Tölvumál - 01.11.2008, Blaðsíða 10

1 0 | T Ö L V U M Á L
sendanda og móttakanda, reikningur sem allir geta sent á alla.
Hvað má læra af danska ævintýrinu?
Hinn fyrsta febrúar 2005 gengu í gildi lög í Danmörku sem skuldbundu
allar opinberar stofnanir þar í landi til að taka einvörðungu við reikn­
ingum á rafrænu formi. Þetta framtak var að frumkvæði danska fjármála­
ráðuneytisins og var fyrst og fremst gert í hagræðingarskyni. Mat þeirra
var að þeir gætu sparað 120­150 milljónir evra á ári, þar af ¼ hjá ríki en
¾ hjá sveitarfélögum. Ekki var látið staðar numið við útreikninga, heldur
innheimtir fjármálaráðuneytið danska árlega þá upphæð af opinberum
stofunum sem þeim telst til að þær eigi að spara með tilkomu rafrænna
reikninga.
Á þessum ríflega þremur árum hafa Danir verið duglegir að miðla af reynslu
sinni og má ýmislegt af þeim læra.
• Við innleiðingu rafrænna viðskipta er best að byrja á reikningum. Ljóst er
að öll viðskipti enda með reikningi, allir nota reikninga og mikið hagræði
er hægt að hafa af sjálfvirkni á þessu sviði. Reynsla þeirra segir að
reikningar draga á eftir sér frekari rafvæðingu sem ekki er ljóst að önnur
verkefni geri, t.d er mikil og vaxandi krafa í Danmörku um rafrænar
pantanir og vörulista til að auka hagræði af rafrænum reikningum.
Ekkert bendir til annars en að þetta hafi verið rétt ákvörðun hjá Dönum.
• Í Danmörku var notað svokallað IOIXML form fyrir rafræna reikninga
sem byggir á UBL frá OASIS. Það er grunnurinn að NES reikningnum
sem mun verða notaður á Íslandi. Þetta form þótti of einfalt og miðað
að þörfum hins opinbera og stefna Danir á að taka upp almenna NES
staðalinn ekki síðar en árið 2010.
• Kalla þarf eftir stöðluðum hugbúnaði sem fyrirtæki geta nýtt sér. Stór
hluti eða 66% reikninga sem flæða um danska hagkerfið árlega eru milli
fyrirtækja en 17% fara til hins opinbera. Með tilkomu staðlaðra lausna
vonast Danir til að töluverð aukning verði í rafrænum viðskiptum hjá
smærri fyrirtækjum en í því felast umtalsverðir hagræðingarmöguleikar
fyrir hagkerfið í heild.
• Skönnun pappírsreikninga var leið Dana til að svara skorti á góðum
hugbúnaði. Ríkið greiðir fyrir skönnun reikninga frá litlum og meðalstórum
fyrirtækjum og eru þeir sendir frá skönnunarstofum til hins opinbera. Í
dag eru enn um 30% reikninga skannaðir inn og sendir, megnið af þeim
á kostnað danska ríkisins. Þetta var nauðsynleg ráðstöfun fyrir Dani
á sínum tíma, en þykir hafa stoppað þróun í rafrænum lausnum fyrir
reikninga og sett þannig þak á mögulegt hagræði af rafrænum ferlum.
• Til staðar þarf að vera burðarlag reikninga sem tryggir að hægt sé að
sanna uppruna (hver sendir) og réttleika (hefur gögnum verið breytt).
Leggja áherslu á hagsmuni allra aðila, ekki bara ríkisins.
Hver er þróunin hér á landi?
Íslenska ríkið hefur nú þegar hafið undirbúning að móttöku rafrænna
reikninga. Frá og með júní 2007 hefur verið í gangi tilraunaverkefni hjá
Fjársýslu ríkisins þar sem tekið hefur verið við reikningum frá tveimur
birgjum. Árið 2008 verður notað til útbreiðslu meðal stofnana ríkisins og
vinnu við að fá fleiri birgja til að senda reikninga til ríkisins á rafrænu formi.
• Fjársýsla ríkisins og Reykjavíkurborg hafa ákveðið að vinna saman og
samræma aðgerðir sínar í þessu máli.
• Samstarf milli ríkis, sveitarfélaga og atvinnulífs um almennt átak í að
innleiða rafræna reikninga með sem breiðustum hætti í samfélaginu.
• Byggt verði á NES reikningi í verkefninu.
• Stefnt verði að því að skylda alla birgja til að senda reikninga til ríkis og
sveitarfélaga á rafrænu formi, með lagasetningu ef til þarf.

Ef vel tekst til með samvinnu hins opinbera og atvinnulífs eru miklir
hagræðingarmöguleikar til staðar hér sem annars staðar. En fullt hagræði
næst ekki nema að tekið sé á öllum þeim álitaefnum sem talin hafa
verið upp hér að ofan og þá einkum því að gera smærri og meðalstórum
fyrirtækjum kleift að njóta þess hagræðis sem felst í rafrænum viðskiptum.
Heimildir:
Euro Banking Association (Febrúar 2008). E Invoicing 2008. Sótt af http://
www.abe­eba.eu/Documents­N=f03b3284­e59c­41fe­bffe­b5f3afe5068f­
L=EN.aspx
Aberdeen Group (September 2007). E­Payables Solution Selection: Your
2007­2008 Guide to A/P Transformation. Sótt af http://www.aberdeen.
com/summary/report/benchmark/4155­RA­epayables­solution.asp
eGovernment Unit (Janúar 2007). Good Practice Case: eInvoicing in Den­
mark. Sótt af http://www.epractice.eu/files/upload/gpc/docu ment/ 1967­
1170249373.pdf
Fullt hagræði næst ekki
nema að tekið sé á öllum
álitaefnum