Sveitarstjórnarmál - 01.08.1951, Blaðsíða 4

2
SVEITARST J ÓRNARMÁL
og skjala hefur alls ekki verið að
ræða hér á landi. Algengast mun
vera, að skrásetja eftir dagsetning-
um (tímatalsskrásetning), viðtakendum
(persónu-skrásetning) eða málefnum í mjög
einföldum flokkum eftir tíðni mála á hverj-
urn stað. Auðkenning einstakra mála verð-
ur samkvæmt þessu hlaupandi töluröð, staf-
rófsröð eða blönduð tölu- og stafrófsröð.
Skrifstofa borgarstjórans í Reykjavík hefur
notað skrásetningarkerfi frá því 1914, s'em
byggt er á síðastnefndu aðferðinni. Þar eru
málefnaflokkar auðkenndir með upphafs-
stöfum A—Ö og einstökum málum raðað
innan þeirra eftir töluröð.
Augljósasti gallinn við þær aðferðir, sem
hafðar hafa verið til þessa, er sá, að sveigjan-
leikinn er svo sem enginn og málsskjöl, sem
hagkvæmast væri að skrásetja út af fyrir sig,
lenda iðulega í flokkum, sem þau snerta
aðeins lauslega. Ramminn utan urn skrásetn-
ingaraðferðina í skjalasafni Reykjavíkur er
þannig sprengdur fyrir löngu, málsskjöl hafa
hlaðizt upp þar, sem illmögulegt er að finna
þau eftir nokkur ár, breytt sjónarmið og ný
tækni hafa gert slíkan usla í kerfinu, að heilir
málefnaflokkar hafa ýtzt til hliðar og aðrir
tekið við óskyldum málurn. í þessu efni næg-
ir að benda á sem dæmi, að flokkurinn T =
Ýmsir tekjustofnar telur nú aðeins þessa und-
irflokka: 1. Mótak, 2. Slægjur, 3. Grjótnám,
4. ístaka á Tjöminni og 5. Málmleit, en G-
flokkurinn, sem upphaflega var ætlaður gas-
málum, hefur verið látinn taka við rafmagns-
málunum að auki, þegar þau komu til sög-
unnar.
Með sífelldri aukningu bæjarmál-
NanSsyn a efna hefur það orðið æ meir að-
fostu kcrfi. r
kallandi að finna fast kerfi til
þess að skrásetja eftir komin og farin bréf
og önnur gögn, sem leggjast eiga fyrir í skjala-
safni bæjarins. Það liggur í augurn uppi, að
slíkt kerfi þarf að uppfvlla eftirtalin skilyrði:
1. að auðvellt og fljótlegt sé að leita að mál-
unum eftir skrásetningarnúmerum.
2. að öll skrif og gögn varðandi sama mál
séu skrásett á sama hátt og geymd sam-
an. Þetta þýðir, að skrásett sé eftir efnis-
innihaldi en hvorki m. t. t. viðtakenda
eða annarra einstaklingseinkenna máls-
skjala.
3. að kerfið sjálft þarf að vera svo víðtækt,
að ný sjónarmið eða viðhorf sprengi ekki
rammann utan af því, og sjálfvirk út-
þennsla geti átt sér stað.
4. að kerfið sé svo fast í skorðum, að eng-
inn einn skrásetjari geti breytt því eða
aukið við það eftir eigin höfði, heldur
verði öll aukning í samræmi við heildina
og ákveðin með samráði allra aðila, sem
kerfið nota.
5. að kerfið sé svo sveigjanlegt, að það
komi að notum jafnt í litlum sem stór-
urn embættum.
Ýrnis skrásetningarkerfi hafa verið fundin
upp, sem uppfylla sum skilyrðin, varla nokk-
urt, sem uppfyllir þau öll, nema tugstafakerf-
ið, svo kallað, á útlendu máli: Decimal-BClassi-
fikation. í heild sinni hefur kerfið verið not-
að við niðurröðun í bókasöfnum, en út frá
því hefur verið unnið sérkerfi til notkunar
fyrir bæja- og sveitastjómir. Reynt hefur
verið að byggja upp skrásetningarkerfi með
tugskiptingu líkt og í D. K.-kerfinu, en án
þess að fylgja efnisskiptingu þess. Sem dæmi
um slíkt kerfi má nefna: N. H. F. Arkivsyst-
em for den kommunale sentraladministra-
sjon, utgitt av Norges Herredsforbund, 1950.
önnur kerfi hafa verið notuð erlendis, byggð
á efnisskiptingu eftir liðum fjárhagsáætlana
eða hagskýrslna. í Skjalasafni Reykjavíkur-
bæjar var á árunum 1946—1948 gerð ýtarleg
tilraun til að byggja upp sjálfstætt kerfi með
tugskiptingu og efnisskiptingu með tilliti
til hagfræðilegrar niðurröðunnar. Agnúamir
á því kerfi voru margir, en einn þó augljós-