Árbók Háskóla Íslands - 30.12.2005, Blaðsíða 76
Skjalasafn
Stjórn og starfslið
Stjórn skjalasafns Háskóla íslands 2005 skipuðu Guðmundur Jónsson prófessor,
formaður, Amalía Skúladóttir, skrifstofustjóri og Ágústa Pálsdóttir, lektor. Guð-
mundur sem verið hafði í stjórn frá árinu 2001 lét af starfi í júní og í hans stað var
skipaður Már Jónsson prófessor í október og um leið tók Ágústa við formennsku.
Magnús Guðmundsson var forstöðumaður skjalasafnsins, og Ásdís Káradóttir
skjalavörður til 20. september. Pétur Valsson, nemi í sagnfræði og kvikmynda-
fræði var í fullu starfi um sumarið og í 307. starfi við skráningu í málaskrá á
haustmisseri.
Hópvinnukerfið GoPro
Umsjón með málaskrár- og hópvinnukerfinu GoPro var eitt af helstu verkefnum
skjalasafnsins. Samtals voru 1.048 ný mál skráð í málaskrá á árinu með 10.199
færslum. sem gera 9,7 færslur á hvert mál. Málum fjölgaði um 8% og færslum
fjölgaði um 87, frá árinu 2004.
Fjöldi nýrra mála. færslur við þau og meðalfjöldi af skjölum við hvert mál á árun-
um 2000-2005
Ný mál Undirskjöl Meðalfjöldi skjala á mál
2000 712 4.760 6.7
2001 óó6 4.134 6.2
2002 695 5.476 7.8
2003 800 6.000 7.5
2004 843 7.992 9.5
2005 1.048 10.199 9,7
Haldin voru einstaklingsnámskeið fyrir starfsfólk á skrifstofum og notendum
kerfisins fjölgaði. Guðrún Valgerður Bóasdóttir. kerfisfræðingur hjá Nemenda-
skrá, starfaði með safninu við uppsetningu á hópvinnukerfinu, auk þess sem
María Hjaltalín. kerfisfræðingur kemur reglulega frá fyrirtækinu Hugviti og hjálp-
ar til með verkefni sem útaf standa.
Skil til skjalasafns Háskólans
Ýmsar stærri og smærri sendingar hafa borist skjalasafninu á árinu 2005 sér-
staklega frá skrifstofum skólans. Hér er stiklað á stóru:
• Þrjú bréfabindi bárust af uppskriftum af gögnum frá Sigurði Þórarinssyni.
prófessor sem Sigurður Steinþórsson. prófessor færði safninu. Pétur Vals-
son, háskólanemi var ráðinn í sumarstarf til að flokka og skrá skjalasafn
Sigurðar Þórarinssonar og hefur skjalaskráin verið sett á heimasíðu skjala-
safnsins: http://www2.hi.is/page/skjalaskrar
• Vinnubækur nemenda í lyfjafræði sem fóru í verklega þjálfun í apótek. Þrír
kassar með slíkum bókum bárust frá Landsbókasafni Íslands-Háskólabóka-
safni en upprunalega komu þeir frá Reykjavíkur apóteki.
• 24 skjalaöskjur með bréfum nemenda frá félagsvísindadeild.
• Gerðabók guðfræðideitdar 1994-2003.
Ýmis konar þjónusta
• Starfsmenn safnsins fóru í fjölda skjalavitjana á skrifstofur skólans og veittu
ráð og leiðbeiningar um skjalastjórn og skjalavörslu, auk þess sem hollráð
eru daglega veitt í gegnum síma og með tölvupósti. Fjöldi fólks úr stjórnsýslu
kemur reglulega til að fá lánuð skjöl eða afrit af þeim, og vaxandi eftirspurn
er eftir tjósmyndum.
• Endurskoðuð var stefna í minjavörslu og skipuð minjanefnd sem starfar
samhliða stjórn skjalasafnsins. Minjanefnd skipa: Ebba Þóra Hvannberg,
dósent. Sigríður Jónsdóttir. fræðimaður og Valþór Sigurðsson, byggingar-
stjóri.
• Ásdís Káradóttir sá um ritstjórn á Handbók um skjalagerð í Háskóla íslands
sem Jóhanna Gunnlaugsdóttir, lektor hafði tekið saman og kom út í apríl
2005.
• Forstöðumaður sá um Árbók Háskóla íslands ásamt Magnúsi Diðriki Bald-
urssyni og kom hún út fyrir háskólafund í maí. Baldvin M. Zarioh, Magnús
Diðrik og Magnús Guðmundsson sáu um útgáfu Ritaskrár Háskóla íslands
2004 sem er fylgirit Árbókar.
72