Sveitarstjórnarmál - 01.03.2004, Blaðsíða 28

Fundargerðir sveitarfélaga
Um birtingu fundargerða
nefnda, ráða og stjórna
Ekki er óalgengt að sveitarfélög útbúi verklagsreglur um ritun fundargerða. Eðlilegt er að í slíkum
verklagsreglum sé fjallað um það hvort birta eigi ákveðnar fundargerðir með almennum hætti, t.a.m.
á heimasíðu sveitarfélags. Jón Jónsson lögfræðingur skrifar.
í sveitarstjórnarlögum nr. 45/1998 (hér eft-
ir svstl.) er ekki fjallað um birtingu fundar-
gerða, þ.e. hvorki fundargerða sveitar-
stjórnar né fundargerða nefnda, ráða og
stjórna á vegum sveitarfélags (hér eftir
nefnda). Umfjöllun þessi mun takmarkast
við fundi nefnda, enda er ekki hægt að
jafna saman fundargerðum nefnda og
sveitarstjórnar, þar sem fundir sveitar-
stjórnar eru almennt opnir en fundir
nefnda lokaðir, sbr. 16. gr. svstl., og eðli
afgreiðslna nefnda er oft og tíðum einung-
is tillögur en ekki fullnaðarákvarðanir, sbr.
t.d. 2. mgr. 48. gr. svstl., o.s.frv.
Aðgangur almennings
að upplýsingum
Líta verður til annarra laga en sveitar-
stjórnarlaga þegar horft er til þess hvaða
reglur gilda um birtingu fundargerða
nefnda. Upplýsingalög nr. 50/1996 gilda
um stjórnsýslu sveitarfélaga. Þótt lögin
geri almennt ráð fyrir því að beiðni berist
stjórnvöldum um upplýsingar, hvaða með-
ferð hún fær og hvaða takmarkanir eru á
því að veita upplýsingar í kjölfarið er ekk-
ert því til fyrirstöðu að upplýsingum sé
veitt til almennings að frumkvæði stjórn-
valda. Lögin fjalla um aðgang almennings
að upplýsingum hjá stjórnvöldum og fell-
ur því birting fundargerða nefnda að frum-
kvæði sveitarfélags undir gildissvið þeirra.
Kostir slíkrar frumkvæðisbirtingar til al-
mennings eru t.a.m. aukið og jafnt flæði
upplýsinga til almennings og að gera má
ráð fyrir fækkun beiðna um aðgang að
upplýsingum um einstök mál.Til hliðsjón-
ar er bent á að sveitarfélagi væri heimilt
að hafna beiðni um aðgang að ákveðinni
fundargerð nefndar. Ástæðan er sú að
samkvæmt upplýsingalögum er gert ráð
fyrir að beiðni almennings um upplýsingar
varði tiltekið mál og því getur sveitarfélag
gert þá kröfu að sá sem óskar eftir fundar-
gerð afmarki upplýsingabeiðni við ákveð-
in mál.
)ón Jónsson lögfræðingur.
Takmarkanir á birtingu
upplýsinga
Upplýsingalögin kveða á um takmarkanir
á birtingu ákveðinna upplýsinga og þær
verður að hafa í huga þegar fundargerðir
nefnda eru birtar. Aðrar upplýsingar er að
sjálfsögðu hægt að birta. Takmörk á rétti
almennings til upplýsinga eru annars veg-
ar til að tryggja stjórnvöldum eðlilegt svig-
rúm til athafna án þess að opinberar séu,
sbr. ákvæði 4. og 6. gr. upplýsingalaga og
hins vegar vegna einkahagsmuna, sbr. 5.
gr. laganna. Stjórnvöld geta veitt upplýs-
ingar sem falla undir takmarkanirnar, þ.e.
veitt aðgang að gögnum í ríkari mæli en
kveðið er á um í upplýsingalögum, nema
ef fyrirmæli laga um þagnarskyldu standa
í vegi fyrir því skv. 3. mgr. 3. gr. upplýs-
ingalaga. Stjórnvöld þurfa t.a.m. ekki að
birta bréfaskriftir við sérfróða menn til af-
nota í fyrirhuguðu dómsmáli en hins veg-
ar mega þau gera það svo framarlega sem
efni þeirra er ekki verndað af þagnar-
skyldu, sem ekki verður aflétt. í raun er
hér um að ræða spurningu sem sveitarfé-
lög þurfa sjálf að taka afstöðu til, þ.e.
hvort þau vilji að í birtum fundargerðum
komi fram upplýsingar í þeim mæli sem
lágmarkskröfur upplýsingalaga kveða á
um eða hvort stefna eigi að birtingu um-
fram lagaskyldur.
Svo leggja megi mat á það hvort heim-
ilt sé að birta meiri upplýsingar með birt-
ingu fundargerða en upplýsingalög kveða
á um er nauðsynlegt að þekkja þær laga-
reglur og reglur um þagnarskyldu sem
gilda á sviði einstakra nefnda. Til hægðar-
auka og til að tryggja að ekki séu opinber-
aðar meiri upplýsingar en heimilt er, við
birtingu fundargerða, er hægt að horfa til
takmarkana upplýsingalaga. Ef í birtri
fundargerð koma fram upplýsingar sem
5. gr. upplýsingalaga tekur til geta hags-
munir einkaaðila skaðast við birtingu en
ef upplýsingar falla undir 4. eða 6. gr.
yrðu það einkum hagsmunir sveitarfélags-
ins sjálfs sem gætu skaðast. Það er því sér-
staklega mikilvægt gagnvart þeim einka-
aðilum sem eiga í samskiptum við sveitar-
félög að við birtingu fundargerða sé gætt
að takmörkunum 5. gr. upplýsingalaga.
í 5. gr. upplýsingalaga er kveðið á um
að óheimilt sé að veita almenningi að-
gang að gögnum um einka- eða fjárhags-
málefni einstaklinga sem sanngjarnt er og
eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki
sem f hlut á. Jafnframt segir að sömu tak-
markanir gildi um aðgang að gögnum er
varða mikilvæga fjárhags- eða viðskipta-
hagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila.
Mat á því hvaða efni fundargerðar megi
birta er því ekki alltaf auðvelt. Beiting
ákvæðisins byggir á mati á því hvort upp-
lýsingar um einstaklinga séu það við-
kvæmar, út frá almennum sjónarmiðum,
að þær eigi ekki erindi við almenning og
mati á fjárhags- og viðskiptahagsmunum
um hvort opinberun upplýsinga valdi hlut-
aðeigandi tjóni, ef um lögaðila er að
ræða. Til dæmis ætti ekki að koma fram í
<$>
28