Bókasafnið - 01.06.2015, Page 24

24
Bókasafnið 39. árg. 2015
þeirra í heimasöfnum. Samanburður við niðurstöður könn-
unar Þjóðskjalasafns frá 2012 á opinberri skjalavörslu styður
niðurstöður rannsóknarinnar varðandi skort á þekkingu og á
tengslum á milli stofnana og Þjóðskjalasafns.
umræður um niðurstöður - gögnin: Niðurstöður um
gögnin og stöðu þeirra bentu til einróma viðhorfs til þeirra
sem sögulegs menningararfs og mikilvægra heimilda um
þjóðarsöguna. Við frekari rýni í niðurstöður varð ljóst að öryggi
gagnanna, notkun þeirra og aðstæður virtust ekki í samræmi
við það einróma viðhorf. Í ljós kom að á fleiri en einum vinnu-
stað voru landfræðileg gagnasöfn undanskilin umönnun og
eftirliti starfsmanna skjalasafnsins og óöryggi og ótti um afdrif
og ástand gagnanna kom fram. Einnig kom í ljós að gagna-
söfn í stofnunum voru ekki skráð eða ekki til yfirlit yfir þau sem
skapaði óvissu um afdrif þeirra. Svör bentu til mikils magns en
einnig óvissu um magnið og skortur var á yfirsýn yfir gögnin í
heimasöfnum. Niðurstöður um landfræðileg gögn eldri en 30
ára í vörslu allra viðmælenda voru samhljóða, flestir svöruðu
því játandi að hafa eldri gögn í sinni vörslu. Þekking á þessari
stöðu innan Þjóðskjalasafns virtist lítil.
umræður um öryggi og aðstæður gagnanna: Mörg þrá-
stef um óvissu og óöryggi í orðræðunni bentu til þess að land-
fræðileg frumgögn búi við ótryggar aðstæður og óviðunandi
skort á yfirsýn og skipulagsleysi í ríkisstofnunum. Aðeins einn
viðmælandi af sex lýsti aðstæðum á sínum vinnustað sem
öruggum fyrir gögnin vegna rafræns aðgengis og einn við-
mælandi sagðist hafa skilað landfræðilegum gagnasöfnum í
skylduskil. Einungis þriðjungur svarenda sögðust hafa afhent
landfræðileg gögn í skylduskil. Jákvæð niðurstaða um örygg-
isafritun rafrænna kerfa hjá þátttakendum benti til rafræns
öryggis á opinberum vinnustöðum en vísaði jafnframt til þess
að landfræðileg gögn og heimildasöfn sem ekki voru skráð í
rafræn kerfi væru utan þess öryggis. Niðurstöður komu fram
um virka notkun gagnanna og þörfina fyrir þau, sem benti
til langs líftíma þeirra sem heimilda og þess vegna enn ríkari
ástæða til að afrita gögnin og tryggja þannig öryggi þeirra.
Það sem gerir umsýslu landfræðilegra gagna erfiðari, en segja
má að eigi við um aðra skjalaflokka, er hversu umfangs- og
efnismikil þau geta verið. Gagnasöfnin hafa orðið til á löngum
tíma, oft á mörgum áratugum, og þess vegna falla þau illa
að því fyrirkomulagi að vera skilaskyld á fimm ára fresti eins
og stendur í reglum Þjóðskjalasafns. Landfræðileg gögn
þurfa því annars konar reglur en á við um aðra skjalaflokka
og í niðurstöðum komu fram umsagnir um þörf á betur að-
löguðum reglum fyrir þau. Framtíðarsýn viðmælenda birtist
í þeim niðurstöðum að skrá, skanna og skila gögnunum og
koma þeim þannig í öruggt skjól. Einnig kom fram hugmynd
um heildarstefnu á landsvísu fyrir öll landfræðileg gögn á
Íslandi með varðveislu og aðgengi að leiðraljósi. Fleiri leiðir
til lausnar komu fram í niðurstöðum en jafnframt fylgdu með
þær lýsingar að um kostnaðarsamt verkefni væri að ræða og
það krefðist tíma og fleiri starfsmanna. Vegna alls þess sem
komið hefur fram er vísað til niðurstöðunnar um heildarstefnu
fyrir landfræðilegu gögnin, sem menningararfs þjóðarinnar,
og að unnið verði að þeirri stefnu sem framtíðarverkefni innan
stjórnsýslunnar.
umræður um frammistöðu stjórnsýslunnar: Niðurstöður
um frammistöðu stjórnsýslunnar bentu til misvísandi þekk-
ingar. Stjórnendur stofnana eru ábyrgðaraðilar gagnanna.
Um fjórðungur þeirra sem svöruðu spurningu um stjórnendur
nefndu þá sem ábyrgðaraðila. Stjórnendur sjálfir virtust lítt
meðvitaðir um ábyrgð sína, þekktu varla reglur né skylduna
að starfa samkvæmt skjalavistunaráætlun og höfðu ekki sóst
eftir fræðslu um ábyrgðarhlutverk sitt. Niðurstöður um skjala-
vistunaráætlun á opinberum vinnustöðum og notkun
geymsluskrár bentu til almenns skorts á skipulagi og tak-
markaðrar eftirfylgni af hálfu Þjóðskjalasafns. Fram kom stjór-
nunarlegt vandamál sem lýst var þannig að opinberir starfs-
menn hefðu orðið uppvísir að því að flytja með sér gögn án
leyfis frá einum vinnustað til annars. Það vandamál varpar
ljósi á gildi upprunareglunnar, sem kveður á um að halda
hverju skjalasafni fyrir sig og einnig röðun innan hvers safns.
Með því að fjarlægja hluta af opinberu skjalasafni í heimildar-
leysi geta myndast gloppur í samhengi og sögu þeirrar stofn-
unar sem tapar gögnunum og viðtökustofnunin, ef um hana
er að ræða, fær óviðkomandi gögn án skýringa, sem myndu
annars fylgja með ef um samþykktan flutning gagna á milli
vinnustaða væri að ræða. Sem úrræði kom fram að stjórnend-
ur ættu að stuðla að því að bæta þjónustu við starfsmenn og
gögn þeirra. Framtíðasýn stjórnenda birtist sem þörf fyrir
betra skipulag og heildarstefnu fyrir landfræðileg gögn, sam-
anber lýsingar hér að framan. Jafnframt nefndu stjórnendur
þörf fyrir betra húsnæði og geymslur og niðurstöður leiddu
einnig í ljós mismunandi viðhorf þeirra til frammistöðu Þjóð-
skjalasafns og erfiðrar húsasögu safnsins.
umræður um Þjóðskjalasafn – hlutverk og mótsagnir:
Niðurstöður um frammistöðu Þjóðskjalasafns gagnvart land-
fræðilegu gögnunum birtu mótsagnakennda þekkingu. Þær
endurspegluðust í orðræðunni innan sem utan safnsins, ým-
ist í kröfum á hendur þess um að hafa frumkvæði að tengslum
við heimasöfn, eða að safnið gæti ekki tekið við eða innheimt
gögn eins og því bæri skylda til. Við spurningu um skjalainn-
heimtur Þjóðskjalasafns svöruðu allir þátttakendur því neit-
andi. Niðurstöður bentu til þess að vitneskjan um landfræði-
legu gögnin í stofnunum væri takmörkuð og brotakennd
innan Þjóðskjalasafns. Sagt var að lítið væri um landfræðileg
gögn þar og að flestir eða allir væru búnir að skila, sem gaf
vísbendingu um skort á yfirsýn innan safnsins á magni og að-
stæðum landfræðilegu frumgagnanna í heimasöfnum og
þekkingu á skjalamyndurum. Innan safnsins kom einnig fram
viðurkenning á vandanum varðandi móttöku skylduskila og
að jafnvel hafi þurft að semja um skilin. Ennfremur kom fram
mótsögn í orðræðunni þegar kröfum safnsins var haldið á
lofti og viljanum til að gegna hlutverki sínu og taka við skyldu-
skilum. Fræðsluhlutverk safnsins birtist í orðræðunni sem
vaxandi starfsemi með útgáfu og námskeiðum, en samhliða
metnaðarfullu starfi birtist of hægfara tileinkun þekkingar til
umbóta í opinberri skjalavörslu. Sú niðurstaða bendir til sein-
virkni sem þarfnast annarra úrræða og leiða en farnar hafa
verið af hálfu Þjóðskjalasafns. Um tillögur til úrbóta var fjallað
í 7. kafla hér á undan. Mótsagnir í orðræðunni innan safnsins