Vísbending - 11.03.2005, Blaðsíða 2

ISBENDING
Lært af endurgjöf
Hægt er að segja ýmislegt um
Islendinga, bæði jákvætt og
neikvætt. Ýmsu sem slegið er
fram er nær því að vera mýta en að eiga
stoð í veruleikanum þó að stundum sé
að finna sannleikskorn í mýtum. Þó að
það hafi kannski ekki verið nákvæm-
lega rannsakað virðast Islendingar oft
vera mjög stuttorðir, tala í málsháttum
frekar en löngum ræðum. Konur, sem
eiga jafnan auðveldara en karlar með að
tala, segja stundum að íslenskirkarlmenn
séu menn fárra orða — þó ekki endilega
málhaltir. Ef við gefum okkur að það
leynist sannleikskorn í þessu getur verið
áhugavert að skoða ókosti þess að Islend-
ingar eru stundum þöglir sem gröfin í
samanburði viðmargaraðrarþjóðir. Einn
ókosturinn er að það sem er ekki talið
nauðsynlegt að tjá sig um er gjaman látið
ósagt. Endurgjöfí íyrirtækjum virðistþví
stundum hafa orðið fómarlamb einkenna
hinnar þöglu þjóðar.
Samskiptavandamál
Með einfoldum samræðum er hægt að
útskýra flókin málefni og mismun-
andi boðskap og jafnframt getur þögnin
gert það að verkum að misskilningur fær
að grafa um sig og afvegleiða fólk. Það
er erfitt að meta hvenær nægilega mikið
hefur verið sagt til þess að allir sem þurfa
að skilja hvað er verið að fara skilja það
raunverulega. Sumir segja að ekki sé hægt
að ræða mál of mikið en aðrir myndu
sennilega segja að umræður geti fljótlega
farið út í hringavitleysu ef sami hluturinn
er ræddur of lengi. Þegar svo er komið
getur hringavitleysan leitt umræðurnar
út af sporinu í stað þess að leiða þær að
kjarna málsins.
Samskiptavandamál eru þó frekar en
hitt fólgin í því að fólk talar ekki sam-
an eða talar ekki um aðalatriði málsins,
tilfinningar sínar eða markmið. Hjón
koma sér venjulega upp tilteknum sam-
skiptaaðferðum eða sætta sig við ákveðið
samskiptaleysi, ellegar halda þau ekki
saman til lengri tíma. I fyrirtækjum er
samskiptavandamálið oft fólgið í því að
samskipti skortir milli samstarfsaðila,
deilda og ólíkra stöðugilda en yfirleitt er
stærsta vandamálið fólgið í að eitthvað
vantar upp á í samskiptum yfirmanna og
undirmanna. Yfirleitterþaðyfinnaðurinn
sem leggur línumar hvað varðar samskipti
og undirmennimirfylgjaþeirri línu þó að
flestir þeirra átti sig á að hreinskilni er
ekki alltafbesta leiðin lil góðra samskipta.
Sú var tíðin að það var í tísku að stjórn-
endur segðu að „dymar væru alltaf opnar“
sem átti að þýða að undirmennimir gætu
komið hvenær sem er og rætt vandamál
eða tækifæri fyrirtækisins. Rétt eins og
hjá hjónum leiðir tíminn í Ijós hvernig
samskiptin þróast en mjög opin samskipti
eru þó sjaldgæf enda gera undirmenn sér
yfirleitt grein fyrir þvi að yfirmenn hafa
framtíð þeirra hjá fyrirtækinu í höndum
sér. Leikurinn fer þá oft að snúast um að
segja það sem yfirmaðurinn vill heyra
frekar en það sem skiptir máli.
Endurgjöf
Ein leið til þess að reyna að auka skil-
virk samskipti í fyrirtækjum, sem og
annars staðar, er endurgjöf. Endurgjöf er
reyndar ekki mjög vel hannað orð en það
stendur fyrir enska orðið „feedback" og
felur í sér að einn segi öðrum hvemig
honum finnst að sá hafi staðið sig, hvað
er hægt að læra af því og hvernig má
nýta þessa vitneskju til þess að setja fram
markmið og aðgerðaáætlanir. Menn verða
þekkja hvor annan vel til þess að þetta
form geti gengið upp. Annars konar end-
urgjöf er fólgin í að báðir lýsa því hvað
þeim hefúr fundist um að vinna saman,
um vinnuferlið, verkefnið og niðurstöð-
una og hvaða lærdóm er hægt að draga
af reynslunni.
Sýn fólks á sama hlutinn kann að
vera mismunandi og ef allir tjá sig um
reynslu sína er líklegt að hægt sé að fá
betri mynd en ella af stöðunni. Skipulögð
endurgjöf auðveldar þannig að draga fram
aðalatriðin og byggja á þeim til þess að
gera betur næst. Endurgjöf er reyndar
mikilvægur þáttur í mörgum líkönum
sem snúast um hvemig fólk lærir hvert af
öðm. Efekki ergerðminnstatilraun til end-
urgjafar meðan á ákveðnum verkefnum
stendur og eftir að þeim er lokið er annað
ólíklegt en að fólk falli í sömu gildrurnar
og áður af því að það veit ekki betur.
Gluggi Joharis
Ég horfi íun
Saneijiuleg:! \ Esungií if
Etuv.r.f adii Eagian
Þetta er sérstaklega mikilvægt í hóp-
starfi. Það hefur sýnt sig í rannsóknum að
í hópum þar sem regluleg endurgjöf er
viðhöfð er fólk miklu fljótara að læra að
vinna vel saman en í hópum þar sem það er
ekki gert. Ef endurgj öf er veitt er ól íklegra
en ella að misskilningur nái að grafa um
sig eða að spenna á milli fólks og ósætti
fái að skemma fyrir samstarfinu.
Línumar skýrast frekar ef yfirmaður
segir undirmanni hvað honum finnst um
störf hans og undirmaðurinn veit þá betur
til hvers er ætlast af honum og hvernig
hann getur nýtt sér stöðu sína til þess
að vaxa og dafna í starfi. Endurgjöf frá
undirmönnum til yfirmanna hins vegar
einnig mikilvæg. Yfirleitt fylgja henni
ákveðin vandamál þar sem undirmenn
veigra sér við að vera of hreinskilnir við
yfirmenn sína. Þar afleiðandi eroftbetra
að nota aðrar aðferðir en beinar samræður,
eins og spurningakannanir eða ráðgjafa
til þess að taka við endurgjöfinni. Engu
að síður væri æskilegt að andrúmsloft á
vinnustað væri svo óþvingað að yfinnenn,
jafnt sem undinnenn, gætu tekið við end-
urgjöf sem leið til uppbyggingar frekar
en að líta á hana sem gagnrýni.
Gluggi Joharis
Gluggi Joharis er stundum notaður
til þess að útskýra mikilvægi endur-
gjafar og samskipta almennt. Glugginn
er einföld 2x2 tafla þar sem á annarri
hliðinni er hvernig maður sér sjálfan sig
og hinni hliðinni hvernig aðrir sjá mann.
Viss atriði eru augljós báðum aðilum en
ákveðin atriði eru einungis vituð af manni
sjálfúm. Þetta geturt.d. verið fólgið í því
aðmaðurgeturvirkaðfullursjálfstrausts
en verið í raun á barmi taugaáfalls. A hinn
bóginn er einnig ýmislegt sem aðrir sjá
en maður áttar sig ekki á sjálfur, þ.e. að
maður getur verió að senda út allt önnur
skilaboð en maður heldur. Loks er alltaf
ákveðnir hlutir sem hvorki maður sjálfur
né aðrir vita um.
Tilgangur endurgj afar er að auka þann
hluta sem bæði maður sjálfur og aðrir sjá
og skilja þannig að misskilningur vegna
þess sem maður sjálfur hylur fyrir öðrum
og það sem aðrir sjá en segja manni ekki
frá verði sem minnstur. Þetta er einungis
hægt með endurgjöf og opnum samskipt-
um. Þaðgeturveriðmikill léltirfyrirþann
sem hefur búið til ákveðna ímynd fulla
sjálfstrausti að opna sig og hleypa öðrum
að og segja einfaldlega að þeir séu á banni
taugaáfalls. Þannig eiga aðrir auðveldara
með að rétta út hjálparhönd þegar þeir
(Framhald á síðu 4)
2