Bókasafnið - 01.06.2015, Blaðsíða 21

21
Bókasafnið 39. árg. 2015
skólastigi og mikilvægi þess að stofnanir veiti upplýsingar um
starfsemi sína og noti til þess vefmiðla, annar vísaði til þess
að koma á formlegu skipulagi fyrir landupplýsingar hjá ríki
og bæ. Síðast en ekki síst lýsti þriðji stjórnandinn yfir nauðsyn
þess að skapa heildarskipulag fyrir stofnanir, sveitarfélög og
alla þá sem eiga landfræðileg gögn, þar sem hugsað væri
bæði um landfræðilegar og sagnfræðilegar hliðar og að stjór-
nendur, sérfræðingar í landupplýsingum og safnafólk kæmi
að verkefninu. Þessir hópar þyrftu að taka höndum saman um
varðveislu landfræðilegra gagna.
Svör við beinni spurningu um skjalavistunaráætlun á vinnu-
stöðum stjórnenda komu fram með almennum lýsingum en
enginn stjórnandi svaraði spurningunni játandi. Einn þeirra
sagði frá endurskipulagningu og nýju rafrænu skjalakerfi,
annar að hann væri ekki sérfræðingur í þeim málum en héldi
samt að það væri örugglega starfað þannig og þriðji sagði að
í gangi væri ákveðin markviss stefna. Í ljós kom að hjá öllum
sex viðmælendunum, stjórnendum og sérfræðingum, var
ekki starfað samkvæmt virkri skjalavistunaráætlun.
Spurning um ábyrgðaraðila landfræðilegu gagnanna var
borin upp í könnuninni og voru svörin í textaformi. Svörun
var 88,9%, 25% nefndu stjórnandann, aðrir nefndu ýmsa aðra
á vinnustaðnum. Sem dæmi um svör voru nefndir skjala-
stjórar, verkefnisstjórar, deildarstjórar og yfirmenn á landupp-
lýsingasviði.
Í könnuninni var spurt um skjalavistunaráætlun, hvort
starfað væri samkvæmt áætluninni á vinnustaðnum. Svörun
var 100%, já sögðu 38,9%, nei sögðu 61,1%. Þeir sem svöruðu
játandi fengu afleiðuspurningu: „Ef já – frá hvaða ári er skjala-
vistunaráætlunin?“.
Á mynd 2 sjást svör við afleiðuspurningu þar sem þeir sem
svöruðu játandi, að starfa samkvæmt skjalavistunaráætlun
(38,9%) voru beðnir um að tilgreina frá hvaða ári áætlun þeirra
væri. Svörum var skipt niður eftir nefndum ártölum og í ljós
kom, miðað við úrvinnsluárið 2012, að meirihluti eða 57,1%
sagðist hafa virka áætlun (eða fjórir af 18 svarendum, 22,2%),
á tímabilinu 2007-2012. Já-svarendur á tímabilinu 1985-2001,
eða 42,9% (eða þrír af 18 svarendum) höfðu ekki endurnýjað
sína áætlun samkvæmt viðmiðunarreglu Þjóðskjalasafns.
Samkvæmt könnun Þjóðskjalasafns Íslands (2013) kom
fram í skýringartexta við niðurstöður um skjalavistunaráætl-
un (spurningar 4.9.1-3) að 41 stofnun (24%) hefði svarað því
játandi að starfa eftir skjalavistunaráætlun og 13 þeirra, eða
32% já-svara, sögðust hafa lagt sína áætlun inn til samþykkis.
Hið rétta var samkvæmt skrám Þjóðskjalasafns að aðeins einn
hefði lagt inn áætlun á undanförnum árum (miðað við 5 ára
skjalavörslutímabil) og þess vegna stemmdu svörin ekki við
skrár safnsins. Niðurstöður úr könnun Þjóðskjalasafns og þess-
arar rannsóknar um störf samkvæmt skjalavistunaráætlun eru
áþekkar hvað það snertir að svarendur beggja ofmeta stöðu
sína eða greina hana ekki rétt og jákvætt svarhlutfall er lágt.
Í könnun þessarar rannsóknar var spurt hvort landfræðileg
gögn hefðu verið skráð í geymsluskrá og var svörun 88,9%. Já
sögðu 33,3% en nei 66,7%.
Í könnun Þjóðskjalasafns Íslands (2013) var spurt um
notkun geymsluskrár og um réttan frágang skjala sem ætl-
unin væri að skila á næstu tveimur árum (spurningar 4.12.1-
2). 45 svöruðu þeirri spurningu játandi (eða 26%) og sögðust
ætla að skila, en aðeins 28 af þessum 45 já-svörum töldu sig
hafa gengið frá og skráð pappírsskjöl sín samkvæmt reglum
Þjóðskjalasafns. Svarhlutfall já-svara beggja kannananna
um skráningu í geymsluskrá er lágt, þó ívið hærra í þess-
ari rannsókn, eða 1/3 svara á móti fjórðungi svara í könnun
Þjóðskjalasafns, sem vel mætti rekja til misstórra úrtaka og
þess að Þjóðskjalasafn spurði um heildarskjalasafnið en þessi
könnun um einn skjalaflokk.
6 niðurstöður – Þjóðskjalasafn Íslands
Sérfræðingar á opinberu skjalasöfnunum lýstu reynslu sinni
af samskiptum við Þjóðskjalasafn og komu nokkrar mótsagnir
fram í orðræðunni. Einn lýsti sam-
skiptum sínum sem faglegu samstarfi
og tengdi það við fyrirhugaða skjala-
afhendingu landfræðilegra gagna
með öðrum skjölum. Annar lýsti
því yfir að honum fyndist það vera
Þjóðskjalasafns að hafa samband en
það hefði ekki gerst, „þeir eru ekkert
að koma og tala við stofnanir, ekki
neitt“. Hann sagði að hjá honum biði
mikið magn frágenginna skjala sem
hægt væri að afhenda, „þannig að
ef þeir vildu þá gætu þeir komið og
tekið þetta bara á brettum“. Þriðji sér-
fræðingurinn tengdi samskipti sín við
Þjóðskjalasafn út frá fyrirhuguðum
skilum og nefndi ástæðuna fyrir því að skilin hefðu ekki farið
fram: „Skýringin á því er fyrst og fremst sú að Þjóðskjalasafn
hefur ekki haft pláss en núna segjast þeir fara að geta tekið
við [...].“
Sérfræðingarnir þrír nefndu þörfina fyrir landfræðilegu
gögnin á vinnustaðnum sem meginástæðu þess að þeim
hefði ekki verið skilað, og hjá tveimur þeirra höfðu starfs-
menn, sem notendur gagnanna, beinlínis sett sig á móti
Mynd 2. Ártölin sýna gildisár skjalavistunaráætlana hjá svarendum.