 1959 og hefur
unnið margt gott verk, en að-
stæður hafa breyst og við því hef-
ur verið brugðist. Nú hefur
ábyrgð verið færð til fagsviða,
enda hafa þau fjárheimildir til inn-
kaupa. Auk þess er alltaf hægt að
taka mál upp í innkauparáði, sé
þess talin þörf, en öll stærstu mál-
in fara hvort eð er fyrir ráðið.
Þegar öllu er á botninn hvolft er
mergur málsins sá að innkaup séu
sem hagkvæmust fyrir borgarsjóð
og þar með borgarbúa í heild og í
samræmi við þau lög, reglur og
samþykktir sem um innkaup gilda.
Þess vegna er eðlilegt að beitt sé
opnum útboðum í sem mestum
mæli, en fyrirspurnum þegar inn-
kaupafjárhæð er lítil. Þegar um
sérhæfðar framkvæmdir eða kaup
á vöru og þjónustu er að ræða
getur þurft að beita lokuðum út-
boðum. Ein meginreglan í gildandi
innkaupareglum er sú að þegar
áætluð samningsfjárhæð verk-
legrar framkvæmdar er yfir 20
milljónum króna skal útboð við-
haft og ennfremur að ef áætluð
fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir
10 m.kr. eða yfir 5 m.kr. vegna
vörukaupa skal sömuleiðis viðhafa
útboð.
Stofnanir og fyrirtæki borg-
arinnar eru að tileinka sér þessar
nýju reglur, en þeim er m.a. ætlað
að skila reglulega skýrslu um inn-
kaup sín, auk þess sem Inn-
kaupastofnun gefur innkauparáði
skýrslu um þau viðskipti stofnana
borgarinnar sem fara í gegnum
Innkaupastofnun. Með þessum
nýju reglum og vinnubrögðum
verður á mun gagnsærri hátt en
áður hægt að fylgjast með og hafa
eftirlit með innkaupum í borginni.
Reykjavíkurborg hefur því með
þessu móti reynt að tryggja að
ávallt séu sem best vinnubrögð
viðhöfð við innkaup, að jafnræðis
sé gætt og að sem best sé farið
með það fé sem borgin hefur til
ráðstöfunar.
Nýskipan
innkaupamála
í Reykjavík
Eftir Stefán Jóhann Stefánsson
Höfundur var formaður stjórnar
Innkaupastofnunar Reykja-
víkurborgar frá júní 2002 þar til
stjórnin var lögð niður í ársbyrjun
2003.