Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.03.1989, Page 44

Frjáls verslun - 01.03.1989, Page 44
STJÓRNUN FUNDIR: NAUBSYN,PLÁGUR EBA OFNOTAB FORM? „Nei, hann er því miður ekki við. Hann er á fundi en er vænt- anlegur eftir 2 tíma.“ Slíkt svar er mjög algengt þegar spurt er eftir stjómendum fyrirtækja eða opinberra stofnana á Is- landi. Fólk kvartar gjarnan und- an þessu svari og segir að það sé bókstaflega aldrei hægt að ná sambandi við „vissa“ menn vegna þess að þeir séu „alltaf“ á fundum. Þótt fundir séu mjög algengt form í allri stjórnun stofnana og fyrirtækja á íslandi eru menn alls ekki á eitt sáttir um gagnsemi þessa forms. Sumir segja fundi algjöra nauðsyn í öllum rekstri hvaða nafni sem hann nefnist, en aðrir segja fundi misnotað form í íslensku þjóðlífi - hreinustu plágu. Og það er ekki bara almenningur sem kvartar undan því að í suma stjórn- endur sé aldrei hægt að ná, stjórn- endurnir sjálfir fárast yfir því að allt of stór hluti af vinnutíma þeirra fari í fundi og fundasetu og þess vegna sitji ýmis önnur og brýnni verkefni á hak- anum. ERU FUNDIRILLA SKIPULAGÐIR? En hver er ástæðan fyrir því að margir stjórnendur kvarta undan því að of mikill tími fari í að sitja fundi? Gæti ástæðan verið sú að fundir séu almennt ekki nægilega vel skipulagðir hér á landi, að allt of mikill tími fari í blaður og almennt snakk og árangur fundanna þess vegna ekki sem skyldi? Þessar vangaveltur leiða okk- ur áfram og að þeirri spumingu hvort fundum sé almennt illa stjómað? Frjáls verslun spjallaði við marga stjórnendur, bæði hjá hinu opinbera og í einkageiranum, um fyrrgreind atriði og voru flestir þeirra sammála um að fundir væru yfirleitt misnotað form á íslandi. Menn væru almennt allt of fundaglaðir og sögðu margir það heilmikið vandamál í sínum fyrir- tækjum hversu langur tími í viku hverri færi í fundasetur. Fræðimaður og leiðbeinandi í stjómun og rekstri fyrirtækja sagði í samtali við blaðið að aðalvandamálið væri ef til vill ekki fundirnir sjálfir heldur hversu illa þeim væri stjómað. Fundir gætu oft verið gagnlegir ef vel væri að þeim staðið og þeir undirbún- ir af kostgæfni. Fjölmennir fundir væru hins vegar ekki líklegir til árang- urs. Því fleiri sem á fundinum sitja þeim meiri tímaeyðsla fyrir stóran hóp fundargesta. Yfirleitt væru það aðeins fáir sem væru raunverulega virkir á fundunum, hinir sætu bara og hlustuðu og fylgdust með af mismikl- um áhuga en væm að öðra leyti alveg óvirkir og hefðu ekkert til málanna að leggja. ÞÆGINDI En hvers vegna er fundaformið svona mikið notað ef það ber ekki meiri árangur en raun ber vitni? „Það hefur stundum hvarflað að manni að það geti verið þægilegt fyrir stjóm- endur og aðra að sitja fundi. Ef stjóm- andi í ábyrgðarstarfi situr tvo tveggja tíma fundi á dag - fundi sem eru jafn- vel ekki mjög kerfjandi og erfíðir - er hálfur dagurinn þegar farinn í funda- setu, þ.e.a.s. tími sem annars hefði farið í sffelld símtöl og afgreiðslu mála sem krefjast mikillar einbeitingar og orku,“ sagði þessi sami fræðimaður og leiðbeinandi sem ekki vildi láta nafns síns getið. ÓSTUNDVÍSI „Auk þess bera íslenskir stjórn- endur ekki nægilega virðingu fyrir mikilvægi tímans. Hver mínúta getur skipt máli í rekstri fyrirtækja og þess vegna er það vítavert að koma of seint á fundi. En það er eins og ís- lendingum finnist það ekkert alvar- legt mál að láta bíða eftir sér í fleiri mínútur. Það er einnig alveg baneitr- að að tala í síma á meðan á fundi stendur. Sumir stjórnendur tefja fundarmenn í lengri eða skemmri tíma vegna þess að þeir eru að af- greiða einhver mál í gegnum síma á meðan á fundi stendur. Það er algjört virðingarleysi fyrir tíma annarra. Það er stjórnandinn sem á að sjá til þess að fundimir gangi hratt og vel fyrir sig. Hann á einnig að sjá svo um að þau mál séu afgreidd sem fyrir fundin- um liggja og að tíminn fari ekki í tómt blaður. Stjórnandinn á að vera leið- toginn, fremstur meðal jafningja og ef hann stjórnar fundi af röggsemi og með sóma munu fundargestir taka þannig á málefnum fundarins. Þar með yrðu fundir gagnlegt tæki í stjórnun," sagði fræðimaðurinn og leiðbeinandinn ennfremur. Hann var þá spurður að því hvort TEXTI: KATRÍN BALDURSDÓTTIR TEIKNING: BÖÐVAR LEÓS 44

x

Frjáls verslun

Direct Links

If you want to link to this newspaper/magazine, please use these links:

Link to this newspaper/magazine: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Link to this issue:

Link to this page:

Link to this article:

Please do not link directly to images or PDFs on Timarit.is as such URLs may change without warning. Please use the URLs provided above for linking to the website.