Morgunblaðið - 21.03.2002, Blaðsíða 41

UMRÆÐAN
MORGUNBLAÐIÐ FIMMTUDAGUR 21. MARS 2002 41
TINDRANDI STJÖRNUR
THE STELLARS
GLITRANDI HÁMARKSGLJÁI
Stellars eru skrefinu framar hvað
varðar gljáa varanna vegna þúsunda
tindrandi ljósa. Silfurhúðaðar, glitrandi
agnir, létt áferð og glampandi gljái.
Grímsbæ, sími 553 1262.
Ráðgjafar frá Helena Rubinstein
kynna nýjungar í dag og á morgun.
Amazonia, vor- og sumarlitirnir eru komnir.
Prodigy, glænýtt krem sem uppfyllir allar þarfir húðarinnar.
Stellars, nýir, ómótstæðilegir varalitir.
Við gleðjum viðskiptavini Helena Rubinstein
með glæsilegum kaupaukum.
Hamraborg 14A, sími 564 2011.
HVERSU áhrifarík-
ir eru fundir í fyrir-
tækjum og stofnunum?
Fundirnir eru svo rík-
ur þáttur í daglegu um-
hverfi að rekstur væri
nánast óhugsandi án
margra og stífra funda
– eða svo mætti ætla.
Stjórnandi sem setur
upp marga fundi er oft-
ast álitinn sýna með
því dugnað og að hann
eða hún vilji stjórna og
fylgjast með öllu mark-
verðu sem gerist. Á
fundum hafa starfs-
menn líka tækifæri til
að koma tillögum sín-
um, málum og skoðunum á fram-
færi. Þó mætti spyrja: ná fundirnir
markmiðum sínum eða eru þeir oft á
tíðum hrein tímasóun?
Fundir eru auðvitað nauðsynlegir
því þeir eru vettvangur þar sem
hópur eða hópar geta mæst og unnið
saman að tilteknum verkefnum.
Fundarstjóri, sem oftast er t.d.
framkvæmdastjóri, deildarstjóri,
forstjóri eða annar háttsettur yfir-
maður, er venjulega verkstjóri fund-
arins. Hlutverk fundarstjóra, undir-
búningur funda, hvernig gera má
fundi skilvirkari o.s.frv. er vel þekkt
og kennt á stjórnunarnámskeiðum
af ýmsu tagi. Ég tel þó ástæðu til að
ætla að margir fundir séu næsta
gagnslitlir, þrátt fyrir góðan vilja og
þekkingu þeirra sem að þeim koma.
Í fyrsta lagi verða margir fundir,
sérstaklega þeir sem haldnir eru
samkvæmt fastri dagskrá, svo sem
vikulegir fundir, fljótlega of hefð-
bundnir og fastmótaðir. Fundirnir
eru samt hluti af innri og ytri ímynd
fyrirtækis eða stofnunar og þá um
leið nauðsynlegur þáttur í að við-
halda þeirri ímynd. Þegar banda-
rískir vinnu- og iðnaðarsálfræðingar
fóru að kanna þessi mál um miðja
síðustu öld komust menn að því að
fyrirtæki og stofnanir hafa ríka þörf
á að viðhalda sjálfum sér og réttlæta
tilvist sína. Til að réttlæta sig er
haldið uppi stífri dagskrá, sem hægt
er að vitna til þegar þörf krefur.
Réttlæting stofnana fyrir eigin til-
vist verður ljós þegar við skoðum
þann mótþróa sem
kemur upp þegar
breyta á gömlum og
grónum stofnunum eða
fyrirtækjum, leggja
þau niður eða láta tvö
fyrirtæki eða fleiri
renna saman í eina
heild. Þá koma upp ótal
rök sem réttlæta það
að viðhalda status quo
eða óbreyttu ástandi.
Hvernig koma fund-
irnir inn í þessa mynd?
Jú, þeir eru ein meg-
inumgjörðin fyrir
starfið. En því miður
verða sumir fundir fal-
leg umgjörð utan um
ekki neitt. Fundir geta fljótlega far-
ið að réttlæta sjálfa sig og tilvist sína
óháð árangri. Ef fundir hafa t.d. ver-
ið haldnir með sama formi í langan
tíma, myndi það jafngilda einhvers
konar byltingu að hrófla við því. Í
fastmótuðum kerfum er slík breyt-
ing nánast óhugsandi, nema með
miklu brambolti.
Hvernig geta starfsmenn og
stjórnendur þá áttað sig á hvort
fundir séu skilvirkir? Ef menn hafa
það oft á tilfinningunni að fundirnir
séu leiðinlegir er það til marks um
að viðkomandi hefur ekki áhuga á
því sem þar gerist, og skortir þar af
leiðandi trú á að nokkur tilgangur sé
með þeim. Ef fólk hefur þessa af-
stöðu er heldur ekki líklegt að það
hafi nokkurt gagn af fundarsetunni.
Að hafa slíka afstöðu er ekki rangt,
og þarf alls ekki að vera dæmi um að
fólki finnist ekki vænt um fyrirtækið
eða stofnunina, þetta sýnir einfald-
lega að fundirnir ná ekki tilgangi
sínum: fundarstjórinn eða efnið nær
ekki áhuga fólksins. Fundirnir geta
auðveldlega orðið að „ritúali“. Þeir
munu auðvitað vera fáir sem vilja
viðurkenna opinberlega eða fyrir
öðrum en sjálfum sér að fundir séu
leiðinlegir og tilgangslausir, því það
myndi jafngilda uppreisn gegn þeim
sem ráða. Þó eru til mörg dæmi um
einangraða stjórnendur, sem vita
ekki af því þótt undirmenn ræði sín
á milli um leiðinlega og tilgangs-
lausa fundi. Slík umræða er dæmi
um heilbrigði í fyrirtækinu, og ætti
að nota aflið sem í henni felst til að
virkja krafta og hugmyndir starfs-
manna. Dæmin sýna þó að slíkt
ástand getur varað árum saman, án
þess að stjórnendur hafi hugmynd
um.
Annað vandamál þessu tengt er
það sem ég vil nefna lokaður hópur.
Þá eru samskiptaleiðir ekki opnar,
menn segja ekki skoðun sína vegna
hættu á að koma sér í ónáð hjá yf-
irmönnum sínum. Í hópi þar sem tjá-
skiptaleiðir eru að hluta lokaðar er
hætta á að ákvarðanir séu teknar á
grundvelli uppástungu eða tillögu
eins manns, þá oftast æðsta manns-
ins, sem tekur þögn hinna sem sam-
þykki. Í slíkum hópi finnast oft að-
ilar sem samþykkja eða styðja allt
sem æðsti maðurinn segir, til að slá
sig til riddara og öðlast trúnað yf-
irmannsins. Hinir sem eru óánægðir
þegja þá eða segja lítið sem ekkert,
því þeir vilja forðast vandræði. Það
eru þó þessir síðastnefndu aðilar
sem eiga að sjá til að hlutirnir séu
framkvæmdir, en framkvæmdin
verður þá eðlilega með hangandi
hendi, gerð án áhuga á að hún
heppnist.
Falleg umgjörð
utan um ekki neitt?
Egill Héðinn
Bragason
Fundir
Ég tel ástæðu til að
ætla, segir Egill Héðinn
Bragason, að margir
fundir séu næsta
gagnslitlir.
Höfundur er sjálfstætt
starfandi sálfræðingur.
Stórhöfða 21, við Gullinbrú, s. 545 5500.
www.flis.is
netfang: flis@flis.is
lím og fúguefni