Frjáls verslun - 01.04.1999, Blaðsíða 29

RITARAR
Þagmælska
og kurteisi
Guðrún Erla Leifsdóttir hefur
verið einkaritari Einars Bene-
diktssonar í 15 ár, fyrst hjá Síld-
arútvegsnefnd en síðan hjá Olís
frá 1994.
tarfið felst fyrst og fremst í ýmiss konar aðstoð
í sambandi við síma, bókun funda og viðtala og
móttöku gesta. Þá fer talsverður tími í að fara
yfir innsend erindi og að gera tillögur að svörum — sem
og að hafa umsjón með samningum félagsins, skjala-
vörslu o.fl. Hjá jafn umsetnum manni og Einari er það
talsverð vinna að koma öllum að og á þann hátt að sem
flestir geti vel við unað; einkum þar sem okkur er um-
hugað um að svara öllum erindum fljótt og vel. Þá kem-
ur fyrir að ég sitji fundi með
framkvæmdastjórn félagsins
og ég skrifa þá gjarnan fund-
argerðir. Sfðastliðin tvö ár
hef ég verið ritari á aðalfundi
Olís. Eg sé líka um að velja
gjafaefni félagsins í samráði
við forstjóra og fram-
kvæmdastjóra markaðs-
sviðanna. Síðan eru ýmis
tilfallandi verkefni fyrir
framkvæmdastjórn. Enn-
fremur hef ég umsjón með
upplýsingaskrá Olís, sem
er eins konar Olís-síma-
skrá, og ýmsum útsend-
ingarlistum," segir Guðrún Erla Leifsdóttir.
OufT Benediktsson, forstjóri
Húsmóðir á Slóru heimili Guðrún Erla er ekki mennt-
uð sem einkaritari heldur hefur hún BA-próf í ensku og
dönsku. Hún segir að starfið hafi breyst mikið á síðustu
árum. Það hafi færst meira úr beinni vélritun og bréfa-
skriftum fýrir forstjórann í að halda utan um ákveðna
málaflokka og annast skipulagningu.
Guðrún Erla Leifsdóttir, einkaritari Einars Benediktssonar, forstjóra
Olís, líkir einkaritarastarfinu við starf húsmóður á stóru heimili.
„Starfið hefur færst meira úr beinni vélritun í það að halda utan um
ákveðna málaflokka. “
FV-mynd: Kristín Bogadóttir.
„Ég held að hann vélriti núna meira en ég því samskipti hans
fara orðið meira í gegnum tölvupóst og hann sér um hann sjálfur,"
segir hún. Guðrún Erla telur tungumálakunnáttu skipta miklu máli
fyrir einkaritara ef fyrirtækið á í viðskiptum út fyrir landsteinana. Þá
segir hún þagmælsku, kurteisi og háttvísi sérlega mikilvæga eigin-
leika hjá einkariturum og þá ekki síður að þeir geti samið um og
miðlað málum þegar þörf er á.
„Hjá Olís eru margir starfsmenn sem fá gjafir á merkisdögum í lífi
sínu og sömuleiðis er nokkuð um gjafir til viðskitpavina. Það þarf að
halda utan um þessi mál og gæta þess að enginn gleymist. Þetta kemur
stundum út eins og maður sé húsmóðir á stóru heimili. Það þarf að
hugsa um afmælisgjafirnar og sjá til þess að það sé eitthvað til í ísskápn-
um og kaffi á könnunni þegar gestir koma.“ S9
Tungumálakunnátta
Guðrún Erla telur tungumálakunnáttu skipta miklu máli fyrir einkaritara ef fyrirtækið á í viðskiptum út fyrir landstein-
ana. Þá segir hún pagmælsku, kurteisi og háttvísi sérlega mikilvæga eiginleika einkaritara og há ekki síður að þeir
geti samið um og miðlað málum þegar þörf er á.
29