Tölvumál - 01.11.2008, Blaðsíða 37

T Ö L V U M Á L | 3 7
nokkra þætti sem lúta að stjórnun UT og skiptir þeim upp í þrjá flokka:
• Viðskiptalegar þarfir. Hér er átt við eftirspurn fyrirtækisins eftir
upplýsingatækni, hvaða þættir er lúta að upplýsingatækni eru ekki á
ábyrgð UT deildar.
• Tæknilegt framboð. Hér er átt við þætti sem lúta að UT deildinni sjálfri,
stjórn tæknilegra þátta og innri rekstur deildarinnar.
• Sameiginlegt. UT deildin og viðskiptavinir hennar eru með sameiginlega
ábyrgð á nokkrum þáttum upplýsingatækni.
Á vinnufundi með lykilstjórnendum fyrirtækisins er dregin fram núverandi
staða og framtíðarsýn fyrir hvern þátt. Unnið er út frá aðferðafræði þar sem
hverjum þætti er skipt upp í nokkur þroskastig út frá ítarlegum lýsingum
á þeim. Í lok vinnufundar er hægt að birta niðurstöður í svokallaðri
stjórnunarstjörnu (sjá mynd), en þar má sjá núverandi stöðu og framtíðarsýn
fyrir hvern þátt er snýr að stjórnun upplýsingatækni.
Niðurstöður stefnumótunar hjá Capacent
Í kjölfar stefnumótunar hjá Capacent var ráðist í umfangsmiklar endurbætur
á grunngerð upplýsingakerfa með það að markmiði að geta á einfaldan
máta leyft nýjum fyrirtækjum að nýta þau upplýsingakerfi sem Capacent
er með í notkun, t.d. tölvupóst, innranet, bókhalds­ og verkbókhaldskerfi
o.s.frv. Í dag eru allir starfsmenn Capacent í Danmörku og Íslandi tengdir
einu neti og geta á auðveldan máta samnýtt gögn. Upplýsingatækni gegnir
því lykilhlutverki í að gera Capacent kleift að nýta þekkingu á milli landa.
Við stöðumat á hugbúnaði kom í ljós að ekki var grundvöllur að nýta
ákveðin upplýsingakerfi í alþjóðlegu umhverfi, t.d. nokkur heimasmíðuð
kerfi. Unnið hefur verið markvisst í kjölfarið að því að endurnýja þau kerfi
og finna nýjar lausnir. Í einhverjum tilvikum hefur einnig verið ákveðið að
lausnir á ákveðnum sviðum verði ekki samnýttar á milli fyrirtækja innan
samstæðunnar, heldur verði hvert fyrirtæki með sínar eigin lausnir. Það
hefur auðveldað forgangsröðun verkefna mjög að hafa fyrirfram metið gæði
(bæði tæknileg og virkni) kerfa þannig að hægt er að ráðast á þau verkefni
sem virkilega skipta máli.
Síðasti þátturinn í stefnumótun Capacent lítur að því hvernig upplýsingatækni
er stjórnað. Þegar um yfirtökur er að ræða þarf alltaf að taka á þáttum er lúta
að sjálfstæði hvers fyrirtækis og hlutverki móðurfélags í upplýsingatækni.
Ákveðið var í upphafi að stofna upplýsingatæknideild í móðurfélaginu
og sér hún um miðlæg kerfi, öryggismál, miðlæga samninga, grunngerð
upplýsingatækni, veitir faglegt aðhald við UT deildir dótturfélaga og sér um
tæknilega þjónustu við UT deildir. Hvert land fyrir sig er með eigin tölvudeild
og sér hún um þjónustu við notendur og keyrir áfram verkefni sem eru í eðli
sínu sérhæfð fyrir viðkomandi fyrirtæki.
Samantekt
Það er mat okkar að stefnumótun Capacent í upplýsingatækni hafi lagt
grunninn að því að mjög auðveldlega hefur gengið að innleiða ný fyrirtæki
í samstæðuna. Auðvitað þarf að glíma við mismunandi fyrirtækjamenningu
þegar ný fyrirtæki eru innleidd, en nauðsynlegt er að upplýsingatækni verði
tæki en ekki hindrun í því ferli. Það er einnig ljóst að hröð uppbygging
fyrirtækis í alþjóðlegu umhverfi kallar á skýr hlutverk og að ábyrgð á
málaflokkum sé vel skilgreind, það er lykillinn að því að upplýsingatækni
nýtist sem hjálpartæki og styðji við vöxtinn.
Það er mat okkar að stefnumótun í
upplýsingatækni hafi lagt grunninn að
því að mjög auðveldlega hefur gengið
að innleiða ný fyrirtæki í samstæðuna