Vísbending - 06.06.1997, Blaðsíða 3

ISBENDING
Stjórnun
Upphaf nútímastjórnunar
V vrópumenn voru meðal frum-
kvöðla stjórnunar. Frakkinn Henri
^>Fayol var verkfræðingur sem
starfaði hjá iðnaðarsamsteypu í rúmlega
50 ár. Þar var hann meðal annars fram-
kvæmdastjóri og síðar í stjórn fyrirtæk-
isins. Hann komst að þeirri niðurstöðu
að skipta mætti starfsemi fyrirtækja upp
í sex þætti sem allir væru til staðar með
einum eða öðrum hætti hvort sem fyrir-
tækið er smátt eða stórt.
vægt í stjórnun. Weber var félagsfræð-
ingur sem vann á öðrum nótum en þeir
frumkvöðlar stjórnunar sem ky nntir hafa
verið til sögunnar. Þóttorðið „skrifræði"
hafi mjög neikvæða merkingu í tungunni
þá byggði Weber kenningar sínar um
„skrifstofusjórnun" á hugmyndum um
hiðfullkomnaskrifræði íjákvæðri merk-
ingu. Hafa verður í huga að Weber leit á
stjórnun frá skrifstofum sem skipulags-
og stjórnunareiningu sem ekkert á skylt
ntunandi þörfum atvinnulífsins, hvort
sem það var hjá einkaaðilum eða opin-
berum stofnunum. I raun er sama hvar
fæti er drepið niður á hnettinum, alls
staðar eru notaðar skrifstofur við stjómun.
Grunnþættir í starfsemi fyrirtækis
1. Tækniþáttur (framleiðsla og aðlögun)
2. Viðskiptaþáttur (innkaup, sala og skipti)
3. Fjármálaþáttur (ieit að og notkun fjármagns)
4. Öryggisþáttur (verndun eigna og manna)
5. Bókhaldsþáttur (birgðahald, reikningshald, útreikningar verðs og tölfræði)
6. Stjórnunarþáttur(áætlanagerð, skipulagning, fyrirmæli, samhæfing og stýring)
Stjórnun sérstakur þáttur
Fayol var meðal þeirra fyrstu til að
álykta að stjómunarþátturinn væri sér-
stakurþátturí starfsemi fyrirtækja. Fayol
setti fram 14 lykilatriði sem áttu að leið-
beina stjórnendum. Hann gerði sér þó
grein fyrir því að mismunandi aðstæður
kröfðust mismunandi aðferða og lagði
því áherslu á „að það er ekkert
fastmótað eða endanlegt í
stjórnun, það veltur allt á hlut-
föllum. Það er sjaldan hægt
að nota sömu aðferðina tvisv-
arviðsambærilegaraðstæður;
Gera verður ráð fyrir mismun-
andi aðstæðum því að menn
eru mismunandi og breytast
eins og margir aðrir breyti-
legir þættir.“ Aðferðir Fayols
urðu þekktar í Evrópu um
1917 þegar bók hansAdmini-
stration Industrielle et Gén-
érale kom út. Bókin var þýdd
á ensku árið 1930 og þá fyrst
komust bandarískir stjórn-
endur í kynni við hugmynd-
imar. Fyrir framlag sitt er
Henry Fayol þekktur sem
faðir nútímastjórnunar.
við þá reynslu margra að skrifstofur séu
pappírsbákn þar sem einn ýti verkunt y fir
á annan og ekkert vinnist nema á löngum
tíma. Skrifstofa Webers var hugmynd
hans urn það skipulag sem hann taldi
henta best til að koma verkum í höfn. I
reynd hefur stjórnun frá skrifstofum orðið
að veruleika vegna þess að aðrar stjórn-
unaraðferðir hafa ekki reynst nógu góðar
til að mæta auknum verkefnum og mis-
Eiginleikar full-
komins skrifræðis
1. Skipting starfa. Með skiptingu starfa næst
meiri framleiðni vegna sérhæfingar.
2. Þrepaskipt vald. Skrifstofur eða stöður eru
skipulagðar með tilliti til staðsetningar í
valdastiganum.
3. Formlegt val. Allir starfsmenn eru valdir til
starfa á grunni tæknilegrar hæfni sem fundin
er með formlegum prófum, menntun eða
þjálfun.
4. Starfsframi. Stjórnendureru fagmenn frem-
ur en eigendur þeirra eininga sem þeir stýra.
Þeir vinna fyrir föstum launum og stefna að
starfsframa innan síns sviðs.
5. Forntlegar rcglur ogstýringar. Allir starfs-
menn lúta formlegum reglum og stýringu
varðandi frammistöðu í starfi.
6. Persónuleysi.Reglurogstýringerópersónu-
leg og eins gagnvart öllum.
Max Weber
7ramlag Þjóðverjans Max
Weberertalið ntjög mikil-
Lykilatriði Fayols
Skipting starfa. Skipta ætti upp störfum til að koma að sérhæfingu.
Valdsvið. Vald og ábyrgð ættu að vera jöfn.
Refsingar. Refsingar eru nauðsynlegar til að koma á hlíðni, kostgæfni,
iðni og virðingu.
Uein stýring. Enginn undirmaður ætti að þjóna tveimur yfirmönnum.
Akveðin stefna. Öll starfsemi sem hefur sama takmark ætti að hafa einn
stjórnanda og eitt skipulag.
Hagur heiidarinnar gangi fyrir Itag einstaklingsins. Hagur eins ein-
staklings eða hóps ætti ekki að vega þyngra en hagsmunir fyrirtækisins.
Laun. Laun ættu að vera sanngjörn.
Miðstýring. Finna verður rétt hlutfall miUi miðstýringar og dreifðrar
stýringar.
Stjórnendakeðja. Greinileg þrep valdsviðs á að vera til staðar frá þeim
efsta til þess neðsta í fyrirtækinu.
10. Röð og regla. Það á að vera til staður fyrir allt og allt á vera á sínum stað.
11. Jafnvægi. Starfsmenn á að meðhöndla af góðvild og réttsýni.
12. Stöðuglciki starfa. Lágmarka á breytingar á starfsmannahópi til að tryggja
að markmiðið náist.
13. Frumkvæði. Undirmenn eiga að hafa frelsi til að koma með áætlanir og
fylgja þeim eftir til að hægt sé að nýla starfsgetu þeirra til l'ulls.
14. Félagssnndi („Espirit de Corps”). Eining og samvinna styrkja fyrirtæki.
9.
Ókostir skrifræðis
Reynslan hefur kennt okkur að skrif-
ræðifylgjaýmsiraukakvillar. Reglur
og aðferðir öðlast oft eigið líf óháð breyt-
ingum.
Skrifræði getur einnig
orðið til þess að stjórn-
endur fari blint eftir
reglunum og hætti að
hugsa.
Ef skrifræði er rnikið
getur sú staða komið
upp að smærri einingar
fyrirtækis taki að vinna
að sínum eigin mark-
miðum og vinni þar
með gegn markmiðum
heildarinnar.
Skrifræði getur einnig
leitt af sér sljóleika
stjórnenda og starfs-
manna í skjóli þess að
enginn tekureftirfram-
lagi einstaklingsins í
hópnunt.
Heimild: Arthur G. Bedeian,
Management, Dryden Press
1986
3