Tölvumál - 01.11.2008, Blaðsíða 8
8 | T Ö L V U M Á L
Áætlað er (EBA, 2008) að innan Evrópu hafi verið sendir um 28 milljarðar
reikninga árið 2006. Af þeim eru um 1/3 á milli hópi lítilla og meðalstórra
fyrirtækja (SME small and medium enterprises) og til almennings, 43%
frá stórum fyrirtækjum til neytenda og restin því aðeins 24% það er
B2B viðskipti þar sem stór fyrirtæki eiga hlut að máli. Af öllum þessum
reikningum eru aðeins örfá prósent send með rafrænum hætti. Það eru því
enn gríðarlegir hagræðingarmöguleikar vannýttir, sérstaklega hjá hópi lítilla
og meðalstórra fyrirtækja.
Það er mat höfunda að næsta stóra skref fram á við í rafrænum viðskiptum
sé í rafrænum reikningum. Einnig, að innan örfárra ára muni meirihluti
íslenskra fyrirtækja hafa getu til að senda og taka á móti reikningum með
rafrænum hætti.
Tækifæri til hagræðingar?
Rafrænn reikningur er skilgreindur sem reikningur sem tölva getur lesið og
„unnið úr“ með sjálfvirkum hætti. Það má alveg teygja hugtakið svo það
nái yfir pdf, tif eða word skjöl en þau form hafa takmarkað gildi því það er
lítil hagræðing af reikningi sem er eingöngu mynd. Sjálfvirkni er lykillinn að
hagræðingu.
Helsta ástæða þess að fyrirtæki sækjast eftir að auka vægi rafrænna ferla
eru möguleikar á hagræðingu en næst þar á eftir koma styttri vinnslutími
og betri upplýsingagjöf. Í skýrslu Aberdeen Group (2007) kemur fram
að 80% allra reikninga sem fara milli fyrirtækja eru á pappírsformi. Þar
kemur fram að móttökuferli reikninga á pappír kostar 7489% meira en
þegar reikningurinn berst á rafrænu formi. Þá tekur 46% minni tíma að
afgreiða rafræna reikninga en pappírsreikninga og starfsmenn sem þurfa
að svara fyrirspurnum um reikninga eyða 30% minni tíma séu reikningarnir
á rafrænu formi. Að lokum kemur fram í sömu skýrslu að fyrirtæki sem hafa
innleitt rafræna reikninga þurfi 12% sjaldnar að greiða dráttarvexti.
Danir hafa metið að fyrir hvern reikning sem berst á rafrænu formi megi
spara 10 mínútur í vinnutíma og sé pöntun einnig á rafrænu formi fari
sparn aðurinn upp i 17 mínútur per reikning. Jafnvel þó mikill mismunur sé
á flækjustigi verkferla milli fyrirtækja er ljóst að um umtalsverða hagræð
ingarmöguleika að ræða.
Hvað stendur í vegi rafrænna reikninga?
Þrátt fyrir þessa augljósu hagræðingarmöguleika eru aðeins 20% fyrirtækja
komin af stað með að notfæra sér rafrænar lausnir í viðskiptum milli
fyrirtækja. Hvað stendur í vegi fyrir útbreiðslu rafrænna viðskipta og af
hverju eru ekki fleiri farnir að sækja í þessa auðlind? Helstu ástæður sem
nefndar hafa verið til sögunnar eru:
• Hefðir í viðskiptum leiða til þess að álitið er að í sumum viðskiptum verði
pappír að fara milli manna til að viðskipti séu lögleg.
• Margir aðilar álíta lagakröfur til rafrænna reikninga stífar og flóknar.
Slíkt leiðir til óvissu.
• Ótti við svik og þjófnað. Margir álíta að erfitt sé að sanna uppruna
sendinga á interneti eða tryggja réttleika rafrænna skjala og reynsla
aðila af pappír leiðir til þess að þeir telja hann í einhverjum skilningi
öruggari.
Rafræn viðskipti milli fyrirtækja (B2B) hafa lengi verið við lýði en hingað til hafa þau
mest verið notuð af litlum hópi stórra fyrirtækja á sviði verslunar og vörudreifingar sem
hafa fjárhagslega getu til að fjárfesta í dýrum kerfum og tíma til innleiðingar. Í dag er hins
vegar að verða til tækni sem smærri fyrirtæki munu geta nýtt sér og þannig notið þeirrar
hagræðingar sem hlýst af rafrænum viðskiptum. Tilkoma Internetsins, aukin bandbreidd og
lægri stofnkostnaður, ásamt tilkomu XML hefur gjörbreytt landslagi rafrænna viðskipta.
Tækifæri til hagræðingar
Rafrænir reikningar:
Bergþór Skúlason, sérfræðingur Fjársýslu ríkisins
Þórhildur Hansdóttir Jetzek, þróunarstjóri viðskiptalausna Skýrr
Það eru því enn
gríðarlegir hagræðingar
möguleikar vannýttir
Það er lítil hagræðing
af reikningi sem er
eingöngu mynd