Tímarit um endurskoðun og reikningshald - 01.02.1984, Blaðsíða 33

INNRA EFTIRLIT
Orðtakið innra eftirlit er samheiti yfir allar
eftirlits aðgerðir í fyrirtæki til þess að tryggja
áreiðanleika skráningar þ.e.a.s. bókhalds og
í öðru lagi til að varðveita eignir.
Innra eftirlit skiptist í:
• Fyrirbyggjandi eftirlit (ábyrgðarskiptin).
• Eftirlit sem kemur upp um vfllur (vinmT'
skipting-tvöföld vinna)
Innra eftirlit á að koma í veg fyrir eða gera
það mjög erfitt að einn starfsmaður geti:
a) Sölsað undir sig eignir með því að kom-
ast hjá að færa eignina í bækur fyrir-
tækisins.
b) Komist yfir eignir fyrirtækisins með því
að breyta undirbókum eða rekstrar-
reikningi, án þess að það komist upp
við eftirlit annars óháðs starfsmanns.
Einnig á gott innra eftirlit að koma í veg
fyrir verulegar villur, viljandi (fjárdrátt og
fjársvik) og óviljandi (mannleg mistök), sem
geta lýst sér í ófullkomnum gögnum, ógildum
gögnum, efnislega röngum gögnum eða form-
lega röngum gögnum.
AÐAL TEGUNDIR INNRA EFTIRLITS
1. Skipulag
Skipurit fyrirtækisins sem inniheldur lýsingu
á ákvörðunarvaldi, ábyrgð og upplýsinga-
flæði.
2. Ábyrgðarskipting.
Skipting vinnu og ábyrgðar á að vera slík að
enginn einn aðili geti bæði framkvæmt og
skráð neina hreyfingu eigna. A.m.k. eftir-
taldar aðgerðir skyldu vera aðskildar: Sam-
þykki aðgerða og reikninga, framkvæmd,
eignavarsla, bókhaldsskráning og varðandi
tölvufærð kerfi: hönnun kerfis og daglegur
rekstur.
3. Eignavarsla.
Eftirlit varðandi vörslu eigna sem tryggi að
aðeins vissir starfsmenn hafi aðgang að
eignum. Sérstaklega þarf að gæta að vörslu
peningalegra verðmæta, flytjanlegra, skipt-
anlegra eða eftirsóttra eigna.
4. Leyfi og samþykki.
Ábyrgur aðili ætti að samþykkja eða leyfa
allar verðmætahreyfingar innan fyrirtækisins.
Takmörkun valds hvers starfsmanns til að
samþykkja hreyfingar ætti að skilgreina.
5. Nákvæmni talna og bókfærsla.
Eftirlit á að tryggja að hreyfingar, sem á að
skrá hafi verið leyfðar, að þær séu allar
innifaldar, að þær séu rétt skráðar og
nákvæmlega færðar í kerfinu.
Sem dæmi um eftirlit er athugun á tölulegri
nákvæmni bókhalds og skjala, viðhald og
eftirlit með heildartölum, afstemmingar, upp-'
söfnunarreikningar og jöfnuður.
6. Starfsmenn.
Pað er mjög mikilvægt að ábyrgð og vinnu-
skipting starfsmanna sé í samræmi við hæfi-
leika þeirra, þekkingu og persónuleika.
7. Verkstjórn.
Innifalið í innra eftirlitskerfi á að vera
verkstjórn og eftirlit með daglegum hreyf-
ingum og skráningu þeirra, sem unnið skal af
ábyrgum starfsmönnum.
8. Framkvæmdastjórn.
Eftirlit framkvæmdastjórnar, sem ekki er að
vinna í daglegum rekstri, eins og yfirstjórn,
skoðun milliuppgjöra og samanburður við
áætlanir, innri éndurskoðun og annað eftirlit.
31