Tölvumál - 01.11.2008, Blaðsíða 9

T Ö L V U M Á L | 9
Margir samverkandi þættir
leiða til þess að flestir halda
sig við pappírinn
Álíka flókið að senda
reikning í framtíðinni eins og
að senda tölvupóst í dag
• Verkferlar hjá fyrirtækjum við meðhöndlun reikninga byggja á flutningi
á pappír milli aðila sem leiðir til þess að pappírinn sem slíkur er tékk­
punktur. Við rafvæðingu verkferla færast verkefni til og atburðir í
tölvukerfum sem geta komið í stað slíkra tékk­punkta eru ekki alltaf til
staðar í tölvukerfum.
• Kostnaður við innleiðingu og uppsetningu rafrænna lausna hefur þótt of
hár til að réttlæta hagræðingu þar sem þessar lausnir var almennt ekki
að finna í stöðluðum viðskiptakerfum og innleiðingin kallaði á sérstakt
samkomulag milli einstakra viðskiptaaðila.
Niðurstaðan er því sú að það er ekki eitthvað eitt sem veldur því að rafræn
viðskipti hafa ekki tekið flugið heldur margir samverkandi þættir sem leiða
til þess að flestir halda sig við pappírinn sem eitthvað sem þeir þekkja og
treysta.
Næstu skref framundan
Þrátt fyrir hamlanir sem taldar eru upp hér að ofan eru
hagræðingarmöguleikarnir af rafrænum viðskiptum óyggjandi og
eru opinberir aðilar víða um heim að vinna í að gera lagaramma og
viðskiptaumhverfi hagstæðara fyrir rafræn viðskipti. Í dag má með réttu
segja að bylgja rafrænna viðskipta sé að ganga yfir Evrópu sem mun leiða
til þess að magn reikninga á rafrænu formi mun aukast gífurlega. Þessi
bylgja á táknrænan uppruna í átaki Dana frá 2005 og hefur leitt til þess
að flestar þjóðir Evrópu eru að huga að svipuðu framtaki hjá opinberum
aðilum. Einnig er ESB að huga að leiðum til að ýta undir notkun rafræna
reikninga hjá bandalagsþjóðunum.
Til þess að takast á við ofangreindar hindranir þarf að huga að umhverfi
rafrænna viðskipta í sem víðustu samhengi. Þar má m.a. nefna:
• Staðlar fyrir innihald og verklag: Staðall fyrir innihald rafræns reiknings
á XML formi hefur verið þróaður í samstarfi Norðurlandaþjóða. Þessi
staðlaði reikningur er kallaður NES­reikningur og byggir á UBL 2.0 en
er töluvert afmarkaðri og betur skilgreindur. Unnið er að því að innleiða
hann í Skandinavíu og samhliða er verið að vinna að því að fá hann
viðurkenndan sem sam­evrópskan reikning.
• Lagarammi: Unnið er að endurskoðun á laga umhverfi rafrænna reikninga
á vettvangi ESB. Mun sú vinna líklegast leiða til endur skoðunar laga hér
á landi sem snerta m.a. virðisaukaskatt og kröfur til rafrænna reikninga.
• Uppruni og rekjanleiki: Til að rafrænn reikn ingur teljist löglegur reikningur
þarf að sýna fram á að hann uppfylli kröfur um uppruna og réttleika. Til
að svo sé hægt þarf að tryggja flutningsleið og vistun í samræmi við
kröfur laga.
• Flutningsleiðir: Öruggur flutningur reikninga yfir net er mögulegur með
tvennum hætti: svokölluð EDI leið og með notkun rafrænna undirskrifta.
EDI er ekkert annað en „lokuð“ leið milli tveggja viðskiptaaðila sem aðrir
geta ekki hlustað, truflað eða líkt eftir. (EDI – rafrænar skeytasendingar –
skal ekki rugla saman við EDIFACT – form á rafrænum viðskiptaskjölum).
Athugið einnig að það er ekkert að því að senda reikninga á USB lykli
eða svipaðri aðferð.

Ávinningur af notkun NES reiknings
Sérstaða NES reiknings er tvíþætt, annars vegar stöðlun á verklagi og
innihaldi og hins vegar „interoperability“ sem má þýða sem „sjálfstætt
gagnamengi reiknings“.
EDIFACT staðlar sem hafa verið í notkun hér á landi í um 15 ár eru þannig
að gagnamengi hvers skjals er mjög stórt og tekur þannig á nánast öllum
tilvikum sem geta komið upp í viðskiptum milli tveggja aðila. Aðilar geta
síðan komið sér saman um undirmengi sem skuli nota (t.d. EDIFACT
reikning skv. verklagi ICEPRO). Í framhaldi af því geta einstaka aðilar samið
um nánari útfærslu á innihaldi sinna skeyta. Þannig verður til vefur tenginga
milli nokkurra aðila þar sem hver tenging er að einhverju leyti aðlöguð að
þeim tilteknu viðskiptum. Slíkt mengi getur aldrei orðið stórt bæði vegna
þess hve fljótt það verður flókið og einnig vegna þess hve dýrt er að koma
á hverri tengingu.
NES reikningur reynir að svara þessum vanda með sjálfstæðu gagnamengi
reiknings (inter operability). Fjöldi staka er ekki nema um 230 og eru skýrar
reglur um hvernig flest þeirra skuli notuð. Einnig eru svokölluð viðskiptatilvik
sem lýsa hvernig skuli senda upplýsingar um t.d. greiðsluseðil, eindaga
o.fl.
Þetta leiðir til þess að mögulega verður álíka flókið að senda reikning í
framtíðinni eins og að senda tölvupóst í dag. Tölvukerfi sendanda varpar
upplýsingum úr innra formi viðskiptakerfis í NES­reikning (sjálfstætt
gagnamengi) sem allir móttakendur slíkra reikninga geta tekið við.
Móttakandi getur síðan varpað reikningnum úr því mengi yfir í innra
gagnaform reikninga í kerfi móttakanda og unnið úr með sjálfvirkum
hætti. Þetta leiðir til þess að til verður reikningur sem er óháður innviðum